El cambio hacia el trabajo remoto en los últimos 18 meses es uno de los cambios más significativos en la cultura del trabajo desde la Revolución Industrial. Para entender cómo está afectando este cambio Microsoft ha realizado investigaciones y encuestas internas periódicas. Tal y como se recoge en el Índice de Tendencias Laborales, los datos de la encuesta muestran que en un año en el que han enviado a 160.000 personas a trabajar a casa y han incorporado a 25.000 nuevos empleados de forma remota, el porcentaje de empleados de Microsoft que dicen sentirse incluidos se encuentra en un máximo histórico del 90 por ciento.

Pero no hay garantía de que esta tendencia continúe en el mundo cada vez más complejo del trabajo híbrido. Para empezar, las expectativas de los empleados han cambiado. El informe del Índice de Tendencias Laborales del año pasado mostró que, aunque el 73% de los empleados quiere tener la opción de seguir trabajando a distancia, el 67% quiere más compromiso en persona. Esta paradoja del trabajo híbrido es la nueva normalidad, y la capacidad de reunirnos será un reto sin preparación.

A medida que los empleados se instalan en un modo en el que dividen su tiempo entre el trabajo presencial y el remoto, la mayoría de las organizaciones no están preparadas. El trabajo híbrido es difícil. Los asistentes remotos se encuentran sin ser vistos ni escuchados. Los asistentes en persona quieren ser inclusivos, pero no están equipados para llevar a cabo reuniones híbridas eficaces. Un ejemplo evidente: las salas de conferencias, espacios en los que se celebrarán la mayoría de las reuniones híbridas, no cuentan con el hardware, el software o el mobiliario adecuados para facilitar las reuniones híbridas de forma eficaz. Según Frost & Sullivan1, de los casi 90 millones de salas de reuniones que hay en todo el mundo, sólo el 7,8 por ciento están habilitadas para el vídeo, lo que crea una experiencia pobre para los asistentes remotos.

Cuando se hacen bien, las reuniones híbridas ayudan a que todos se sientan incluidos y proporcionan el entorno y las herramientas para mejorar las conexiones, la colaboración y la productividad. Microsoft ha identificado tres prácticas «ABC» que la mayoría de las organizaciones pueden llevar a cabo ahora para permitir reuniones inclusivas y crear una base sólida para una cultura de trabajo flexible:

• Audio: Para asegurarte de que todo el mundo puede ser escuchado cuando habla, utiliza un altavoz certificado por Microsoft Teams cuando la sala no tenga un sistema de audio y vídeo centralizado.
• Llévate tu ordenador portátil: Cuando estés en persona, trae tu portátil y únete a la reunión con la cámara encendida y el micrófono y el audio apagados. Todo el mundo puede participar a través de chats, reacciones en directo y levantando la mano, lo que se ha convertido en un nuevo estándar de las reuniones.
• Colabora: Asigna un facilitador de la reunión que esté en la sala para cada reunión híbrida. El facilitador asegura la participación y la colaboración entre todos los asistentes moderando el chat de la reunión, las manos levantadas y el contenido que se comparte directamente a través de la reunión de Teams.

Mientras todos seguimos aprendiendo y compartiendo orientaciones prácticas en este nuevo mundo del trabajo, Microsoft mantiene su compromiso de invertir en la innovación híbrida. Echemos un vistazo a las últimas características de Microsoft Teams y Microsoft 365 diseñadas para apoyar las diversas necesidades y estilos de trabajo de los empleados sin importar dónde trabajen.

Espacios físicos de oficina diseñados para todos, no sólo para los asistentes en persona

En junio, Microsoft anunció nuevas funciones diseñadas para apoyar las reuniones híbridas inclusivas, como la primera fila para las salas de Teams, una experiencia renovada de Teams en Surface Hub y una pizarra mejorada de Microsoft para permitir la colaboración visual, independientemente de que estén físicamente en la sala juntos. Hay tres tecnologías únicas que impulsan esta nueva categoría de cámaras inteligentes:

• El seguimiento activo del orador, basado en la IA, que permite a las cámaras de la sala utilizar el audio, los movimientos faciales y los gestos para detectar quién está hablando en la sala y acercarse para obtener una perspectiva más cercana.
• Múltiples flujos de vídeo que permiten situar a los participantes en la sala en su propio panel de vídeo.
• Reconocimiento de personas, que identificará y mostrará el nombre del perfil de los usuarios inscritos dentro de su panel de vídeo.

Cuando las cámaras inteligentes se combinan con Dynamic View en Teams, se pueden ofrecer experiencias de reuniones más equitativas en las que todos se sienten vistos y representados. A medida que las personas se unen a la reunión, Teams ajusta automáticamente varios elementos de la reunión, de modo que los participantes remotos ven la sala y el contenido con facilidad.

Para ayudar a las personas en las salas de reuniones a contribuir de forma más dinámica, Microsoft ha actualizando el modo de acompañamiento en Teams mobile para dar a los asistentes en la sala un acceso rápido a las características de participación como el chat, las reacciones en vivo y Microsoft Whiteboard. Además, se está facilitando el acceso a los controles de la reunión y del dispositivo, como la posibilidad de unirse a una reunión, emitir un PowerPoint, silenciar la sala, activar y desactivar las cámaras de la sala, etc.

