Estudios recientes del sector indican que casi el 60% de los proyectos de ingeniería sufren una desviación de costes superior al 10% entre la oferta aceptada y la entrega final. Ese diferencial no suele deberse a un error catastrófico único, sino a la suma de pequeñas ineficiencias: horas de ingeniería no imputadas, subcontrataciones de urgencia mal negociadas y materiales que “desaparecen” contablemente hasta que llega la factura del proveedor meses después. Esa erosión silenciosa del margen es el principal enemigo de la rentabilidad en las empresas que trabajan por proyecto, y combatirla requiere pasar de una gestión basada en la intuición a una basada en el dato analítico en tiempo real.
La dicotomía contable: Finanzas vs. Operaciones
El error fundamental en muchas ingenierías reside en intentar gestionar la rentabilidad de un proyecto basándose exclusivamente en la contabilidad financiera. El Plan General Contable está diseñado para cumplir obligaciones fiscales y mercantiles, no para dirigir una obra o un desarrollo técnico. Cuando un Director de Proyecto depende de que Administración “cierre el mes” para saber cómo va su proyecto, la información llega con tres semanas de retraso; ya es autopsia, no diagnóstico.
En Microsoft Dynamics 365 Business Central, la solución pasa por disociar (y a la vez reconciliar) la visión financiera de la analítica. A través de la estructura de Proyectos (Jobs), establecemos una jerarquía de tareas que no solo captura costes, sino que define la estructura de desglose del trabajo (WBS). Esto permite que, mientras Finanzas registra una factura de un proveedor de electrónica en la cuenta 600, el sistema impute automáticamente ese coste a la “Fase 2: Prototipado” del “Proyecto X”, bajo la dimensión de “Departamento de I+D”. Esta granularidad permite detectar desviaciones en partidas específicas antes de que contaminen el resultado global del proyecto.
El control del “factor humano” y las subcontratas
En una ingeniería, el activo más valioso y volátil es el tiempo del equipo. La fuga de rentabilidad más común se produce en la gestión de recursos: ingenieros senior realizando tareas de junior, horas dedicadas a cambios de alcance no facturables que nunca se registran, o gastos de desplazamiento que se reportan mal y tarde. La integración nativa de Business Central permite descentralizar esta imputación. Mediante interfaces web o móviles, los técnicos imputan tiempos y gastos directamente contra las líneas de planificación del proyecto.
Esto tiene una implicación directa en el cálculo del coste real. Si definimos correctamente las tarifas de coste unitario y coste indirecto por recurso o grupo de recursos, cada hora imputada actualiza el margen del proyecto en tiempo real. Lo mismo aplica a las subcontratas: en lugar de esperar la factura del proveedor externo, podemos generar pedidos de compra vinculados directamente a líneas de proyecto. Esto compromete el presupuesto (committed cost) en el momento de la solicitud, ofreciendo una visión de “coste incurrido + coste comprometido” que evita la desagradable sorpresa de recibir facturas de proveedores cuando el proyecto ya se daba por cerrado y con beneficios.
WIP: La bola de cristal financiera
Quizás el concepto técnico más potente y menos aprovechado por las pymes de ingeniería es el cálculo del Trabajo en Curso (WIP o Work In Progress). En proyectos de larga duración, facturar no es sinónimo de ganar, y gastar no es sinónimo de perder. Un proyecto puede tener muchos gastos al inicio (compra de materiales, licencias) y cero facturación, lo que contablemente parecería una pérdida masiva si no se activa el WIP.
Business Central automatiza este cálculo complejo mediante métodos estandarizados como el Porcentaje de Realización (PoC) o el Contrato Completado. Al ejecutar el proceso de WIP, el sistema evalúa el grado de avance real —basado en costes consumidos frente a presupuesto, o en hitos técnicos alcanzados— y realiza los ajustes contables necesarios para reflejar el valor real del activo en el balance. Esto transforma la cuenta de resultados: en lugar de ver picos de pérdidas y beneficios erráticos según el calendario de facturación, se visualiza el reconocimiento de ingresos alineado con el esfuerzo real ejecutado. Es la diferencia entre creer que se gana dinero y saberlo con certeza matemática.
De la certificación a la factura sin fricción
La última milla de la gestión es la facturación, un proceso que en ingeniería civil o industrial suele regirse por hitos complejos o certificaciones de obra, y no por la simple entrega de mercancía. La desconexión entre lo que el ingeniero certifica en obra y lo que administración factura es fuente habitual de disputas con el cliente y retrasos en el cobro (DSO).
La lógica de Business Central permite definir líneas de facturación independientes de las líneas de planificación de costes. Podemos configurar un proyecto a Precio Fijo donde los costes fluyen libremente según el consumo real, pero la facturación se dispara automáticamente al alcanzar hitos predefinidos (firma de planos, entrega de prototipo, puesta en marcha). Esto elimina la necesidad de que el Project Manager redacte correos a administración solicitando facturas; es el propio sistema el que sugiere la facturación basándose en el estado del proyecto, garantizando que nada se queda en el tintero y que la trazabilidad entre el hito técnico y el documento fiscal es absoluta.
Gestionar ingeniería compleja con hojas de cálculo o software desconectado es asumir voluntariamente un riesgo financiero invisible. La tecnología actual permite que el control de costes deje de ser una tarea administrativa reactiva para convertirse en una herramienta predictiva que protege el margen desde el primer boceto hasta la entrega final.
