Seguridad y Cumplimiento en la Nube: Novedades en Business Central 2024

La ciberseguridad y el cumplimiento normativo se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la protección de datos y la continuidad operativa. Microsoft Dynamics 365 Business Central, consciente de esta necesidad, ha introducido una serie de actualizaciones en 2024 que refuerzan la seguridad y aseguran el cumplimiento de las normativas vigentes. Os detallamos las principales novedades en esta área.

Mejoras en Seguridad

Las actualizaciones de Business Central en 2024 han puesto un énfasis significativo en la seguridad de los datos y la protección contra amenazas cibernéticas. Entre las novedades más destacadas se encuentran:

  • Incorporación al Esquema Nacional de Seguridad (ENS): La inclusión de Business Central en el ENS garantiza que las empresas españolas que utilizan este software cumplan con los niveles de seguridad requeridos por la legislación española. Esto proporciona una mayor confianza en la protección de la información tanto en el sector público como en el privado.
  • Autenticación Multifactor (MFA): La adopción de MFA se ha generalizado, ofreciendo una capa adicional de seguridad que protege las cuentas de usuario contra accesos no autorizados. Esta medida es crucial para prevenir ataques de phishing y otros tipos de intrusiones.
  • Uso de Inteligencia Artificial (IA): La IA se ha convertido en un aliado esencial para la detección y análisis de amenazas cibernéticas. En 2024, se espera un uso más intensivo de la IA en Business Central, lo que permitirá identificar y neutralizar amenazas de manera más eficiente.

Cumplimiento Normativo

El cumplimiento de las normativas es otro aspecto crucial que Business Central ha abordado con sus actualizaciones de 2024. Las principales mejoras incluyen:

  • Actualizaciones de Características Normativas: Business Central ha automatizado muchos procesos regulatorios para garantizar que las empresas cumplan con las normativas locales y regionales sin esfuerzo adicional. Por ejemplo, la generación automática de comprobantes y la gestión de la retención de documentos son funcionalidades que aseguran el cumplimiento normativo de manera eficiente.
  • Localización y Adaptación a Normativas Locales: La plataforma ha mejorado su capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en las normativas locales. Esto incluye la introducción de nuevas opciones en la configuración de impuestos y la posibilidad de ignorar ciertas líneas en las facturas de ventas o compras cuando se reportan al SII en España.

Tendencias en Ciberseguridad para 2024

Además de las mejoras específicas en Business Central, es importante considerar las tendencias generales en ciberseguridad que están moldeando el panorama en 2024:

  • Aumento de Ataques de Ransomware: Los ataques de ransomware siguen siendo una de las principales amenazas, especialmente en sectores críticos como la administración pública, sanidad y retail. Las empresas deben estar preparadas para implementar estrategias robustas de prevención y respuesta a incidentes.
  • Escasez de Talento en Ciberseguridad: La falta de profesionales especializados en ciberseguridad es un desafío constante. Las empresas deben invertir en la formación y retención de talento para fortalecer sus defensas cibernéticas.
  • Externalización de Servicios de Ciberseguridad: Cada vez más empresas optan por externalizar sus servicios de ciberseguridad a proveedores especializados, lo que les permite acceder a tecnologías avanzadas y conocimientos expertos sin necesidad de gestionar internamente estos recursos.

Las actualizaciones de Business Central en 2024 reflejan un compromiso continuo con la seguridad y el cumplimiento normativo. La inclusión en el ENS, la adopción de MFA, el uso intensivo de IA y la automatización de procesos regulatorios son solo algunas de las medidas implementadas para proteger los datos empresariales y asegurar el cumplimiento de las normativas. En un contexto de ciberseguridad cada vez más complejo, estas mejoras son esenciales para que las empresas puedan operar con confianza y seguridad en la nube.

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La IA trabaja en la gestión documental de Business central

En Olivia, creemos en los proyectos escalables y que permitan a las organizaciones seguir creciendo en retos digitales sostenibles, y que las ayuden a mejorar procesos y las hagan más eficientes.