La planificación de reuniones y la colaboración también serán más fáciles. Las nuevas funciones de Outlook capturan detalles sobre cuándo y dónde trabajan los compañeros de equipo, y cómo se unirán a las reuniones. El rediseño de las horas de trabajo te permitirá incluir los detalles del horario de trabajo directamente en tu calendario, para que otros puedan saber cuándo y dónde estarás trabajando. La nueva función RSVP permite a las personas especificar si asistirán a una reunión en persona o en línea, de modo que los planificadores de la reunión puedan prepararse mejor reservando una sala con recursos de videoconferencia o trayendo un disco de orador. Las nuevas experiencias de trabajo híbridas en Outlook comenzarán a desplegarse a principios del año que viene.

La experiencia de hot desking en las pantallas de Microsoft Teams permite a las personas localizar y reservar espacios de trabajo flexibles en la oficina. Reserva un espacio desde el dispositivo o con antelación mediante Outlook o Teams y accede a tu calendario personal de Teams, chats, reuniones y mucho más. Las pantallas de Teams pueden utilizarse como dispositivo independiente o como segunda pantalla cuando se hace hot-desking y, al cerrar la sesión, toda la información personal se eliminará del dispositivo. Se espera que esta experiencia esté disponible en Lenovo ThinkSmart view a finales de 2021.

 

Reuniones a distancia tan eficaces como las presenciales

Microsoft está comprometido continuamente a crear nuevas formas de trabajar. Imagina un futuro que se libere de la cuadrícula de reuniones, que garantice a todos los usuarios una mayor capacidad de elección y flexibilidad, y que permita a los presentadores dar lo mejor de sí mismos. Desde los avatares expresivos hasta las reuniones inmersivas, para que todos los usuarios estén allí, juntos.

En el pasado, muchos optaban por acudir a la oficina para realizar una presentación importante, pero se está trabajando para que las presentaciones remotas sean igual de eficaces e inmersivas. Las presentaciones híbridas no se limitan a la entrega de contenidos, sino que también atraen a la audiencia con señales sociales no verbales como reacciones faciales y gestos. Cameo es una nueva experiencia de PowerPoint que integra a la perfección las imágenes de la cámara de Teams en tu presentación, permitiéndote personalizar cómo y dónde quieres que aparezcan en tus diapositivas y ofreciéndote recomendaciones de diseño para una visualización óptima. Cuando llegue el momento de la presentación, utiliza PowerPoint Live en Teams para realizar una presentación remota inmersiva. Cameo empezará a funcionar a principios de 2022.

Mientras Microsoft trabaja para crear una cultura de trabajo híbrida e inclusiva, en la que todas las voces puedan ser escuchadas, Speaker coach en Microsoft Teams utiliza la IA para compartir de forma privada la orientación sobre tu ritmo, notificarte si estás interrumpiendo a alguien y recordarte que debes comprobar tu audiencia. Speaker coach en Microsoft Teams estará disponible a principios de 2022.

Las últimas correcciones automáticas de la iluminación te ayudarán a salir bien en las reuniones por vídeo, incluso en entornos con poca luz. Las correcciones de iluminación estarán disponibles en los próximos meses.

 

Mantente en el flujo de trabajo con Microsoft Teams

La flexibilidad proviene de saber que, independientemente del lugar desde el que se trabaje, se está conectado con los compañeros y el trabajo. Las últimas innovaciones de Teams reúnen tus aplicaciones y experiencias favoritas para ayudarte a mantenerte eficiente, concentrado y conectado en el trabajo híbrido.

Con la llegada de Apple Car Play a Microsoft Teams este mes, ahora puedes unirte a las reuniones de Teams y hacer llamadas con manos libres en la carretera usando Siri.

Microsoft Viva aporta comunicación, conocimiento, ideas y aprendizaje al flujo de trabajo. Con Viva Connections, puedes estar informado de las noticias y recursos de la empresa directamente desde Teams. Puedes encontrar anuncios personalizados, conversaciones de la empresa y un tablero de recursos para acciones como el envío de un chequeo diario de salud o informes de gastos. En las próximas semanas, la aplicación móvil Viva Connections estará disponible en versión preliminar.

 

El uso de aplicaciones en las reuniones de Teams permite la interacción en tiempo real y hace que la colaboración sea más atractiva y productiva. Ahora puedes compartir e interactuar con el contenido de las aplicaciones en la fase de reunión, lo que permite escenarios como la resolución de problemas visuales en tiempo real y la lluvia de ideas. Empieza con las aplicaciones Miro, MURAL, Lucidspark y Freehand, y pronto habrá muchas más.

El cambio al trabajo híbrido es emocionante, pero será un reto para todos los líderes y organizaciones. Las organizaciones que acepten el cambio e incorporen la flexibilidad en sus modelos operativos crearán entornos de trabajo mejores y más inclusivos. Microsoft se compromete a apoyar una cultura de trabajo híbrido en la que la flexibilidad lidera el camino, dando a los clientes y a los empleados el poder de trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y tomar el control de su desarrollo personal y su bienestar.