ERP y Sostenibilidad: cómo optimizar recursos y reducir la huella de carbono con Business Central

¿Sabías que las tecnologías de la información son responsables de hasta un 4% de las emisiones globales de CO₂?

Y, sin embargo, también pueden ser parte esencial de la solución. Los sistemas ERP modernos como Microsoft Dynamics 365 Business Central no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también son herramientas clave para impulsar la sostenibilidad en las empresas.

En un momento en que consumidores, reguladores e inversores exigen compromisos reales con el medio ambiente, las organizaciones que no actúan corren el riesgo de quedarse atrás. Aquí es donde entra en juego el ERP como palanca para una gestión más ecológica, eficiente y responsable.

¿Qué puede hacer un ERP como Business Central por la sostenibilidad de tu empresa?

Adoptar un ERP no es solo una cuestión de digitalización. Es una apuesta estratégica por la optimización de procesos, la reducción de residuos y el control inteligente de los recursos. A continuación, exploramos las principales formas en que un ERP puede ayudarte a reducir tu huella de carbono y mejorar tu desempeño sostenible:

1. Digitalización de procesos = Menos papel, menos emisiones

  • Automatización de facturas, pedidos y albaranes.
  • Eliminación de archivos físicos y digitalización documental.
  • Integración con sistemas de firma electrónica y gestión documental (como los add-ons de Olivia).

2. Control de consumo energético y materiales

  • Monitorización en tiempo real del inventario y la producción para evitar sobrecostes y mermas.
  • Gestión eficiente de rutas logísticas, reduciendo desplazamientos innecesarios.
  • Integración con sensores IoT para medir el uso energético y detectar ineficiencias.

3. Reducción de residuos y control de la trazabilidad

  • Gestión de residuos por lotes, fechas de caducidad y ubicación.
  • Informes de sostenibilidad y trazabilidad para auditar la cadena de suministro.
  • Optimización de embalajes y control de procesos que generan residuos (ideal para industrias alimentarias o químicas).

4. Métricas ESG y reporting en tiempo real

  • Consolidación de KPIs ambientales: consumo energético, residuos, emisiones…
  • Informes automatizados para normativas como la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).
  • Cuadros de mando con Power BI para analizar el impacto ambiental y tomar decisiones basadas en datos.

El valor reputacional: lo verde también vende

La sostenibilidad no es solo una obligación moral o legal. Es un valor diferencial de marca. Las empresas que demuestran compromiso ambiental son percibidas como más innovadoras, responsables y confiables. Según un estudio de Deloitte, el 55% de los consumidores está dispuesto a pagar más por productos o servicios de empresas sostenibles.

Un ERP como Business Central, bien implementado por un partner especializado como Olivia, ayuda no solo a ser más verde, sino también a comunicarlo de forma efectiva.

Casos prácticos y aplicaciones reales con Olivia

En Olivia hemos visto cómo empresas que implantan Business Central con enfoque sostenible obtienen beneficios reales:

  • Fabricantes que reducen un 20% el desperdicio de materias primas gracias al control de producción y stock.
  • Empresas logísticas que optimizan rutas y ahorran más de un 15% en combustible.
  • Pymes que eliminan completamente el uso de papel en procesos de compras y facturación.

Además, con desarrollos propios como los add-ons de gestión documental o control de calidad, potenciamos aún más la sostenibilidad desde el ERP.

Sostenibilidad operativa, reputacional… y rentable

La sostenibilidad ya no es una opción. Es un factor estratégico para competir, cumplir con la regulación y construir una marca sólida. Un ERP como Business Central es la base tecnológica perfecta para avanzar en esta dirección.

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Cómo gestionar la complejidad empresarial con un ERP estándar

La presión competitiva y la acelerada digitalización obligan a las organizaciones a orquestar procesos cada vez más numerosos y cambiantes. Cuando el núcleo del ERP se llena de desarrollos a medida, la solución se vuelve frágil, costosa y difícil de evolucionar. La práctica demuestra que Microsoft Dynamics 365 Business Central, utilizado en su versión estándar y complementado únicamente con extensiones certificadas, cubre la mayoría de flujos complejos sin necesidad de una “jungla” de personalizaciones.

Cobertura funcional “de fábrica”

Business Central consolida finanzas, compras, ventas, proyectos, inventario y cadena de suministro operan sobre una única base de datos SaaS multi-tenant. Este enfoque elimina silos, mejora la trazabilidad de extremo a extremo y garantiza la consistencia de los datos en toda la organización.
El respaldo de más de 45 000 organizaciones en línea confirma la madurez del producto. Al operar en la nube de Microsoft, hereda alta disponibilidad, cifrado por defecto y escalabilidad elástica.

Ciclo de vida predecible

El fabricante publica dos versiones mayores al año (abril y octubre), además de actualizaciones menores mensuales. Este calendario mantiene el sistema siempre soportado y al día, sin proyectos de migración traumáticos ni paradas prolongadas.

Extensibilidad sin tocar el núcleo

El paradigma de AL Extensions permite desplegar personalizaciones como aplicaciones independientes, aisladas del código base. Esto asegura la compatibilidad ascendente y facilita la reversión cuando sea necesario, sin poner en riesgo la capacidad de actualización.