Sin duda, uno de los grandes retos de nuestras empresas, sigue siendo el tiempo que se dedica al registro de facturas, aprobación… y es por ello por lo que hoy os queremos hablar de Document Capture, la solución de CONTINIA con la que podremos ahorrar hasta un 90% del tiempo y los recursos que dedicamos en el procesamiento de documentos en nuestro ERP.

Document Capture está construido dentro de Business Central, lo que garantiza una operativa fluida sin cambiar de interfaz o conectar con datos externos. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer datos de documentos no estructurados, como facturas, contratos y formularios, ya era en sí mismo un avance importante para los usuarios de Business central, pero ahora estamos en otro nivel gracias al Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) combinado con la Inteligencia Artificial (IA), que nos permite:

  • Automatización del procesamiento de documentos: La IA automatiza tareas como clasificación, indexación y extracción de datos.
  • Extracción inteligente de datos: Identifica patrones en documentos y mejora la precisión en la extracción de información.
  • Mejora en la seguridad y cumplimiento: La IA ayuda a cumplir regulaciones y proteger datos.
  • Búsqueda avanzada y análisis de documentos: Facilita el acceso a información en tiempo real.
  • Un escaneo más avanzado, incluso de documentos escritos a mano (disponible solo para Business Central Cloud).
  • Captura de datos: Document Capture utiliza OCR inteligente para eliminar la entrada manual de datos. Reconoce el texto y lo coloca automáticamente en los campos correctos en sistemas como Business Central.
  • Conciliación de pedidos: Evita errores y garantiza la coherencia mediante la conciliación automática de tres vías. El software aprueba automáticamente facturas por debajo de un importe límite establecido.
  • Flujo de trabajo de aprobación: Envía documentos al flujo correcto, reduciendo los tiempos de espera de aprobación. Puedes revisar y aprobar documentos desde cualquier lugar.
  • Contratos de compra: Asegúrate de que solo te facturen por lo que compraste. Document Capture te ayuda a gestionar contratos y facturación correctamente.
  • Archivo seguro: Almacena, indexa y conserva tus datos de forma segura, siguiendo el recorrido de cada documento desde su recepción hasta el asiento contable final.
  • Documentos electrónicos: Intercambia facturas electrónicas de forma segura conforme a las leyes europeas y locales.

La implementación de la Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental, sin embargo, no está exenta de desafíos que sin duda deberemos tener en cuenta. Algunos de estos desafíos incluyen:

  • Complejidad de los procesos archivísticos: La gestión documental implica una variedad de procesos, y adaptar la IA a estos flujos puede ser complejo.
  • Sensibilidad de la información documental: La privacidad y seguridad de los datos son críticas al aplicar IA a documentos sensibles.
  • Implicaciones éticas: El uso de IA debe considerar aspectos éticos, como el sesgo y la equidad.
  • Recursos y presupuesto limitados: Implementar IA requiere inversión en tecnología y capacitación.

A pesar de los desafíos que la aplicación de la IA en la tecnología comporta, la aportación de ésta es rotunda, y con los años se estudiará la revolución de la IA como motor de cambio y acelerador de muchas industrias, como en su momento lo fue la imprenta o el carbón, y como muestra este artículo redactado con la ayuda de COPILOT

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Automatización Inteligente: Nuevos Flujos de Trabajo con Power Automate en Business Central

La combinación de Power Automate con Microsoft Dynamics 365 Business Central permite la creación de flujos de trabajo automatizados, mejorando la eficiencia y reduciendo la necesidad de intervención manual. Estas integraciones con la incorporación de Microsoft Copilot potencia aún más estas capacidades.

Beneficios de la Integración de Power Automate con Business Central

Automatización de Procesos Repetitivos:

Power Automate permite a las empresas automatizar tareas repetitivas, como la entrada de datos, la generación de informes y la gestión de aprobaciones. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos.

