En Olivia, creemos en los proyectos escalables y que permitan a las organizaciones seguir creciendo en retos digitales sostenibles, y que las ayuden a mejorar procesos y las hagan más eficientes.
Sin duda, uno de los grandes retos de nuestras empresas, sigue siendo el tiempo que se dedica al registro de facturas, aprobación… y es por ello por lo que hoy os queremos hablar de Document Capture, la solución de CONTINIA con la que podremos ahorrar hasta un 90% del tiempo y los recursos que dedicamos en el procesamiento de documentos en nuestro ERP.
Document Capture está construido dentro de Business Central, lo que garantiza una operativa fluida sin cambiar de interfaz o conectar con datos externos. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer datos de documentos no estructurados, como facturas, contratos y formularios, ya era en sí mismo un avance importante para los usuarios de Business central, pero ahora estamos en otro nivel gracias al Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) combinado con la Inteligencia Artificial (IA), que nos permite:
- Automatización del procesamiento de documentos: La IA automatiza tareas como clasificación, indexación y extracción de datos.
- Extracción inteligente de datos: Identifica patrones en documentos y mejora la precisión en la extracción de información.
- Mejora en la seguridad y cumplimiento: La IA ayuda a cumplir regulaciones y proteger datos.
- Búsqueda avanzada y análisis de documentos: Facilita el acceso a información en tiempo real.
- Un escaneo más avanzado, incluso de documentos escritos a mano (disponible solo para Business Central Cloud).
- Captura de datos: Document Capture utiliza OCR inteligente para eliminar la entrada manual de datos. Reconoce el texto y lo coloca automáticamente en los campos correctos en sistemas como Business Central.
- Conciliación de pedidos: Evita errores y garantiza la coherencia mediante la conciliación automática de tres vías. El software aprueba automáticamente facturas por debajo de un importe límite establecido.
- Flujo de trabajo de aprobación: Envía documentos al flujo correcto, reduciendo los tiempos de espera de aprobación. Puedes revisar y aprobar documentos desde cualquier lugar.
- Contratos de compra: Asegúrate de que solo te facturen por lo que compraste. Document Capture te ayuda a gestionar contratos y facturación correctamente.
- Archivo seguro: Almacena, indexa y conserva tus datos de forma segura, siguiendo el recorrido de cada documento desde su recepción hasta el asiento contable final.
- Documentos electrónicos: Intercambia facturas electrónicas de forma segura conforme a las leyes europeas y locales.
La implementación de la Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental, sin embargo, no está exenta de desafíos que sin duda deberemos tener en cuenta. Algunos de estos desafíos incluyen:
- Complejidad de los procesos archivísticos: La gestión documental implica una variedad de procesos, y adaptar la IA a estos flujos puede ser complejo.
- Sensibilidad de la información documental: La privacidad y seguridad de los datos son críticas al aplicar IA a documentos sensibles.
- Implicaciones éticas: El uso de IA debe considerar aspectos éticos, como el sesgo y la equidad.
- Recursos y presupuesto limitados: Implementar IA requiere inversión en tecnología y capacitación.
A pesar de los desafíos que la aplicación de la IA en la tecnología comporta, la aportación de ésta es rotunda, y con los años se estudiará la revolución de la IA como motor de cambio y acelerador de muchas industrias, como en su momento lo fue la imprenta o el carbón, y como muestra este artículo redactado con la ayuda de COPILOT
