73,8% de los proyectos alcanza sus objetivos; las organizaciones que estandarizan prácticas y soporte elevan su desempeño en torno a +8,3 puntos. Dos cifras que separan a quienes “explican el mes pasado” de quienes gobiernan el margen en tiempo real.
En Olivia proponemos un enfoque de extremo a extremo apoyado en Dynamics 365 Business Central: presupuestar, planificar, ejecutar, certificar y analizar en un único entorno. Menos fricción operativa, más visibilidad financiera y decisiones a tiempo.
Del WBS a la realidad económica: un único “hilo digital”
Business Central articula la gestión de proyectos (módulo Projects/Jobs) con una estructura que parte de la ficha de proyecto y se desglosa en tareas y líneas de planificación. Ahí viven los presupuestos por tarea, los precios específicos por recurso o material, las fechas objetivo y la trazabilidad del consumo real. El resultado es un WBS (Work Breakdown Structure, en español EDT: Estructura de Desglose del Trabajo) “vivo”: el plan alimenta la ejecución y la ejecución retroalimenta el plan, sin hojas de cálculo paralelas. Con esa espina dorsal, el equipo administra hitos (contratos fijos o mixtos), bolsas de horas (T&M) y compras/subcontratas vinculadas a tareas. La facturación se emite desde las líneas planificadas marcadas como facturables, con la granularidad que exija cada contrato.
Horas y aprobaciones que no frenan el avance
La captura de tiempo es semanal, con timesheets y flujos de aprobación por proyecto. El aprobador puede validar de forma ágil y masiva, reduciendo tiempos muertos sin perder control. En escenarios cloud, estos flujos conviven con automatizaciones (recordatorios, avisos de corte, escalados) que mantienen el ritmo del proyecto sin convertir la aprobación en un cuello de botella. Todo queda integrado: lo aprobado impacta planificación, coste y facturación.
WIP y reconocimiento de ingresos: margen “vivo” antes de certificar
Mientras el proyecto está en marcha, el WIP (Work in Process) mantiene la contabilidad alineada con la realidad económica: calcula y postea al libro mayor la parte del valor generada, incluso si todavía no se ha facturado. Business Central soporta métodos como Cost Value, Sales Value, Cost of Sales, Percentage of Completion o Completed Contract, de modo que Finanzas reconoce ingresos y costes según la naturaleza del contrato y el riesgo. La separación entre “calcular” y “postear” permite revisar cifras antes de impactar en el G/L, asegurando cierres mensuales consistentes.
Dimensiones analíticas: ver el desvío donde realmente ocurre
Las Dimensiones son el antídoto contra los informes que dicen “todo va bien” mientras se fuga margen en un equipo o fase concreta. Etiquetan de forma obligatoria asientos y documentos (por ejemplo: Proyecto, Cliente, Unidad, Fase, Ingeniero), y con Analysis Views se explota la información en matrices proyecto×equipo×fase sin multiplicar cuentas contables. Esto acelera el análisis de causa raíz y profesionaliza las revisiones semanales, porque permite pasar del dato agregado al foco preciso donde se genera la desviación.
Power BI embebido: KPI accionables dentro del ERP
La integración nativa con Power BI ofrece apps por área funcional (incluida Proyectos) con modelos y páginas que se embeben en los Role Centers. El project manager ve desde el ERP los KPI de avance, margen, horas previstas vs. registradas y ciclo de facturación; Finanzas puede profundizar sin salir de su contexto. En escenarios on-premise, se validan requisitos de publicación y seguridad para mantener rendimiento y gobierno del dato.
De la operación al gobierno del margen
Unificando WBS, horas, aprobaciones, WIP, facturación y analítica, el ciclo de control se acorta: el desvío aflora cuando aún es corregible. Esta es la diferencia entre “explicar qué pasó al cerrar el mes” y “decidir hoy qué cambiamos para salvar el margen”. La estandarización de prácticas aporta disciplina; Business Central, el sustrato operativo para sostenerla en el tiempo.
Checklist mínimo para arrancar (validación en un piloto)
- Estructura: proyecto con WBS jerárquico y hitos definidos.
- Planificación: líneas de planificación por tarea (recursos/materiales) y precios específicos donde aplique.
- Ejecución: timesheets activos y aprobaciones configuradas.
- Finanzas: método de WIP y reconocimiento de ingresos seleccionado; calendario de cálculo y posting.
- Analítica: Dimensiones obligatorias y Power BI embebido con KPI de avance y margen.
En Olivia podemos diseñamos un piloto sobre uno de tus contratos (T&M o por hitos). Entregamos WBS de referencia, flujo de aprobaciones, WIP y reconocimiento configurados, y un cuadro Power BI embebido para el go/no-go de certificación. Si lo quieres sobre un proyecto real, medimos impacto en margen y ciclo de cobro desde el primer mes.