Flexibilidad y Personalización:

La integración ofrece una amplia gama de conectores y plantillas predefinidas que facilitan la creación de flujos de trabajo personalizados. Las empresas pueden diseñar flujos que se adapten específicamente a sus necesidades operativas, desde la gestión de inventarios hasta la facturación.

Monitoreo y Optimización:

Con capacidades robustas de análisis y monitoreo, los usuarios pueden rastrear el rendimiento de sus flujos automatizados en tiempo real. Esto permite identificar y resolver problemas rápidamente, optimizando continuamente los procesos.

Tipos de Flujos de Trabajo en Power Automate

Flujos Automatizados:

Estos flujos se activan automáticamente cuando ocurre un evento en Business Central, como la creación o modificación de un registro. Por ejemplo, un nuevo pedido de ventas puede desencadenar un flujo que envía una solicitud de aprobación y actualiza una hoja de cálculo en SharePoint.

Flujos de Aprobación:

Diseñados específicamente para gestionar aprobaciones, estos flujos permiten solicitar y otorgar aprobaciones de manera eficiente. Un flujo de aprobación puede bloquear automáticamente un artículo nuevo hasta que se reciba la aprobación necesaria, enviando notificaciones por correo electrónico a los aprobadores.

Flujos Programados:

Estos flujos se ejecutan en un horario definido por el usuario, lo que es ideal para tareas recurrentes. Por ejemplo, un flujo programado puede generar un informe diario de clientes cuyas cuentas han cambiado en las últimas 24 horas.

Flujos Instantáneos:

Activados manualmente por el usuario, estos flujos permiten realizar acciones inmediatas desde Business Central. Por ejemplo, un flujo instantáneo puede bloquear un pago a un proveedor y enviar notificaciones a los interesados.

Incorporación de Microsoft Copilot

Microsoft Copilot, la nueva inteligencia artificial de Microsoft, se integra perfectamente con Power Automate y Business Central, proporcionando una capa adicional de inteligencia y automatización. A continuación, se detallan algunas de las formas en que Copilot mejora los flujos de trabajo:

Asistencia en Tiempo Real:

Copilot puede asistir a los usuarios en tiempo real, proporcionando sugerencias y automatizando tareas directamente desde las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Esto permite a los usuarios centrarse en tareas más estratégicas y menos en tareas repetitivas.

Análisis y Resumen de Datos:

Copilot puede analizar grandes volúmenes de datos y proporcionar resúmenes y análisis detallados, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Por ejemplo, puede resumir largas cadenas de correos electrónicos o proporcionar análisis detallados de datos financieros.

Creación de Contenido:

Con la capacidad de generar contenido a partir de descripciones textuales, Copilot puede ayudar a crear presentaciones, documentos y otros materiales de manera rápida y eficiente. Esto es especialmente útil para la creación de informes y presentaciones basadas en datos de Business Central.

Personalización y Extensibilidad:

A través de Microsoft Copilot Studio, las empresas pueden crear y personalizar acciones específicas que se integran con Power Automate y Business Central, permitiendo una mayor personalización y adaptabilidad a las necesidades específicas de la empresa.

Casos de Uso Reales

Gestión de Aprobaciones:

Una empresa puede utilizar Power Automate y Copilot para gestionar el proceso de aprobación de órdenes de compra. Cuando se crea una nueva orden, el flujo envía una solicitud de aprobación a los responsables, quienes pueden aprobar o rechazar la solicitud directamente desde su correo electrónico o aplicación móvil.

Sincronización de Datos:

Las empresas pueden automatizar la sincronización de datos entre Business Central y otras aplicaciones, como CRM o bases de datos externas. Esto asegura que la información esté siempre actualizada y accesible en todas las plataformas.

Notificaciones y Alertas:

Power Automate y Copilot pueden enviar notificaciones automáticas cuando se cumplen ciertos criterios, como el vencimiento de una factura o la baja de inventario. Esto permite a las empresas tomar acciones proactivas y evitar problemas antes de que ocurran.

