Cuando un jefe de proyecto descubre que la válvula de regulación crítica para la fase 3 lleva dos semanas «recibida» en el muelle de carga pero nadie le avisó, el coste no es solo el retraso de la obra: es la evidencia irrefutable de que tu ERP no distingue entre comprar para estantería y comprar para ejecución. El aprovisionamiento en ingenierías y empresas que trabajan bajo pedido (ETO) no es lineal, es un híbrido complejo donde conviven la reposición clásica basada en máximos y mínimos con la demanda errática y urgente dictada por la estructura de desglose del proyecto (WBS).
El problema raíz que vemos constantemente en las auditorías de procesos no es la falta de materiales, sino la desconexión entre la Hoja de Planificación y las Líneas de Planificación de Proyecto. En un entorno estándar, Compras agrupa referencias para obtener descuentos por volumen. Si compramos 500 metros de cableado, 200 pueden ser para stock de seguridad y 300 para el proyecto «Planta Solar B». Sin un sistema que segregue lógicamente esa entrada, el almacén recepciona 500 metros al stock general. Resultado: cuando el operario del proyecto va a buscarlos, producción o mantenimiento ya han consumido parte de esa partida «reservada» mentalmente, provocando una rotura de stock técnica que paraliza la facturación por hitos.
Microsoft Dynamics 365 Business Central aborda esta dicotomía eliminando las hojas de cálculo externas que suelen usar los jefes de proyecto para «proteger» su material. La clave técnica reside en la configuración del Sistema de Reposición a nivel de SKU (Unidad de Almacenamiento) y su interacción con el módulo de Proyectos. Business Central permite definir, desde la propia línea de planificación del proyecto, si un ítem debe ser abastecido mediante una compra directa vinculada al trabajo (Purchase to Job) o si debe ser consumido del inventario existente (Inventory to Job).
Cuando optamos por la Compra directa al Proyecto, el sistema genera un vínculo duro entre la línea de pedido de compra y la línea de tarea del proyecto. Esto tiene tres implicaciones inmediatas y críticas para la ingeniería:
- Coste real inmediato: En el momento de la recepción, el coste no va a una cuenta de existencias general, sino que imputa directamente al WIP (Work in Progress) del proyecto, actualizando el margen en tiempo real sin esperar a que alguien haga una salida de almacén manual.
- Reserva automática: Ese material entra en el sistema reservado hard-linked para ese proyecto específico. El sistema no permitirá que otra demanda (ni de venta ni de otro proyecto) lo consuma, eliminando el «canibalismo» de materiales entre Project Managers.
- Trazabilidad logística: El personal de almacén recibe una instrucción de ubicación cruzada (Cross-Docking) si así se configura, sabiendo que ese palet no debe almacenarse en estantería, sino prepararse para expedición a la obra.
Sin embargo, el verdadero reto y donde Business Central brilla frente a soluciones desconectadas, es la gestión del escenario mixto o híbrido. ¿Qué ocurre cuando necesitamos 10 unidades para un proyecto, pero ya tenemos 4 en stock libre y solo necesitamos comprar 6? Un sistema rígido compraría 10 (inflando el inventario) o consumiría las 4 (dejando el stock de seguridad a cero).
Mediante la Hoja de Demanda y los parámetros de planificación (Lote a Lote, Pedido, etc.), Business Central calcula el aprovisionamiento neto. El motor de planificación (MRP) analiza la demanda del proyecto, verifica la disponibilidad real en la ubicación especificada (excluyendo reservas de otros proyectos) y sugiere dos acciones simultáneas: un movimiento de inventario para las 4 unidades existentes y un pedido de compra por las 6 restantes. Todo esto, manteniendo la trazabilidad de costes separada. Si el material es gestionado por serie o lote (crítico en ingenierías médicas o aeroespaciales), la trazabilidad se hereda desde la recepción hasta el consumo en el proyecto, cerrando el círculo de calidad.
Implementar esto requiere dejar de tratar a Business Central como un simple registro contable y empezar a usar sus capacidades de Planificación de Suministro. Si tu ingeniería sigue comprando todo «para almacén» y luego asignando costes manualmente a final de mes, estás operando a ciegas financieramente y arriesgando los plazos de entrega operativa. La tecnología para automatizar el flujo híbrido ya la tienes; la ventaja competitiva está en configurarla para que el sistema decida cuándo tirar de stock y cuándo emitir una orden de compra, liberando a tus ingenieros para que se dediquen a diseñar, no a perseguir albaranes.
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