¿Qué es un ERP? Principales características de los principales sistemas de planificación de los recursos

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El software de planificación de recursos empresariales (ERP) estandariza, racionaliza e integra los procesos empresariales en todos los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución y otros.

Cada organización gestiona a las personas, compra productos y servicios, vende (o regala) algo y administra el dinero. La forma en que se maneja cada actividad variará, pero cada empresa realiza estas funciones básicas. En la mayoría de los casos, es más efectivo manejar estos procesos a través de una plataforma de software integrada que a través de múltiples aplicaciones nunca diseñadas para trabajar juntas. Ahí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Con esta filosofía Microsoft proporciona una tecnología integrada One Microsoft.

Si bien los ERPs fueron diseñados originalmente para empresas manufactureras, se han expandido a las empreses de servicios, distribución, etc. Cada una de las industrias tiene sus propias peculiaridades. Hay ciertos procesos comunes entre todas las empresas aunque muchos directivos piensen que su empresa necesita un proyecto muy personalizado. Cada vez más, las empresas intentan racionalizar los procesos internos para abaratar el proyecto de implantación acercándose a la funcionalidad estándar del software. Una buena ocasión para racionalizar actividades que se han realizado históricamente de una manera porque se ha ido arrastrando la manera de trabajar durante los años sin preguntarse por qué verdaderamente no se puede cambiar. La gestión del cambio es otro factor importante en estos casos.

¿Qué es un ERP?

ERP es un software que estandariza, racionaliza e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos. Por lo general, los sistemas ERP funcionan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que funcionan en una sola base de datos.

Historia del ERP

En 1990, Gartner creó el término ERP para describir la evolución de la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II) a medida que se expandían más allá de la fabricación a otras partes de la empresa, normalmente finanzas y recursos humanos.

Los sistemas ERP evolucionaron rápidamente durante los años noventa en respuesta al efecto 2000 y a la introducción del euro. La mayoría de las empresas consideraban que el efecto 2000 y el euro eran el coste de hacer negocios, y los sistemas de planificación de los recursos institucionales constituían una forma rentable de sustituir múltiples sistemas antiguos por un paquete normalizado que también podía abordar estas cuestiones. En el caso de Microsoft, en 2002 adquirió Navision, que se convirtió en Microsoft Dynamics NAV. Actualmente es denominado Dynamics 365 Business Central.

¿Para qué sirve un sistema ERP?

Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y la eficacia de la empresa mediante:

• Integración de la información financiera. Sin un sistema integrado, los departamentos individuales, tales como finanzas, ventas, etc., necesitan depender de sistemas separados, cada uno de los cuales probablemente tendrá diferentes números de ingresos y gastos. El personal de todos los niveles termina perdiendo el tiempo reconciliando números en lugar de discutir cómo mejorar la empresa.
• Integración de pedidos. Un ERP coordina la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a errores con un solo sistema que con una serie de sistemas separados para cada paso del proceso.
• Proporcionar información de la información de los clientes. La mayoría de los ERPs incluyen herramientas CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.
• Estandarizar y acelerar la fabricación. Las empresas a menudo encuentran que múltiples unidades de negocio hacen funciones similares utilizando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los sistemas ERP pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de personas.
• Estandarización del aprovisionamiento. A falta de un sistema de aprovisionamiento integrado, el análisis y el seguimiento de las compras en toda la empresa es todo un reto. Las grandes empresas a menudo encuentran que diferentes unidades de negocio compran el mismo producto pero no reciben el beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando a los proveedores, productos y servicios más utilizados.
• Facilitar la presentación de informes gubernamentales. Los sistemas ERP pueden mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes necesarios para las normativas gubernamentales, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos humanos.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP?

Un ERP mejora el rendimiento del negocio de varias maneras. Específicamente:

• Eficiencia interna. Los sistemas ERP que funcionan correctamente permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos empresariales.
• Mejor toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración a través de datos compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
• Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos estructuras rígidas. Esto crea una empresa más ágil que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.
• Seguridad mejorada. Aunque una base de datos centralizada con datos empresariales es un objetivo importante, es más fácil de proteger que los datos que se encuentran dispersos en cientos de servidores en armarios o bajo escritorios. Es particularmente difícil, si el equipo de seguridad no es consciente del servidor o si contiene datos corporativos.

4 características clave de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente. Sin embargo, la mayoría de los programas de ERP tienen las siguientes características:

1. Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, una nueva orden inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez que la orden es enviada, la factura es enviada.
2. Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
3. Una base de datos común. Una base de datos común fue una de las ventajas iniciales del ERP. Permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento utilizando la misma definición. Los distintos departamentos tenían que ajustarse ahora a las normas de datos aprobadas y a las reglas de edición. Mientras que algunos ERP siguen dependiendo de una sola base de datos, otros han dividido la base de datos física para mejorar el rendimiento.
4. Apariencia y tacto consistentes. Los primeros proveedores de ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario coherente reduce los costes de formación y parece más profesional. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona el aspecto común en favor de la velocidad de lanzamiento al mercado. A medida que las nuevas versiones entran en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente. Gracias a utilizar tecnología Microsoft, en todas las herramientas que el trabajador utiliza mantiene el mismo look & feel y usabilidad. Eso facilita el aprendizaje y adopción por parte del persona.

El Cloud ERP se está volviendo cada vez más popular, pero no todos los ERPs en nube funcionan de la misma manera. Hay dos tipos principales:

1. ERP como servicio. Con estos ERPs, todos los clientes operan sobre la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código. Diríamos que sería el modelo Business Central Cloud.
2. ERP en una nube de IaaaS. Las empresas que dependen del código personalizado en su ERP no pueden utilizarlo como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es trasladarse a un proveedor de IaaS, que traslada sus servidores a una ubicación diferente. Diríamos que es la opción Business Central On Premise.

Para la mayoría de las empresas, el ERP como servicio ofrece tres ventajas: El coste inicial es menor, las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles, y los ejecutivos reticentes no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización.

 

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