Implementación y Configuración

1. Configuración Inicial:

Para comenzar a utilizar Power Automate con Business Central, es necesario tener una cuenta válida de Power Automate y activar la integración en Business Central. Los administradores pueden configurar permisos y accesos según las necesidades de la empresa.

2. Creación de Flujos:

Los usuarios pueden crear flujos desde cero o utilizar plantillas predefinidas. La interfaz intuitiva de Power Automate permite arrastrar y soltar acciones y condiciones, facilitando la creación de flujos sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

3. Monitoreo y Ajustes:

Una vez implementados, los flujos pueden ser monitoreados y ajustados según sea necesario. Los informes y dashboards en tiempo real ayudan a identificar áreas de mejora y a realizar ajustes para optimizar el rendimiento de los flujos.

La integración de Power Automate con Business Central, potenciada por Microsoft Copilot, está transformando la manera en que las empresas gestionan sus procesos de negocio. Al automatizar tareas repetitivas, personalizar flujos de trabajo y ofrecer capacidades avanzadas de monitoreo y asistencia en tiempo real, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa y reducir costos. Esta combinación poderosa no solo facilita la gestión de procesos complejos, sino que también permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y centrarse en actividades estratégicas que impulsan el crecimiento.

Para más información sobre cómo implementar Power Automate y Microsoft Copilot en tu empresa, contacta con nosotros.

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Cómo aprovechar al máximo los beneficios de Copilot en Dynamics 365: prácticas recomendadas y estrategias

Dynamics 365 Copilot es una poderosa herramienta de inteligencia artificial (IA) que puede transformar la forma en que trabajamos con nuestros sistemas CRM y ERP. En este artículo, exploraremos cómo aprovechar al máximo los beneficios de Copilot en Dynamics 365 Business Central, proporcionando prácticas recomendadas y estrategias para los usuarios.

Beneficios de Copilot en Dynamics 365 Business Central

Copilot en Dynamics 365 Business Central está diseñado para aumentar la productividad, eliminar tareas tediosas y potenciar la creatividad de los trabajadores. Algunas de las principales ventajas incluyen:

  • Automatización de tareas repetitivas: Copilot puede encargarse de la entrada de datos, generación de contenido y toma de notas, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.
  • Mejora de la eficiencia: Con la capacidad de generar resúmenes rápidos, preparar reuniones y actualizar registros, Copilot ayuda a los usuarios a mantenerse al día con sus responsabilidades.
  • Integración fluida: Copilot se integra perfectamente con herramientas como Outlook y Teams, facilitando la administración de datos y la comunicación interna.

Prácticas recomendadas para maximizar el uso de Copilot

Para aprovechar al máximo Copilot en Dynamics 365 Business Central, es esencial seguir algunas prácticas recomendadas:

Preparación y calidad de los datos

La calidad de los datos es crucial para el rendimiento de Copilot. Asegúrate de que los datos sean precisos, relevantes y estén bien organizados:

  • Eliminación de contenido ROT (Redundante, Obsoleto y Trivial): Realiza auditorías periódicas para eliminar información que ya no aporta valor.
  • Organización lógica de contenido: Utiliza carpetas, sitios específicos y metadatos adecuados para facilitar el acceso y la comprensión de la información.
  • Estandarización de nombres de archivos: Mantén convenciones de nomenclatura claras y consistentes para que el contenido sea fácilmente reconocible.

Capacitación y adopción del usuario

Para que Copilot sea efectivo, los usuarios deben estar bien capacitados y cómodos utilizando la herramienta:

  • Capacitación continua: Ofrece sesiones de capacitación regulares para asegurar que los usuarios comprendan cómo utilizar Copilot de manera efectiva.
  • Promoción de la adopción: Fomenta el uso de Copilot mediante la demostración de sus beneficios y la integración en los flujos de trabajo diarios.

Personalización y configuración

Ajusta Copilot para que se adapte a las necesidades específicas de tu organización:

  • Configuración de capacidades de IA: Un administrador debe configurar y activar las capacidades de IA en Business Central, asegurando que estén alineadas con los objetivos de la empresa.
  • Personalización de respuestas y resúmenes: Utiliza las opciones de personalización para adaptar las respuestas y resúmenes generados por Copilot a las necesidades específicas de tu equipo.

Estrategias para maximizar el impacto de Copilot

Integración con otras herramientas de Microsoft

Aprovecha la integración de Copilot con otras herramientas de Microsoft para mejorar la eficiencia y la colaboración:

  • Outlook y Teams: Utiliza Copilot para generar contenido de correo electrónico, resúmenes de reuniones y administrar datos de manera más efectiva.
  • Power Platform: Integra Copilot con Power Platform para automatizar flujos de trabajo y mejorar la toma de decisiones basada en datos.

Automatización de procesos clave

Identifica y automatiza procesos clave en tu organización para liberar tiempo y recursos:

  • Gestión de ventas y clientes: Utiliza Copilot para resumir registros de ventas, preparar reuniones y responder preguntas basadas en datos almacenados en Dataverse.
  • Administración financiera: Mejora la productividad de los administradores de colecciones y la colaboración con clientes mediante la generación automática de resúmenes de cuentas y comunicaciones personalizadas.

Monitoreo y mejora continua

Realiza un seguimiento del rendimiento de Copilot y busca continuamente formas de mejorar su uso:

  • Análisis de uso: Monitorea cómo se utiliza Copilot y qué tareas automatiza con mayor frecuencia para identificar áreas de mejora.
  • Retroalimentación del usuario: Recoge y analiza la retroalimentación de los usuarios para ajustar y mejorar las capacidades de Copilot.

Dynamics 365 Copilot en Business Central es una herramienta revolucionaria que puede transformar la forma en que las pequeñas y medianas empresas gestionan sus operaciones diarias. Siguiendo estas prácticas recomendadas y estrategias, las organizaciones pueden maximizar los beneficios de Copilot, aumentando la productividad, mejorando la eficiencia y potenciando la creatividad de sus empleados.

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Transformación Digital en Startups: El Rol del Ecosistema Dynamics 365

La transformación digital es un proceso crucial para las startups que buscan mantenerse competitivas y eficientes en el mercado actual. Microsoft Dynamics 365 Business Central, junto con el ecosistema de herramientas de Microsoft, ofrece una solución integral que puede impulsar esta transformación, permitiendo a las startups optimizar sus operaciones, mejorar la atención al cliente y gestionar eficientemente sus recursos.

Beneficios de Dynamics 365 Business Central para Startups

Dynamics 365 Business Central es una plataforma ERP (Enterprise Resource Planning) que integra diversas funciones empresariales en una única solución basada en la nube. Esta integración permite a las startups gestionar todas sus operaciones desde una única plataforma, facilitando la toma de decisiones informadas y la mejora de la eficiencia operativa.

Gestión Financiera Mejorada

Dynamics 365 Business Central proporciona un sistema de gestión financiera completo que permite a las startups manejar eficientemente la facturación, presupuestos y flujo de caja. Con informes personalizables y en tiempo real, las empresas pueden tomar decisiones financieras informadas y asegurar el cumplimiento de las normativas regulatorias.

Operaciones Simplificadas

Al integrar diversos procesos empresariales como la gestión de la cadena de suministro, inventarios y producción, Dynamics 365 Business Central ayuda a optimizar las operaciones y a utilizar los recursos de manera eficiente. Esto conduce a una mayor eficiencia, reducción de costos operativos y mejor rendimiento general del negocio.

Mejora de la Relación con los Clientes (CRM) a través de Dynamics 365 Sales

La integración de Dynamics 365 Business Central con Dynamics 365 Sales permite a las startups gestionar eficazmente las interacciones con los clientes, rastrear leads y mejorar el servicio al cliente. Esta integración se realiza a través de Dataverse, lo que facilita la sincronización de datos entre ambas plataformas. Algunas de las ventajas de esta integración incluyen:

  • Visibilidad Integral del Cliente: Los equipos de ventas pueden acceder a información crítica almacenada en Business Central mientras trabajan en Dynamics 365 Sales, como la disponibilidad de productos y estadísticas de clientes, lo que mejora la precisión y la personalización de las ofertas comerciales.
  • Automatización de Procesos de Ventas: La integración permite la creación automática de órdenes de venta y cotizaciones en Business Central cuando se generan en Dynamics 365 Sales, lo que reduce el trabajo manual y los errores.
  • Sincronización Bidireccional: La sincronización de datos en ambas direcciones asegura que la información esté siempre actualizada en ambas plataformas, mejorando la eficiencia y la colaboración entre los equipos de ventas y finanzas.

Ecosistema de Microsoft: Potenciando Dynamics 365 Business Central

El verdadero poder de Dynamics 365 Business Central se amplifica cuando se integra con otras herramientas del ecosistema de Microsoft, como Microsoft 365, Microsoft Teams, Power BI, Power Apps y Copilot.

Microsoft 365 y Microsoft Teams

Microsoft 365 ofrece una suite de aplicaciones de productividad que incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook, junto con Teams para la colaboración en tiempo real. La integración de Dynamics 365 Business Central con Microsoft 365 permite a las startups realizar tareas de gestión empresarial directamente desde sus aplicaciones de Office, mejorando la eficiencia y la colaboración.

Power BI

Power BI es una herramienta de análisis de datos que permite a las startups obtener insights valiosos a partir de sus datos operativos. Al integrarse con Dynamics 365 Business Central, Power BI proporciona informes y dashboards en tiempo real que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.

Power Apps

Power Apps permite a las startups crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Estas aplicaciones pueden integrarse con Dynamics 365 Business Central para automatizar procesos específicos y mejorar la eficiencia operativa.

Copilot

Copilot en Dynamics 365 Business Central utiliza tecnología de lenguaje natural para crear experiencias basadas en inteligencia artificial que ayudan a acelerar las tareas repetitivas y a impulsar la creatividad. Esto permite a las startups centrarse en actividades de mayor valor añadido.

Casos de Uso de Dynamics 365 Business Central en Startups

Ejemplo 1: Optimización de la Gestión de Inventarios

Una startup de comercio electrónico implementó Dynamics 365 Business Central para gestionar su inventario. Gracias a la visibilidad en tiempo real y la automatización de la reposición de stock, la empresa pudo reducir los costos de almacenamiento y mejorar la disponibilidad de productos, lo que resultó en un aumento significativo de las ventas y la satisfacción del cliente.

Ejemplo 2: Mejora de la Atención al Cliente

Otra startup en el sector de servicios utilizó Dynamics 365 Business Central junto con Microsoft Teams para centralizar la gestión de interacciones con clientes. La integración de múltiples canales de comunicación y el uso de análisis de satisfacción del cliente permitieron a la empresa ofrecer un servicio más rápido y personalizado, aumentando la lealtad del cliente y reduciendo las tasas de abandono.

La transformación digital es un imperativo para las startups que buscan crecer y competir en el mercado actual. Microsoft Dynamics 365 Business Central, junto con el ecosistema de herramientas de Microsoft, ofrece una solución integral que facilita esta transformación, proporcionando herramientas avanzadas para la gestión financiera, la optimización de operaciones y la mejora de la atención al cliente. Al adoptar Dynamics 365 Business Central y aprovechar el ecosistema de Microsoft, las startups pueden mejorar su eficiencia operativa, ofrecer experiencias excepcionales a sus clientes y posicionarse mejor para el éxito a largo plazo.

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