Implantaciones ágiles incluso en entornos complejos

Distintos partners reportan go-live en tan solo 90 días para implantaciones tipo “express”; en proyectos con mayor alcance el promedio se sitúa entre 3 y 6 meses, muy por debajo de los ciclos tradicionales centrados en desarrollos a medida. Olivia Express, por ejemplo, con implantaciones 100 % estándar en ~10 días para empresas cuyos procesos encajan en la funcionalidad base.

Coste total de propiedad frente a desarrollos a medida

La personalización profunda eleva la inversión inicial, incrementa los costes de mantenimiento y genera dependencia tecnológica. Con un ERP estándar SaaS, la inversión se reparte en cuotas predecibles, las paradas por actualización se minimizan y el equipo interno se libera de tareas técnicas que no aportan valor diferencial.

Factores de coste

ERP estándar (SaaS)

ERP fuertemente personalizado

Implantación

Configuración y datos (< 6 meses)

Análisis + desarrollo (≥ 12 meses)

Upgrades

Incluidos en cuota; automatizados

Proyectos específicos, pruebas intensivas

Soporte

Incluido (service desk)

Horas de consultoría ad hoc

Riesgo técnico

Bajo: núcleo inalterado

Alto: refactor en cada versión

Buenas prácticas para permanecer en estándar

  • Fit-Gap riguroso: mapear requisitos frente a la funcionalidad base antes de programar.
  • Gobernanza de extensiones: documentar cada aplicación con su propósito y responsable.
  • Entornos sandbox: validar cada oleada semestral antes de pasar a producción.
  • Formación continua: adaptar los procesos al ERP, no al revés.

La complejidad empresarial no exige un ERP hiper-personalizado. Con un enfoque “estándar-first”, Dynamics 365 Business Central ofrece robustez, escalabilidad y un coste total de propiedad controlado, permitiendo que la organización evolucione al ritmo del mercado sin afrontar los riesgos de una selva de desarrollos a medida.

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Migrar de Navision a Business Central: Claves para una Transición Exitosa

Muchas empresas siguen operando con versiones antiguas de Navision (Dynamics NAV), lo que implica afrontar limitaciones técnicas, riesgos de seguridad y costes de mantenimiento elevados. La transición a Microsoft Dynamics 365 Business Central se presenta como una decisión estratégica imprescindible para modernizar la gestión empresarial, reducir costes y garantizar la continuidad operativa. A continuación, explicamos por qué este es el momento ideal para dar el salto, detallamos los beneficios operativos y exponemos cómo, en Olivia, facilitamos una migración rápida, ordenada y sin interrupciones gracias a nuestra metodología propia y modelos como Olivia Express.

Limitaciones de Navision y motivos para migrar

  • Falta de actualizaciones regulares: Navision ha dejado de recibir soporte oficial y actualizaciones automáticas, lo que incrementa la vulnerabilidad y dificulta el cumplimiento normativo.
  • Capacidades limitadas de integración: Integrar Navision con herramientas modernas y servicios cloud es complejo, lo que limita la digitalización y la conectividad empresarial.
  • Movilidad y acceso remoto restringidos: El acceso a Navision desde fuera de la oficina es limitado, un gran inconveniente en entornos de trabajo híbridos o remotos.
  • Costes elevados de mantenimiento: Los sistemas legacy requieren infraestructura propia, soporte técnico especializado y actualizaciones manuales, lo que eleva los costes operativos.
  • Escalabilidad restringida: Adaptar Navision a nuevas necesidades o crecer con el negocio suele requerir desarrollos costosos y poco flexibles.

Beneficios operativos de Business Central

  • Plataforma cloud y accesibilidad total: Business Central es una solución SaaS, accesible desde cualquier dispositivo y lugar, eliminando la necesidad de servidores locales y facilitando la movilidad empresarial.
  • Actualizaciones automáticas y soporte garantizado: El sistema se mantiene siempre actualizado, con nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad sin interrupciones ni costes extra.
  • Integración nativa con el ecosistema Microsoft: Business Central se conecta de forma natural con Microsoft 365, Power BI, Power Apps, Teams y SharePoint, permitiendo automatización, análisis avanzado y colaboración en tiempo real.
  • Experiencia de usuario moderna: La interfaz es intuitiva, adaptable y orientada a la productividad, con acceso optimizado desde móviles y tablets.
  • Escalabilidad y flexibilidad: Permite crecer y adaptar procesos mediante extensiones y aplicaciones de terceros, sin modificar el núcleo del sistema.
  • Reducción de costes: Se eliminan gastos de infraestructura y se adapta el licenciamiento a las necesidades reales del negocio, pagando solo por lo que se utiliza.

Nuestra metodología para una migración sin interrupciones

En Olivia, hemos desarrollado una metodología propia y modelos como Olivia Express para asegurar que la transición de Navision a Business Central sea ágil, segura y sin sobresaltos. Nuestro proceso se estructura en cinco fases clave:

  1. Evaluación inicial y planificación personalizada: Realizamos un análisis exhaustivo de los procesos actuales y las necesidades específicas de cada empresa, identificando brechas y oportunidades de mejora. Así, diseñamos una hoja de ruta adaptada y minimizamos riesgos.
  2. Preparación y limpieza de datos: Con Olivia Express, incluimos herramientas para limpiar, organizar y validar los datos antes de la migración, asegurando que solo la información relevante y precisa pase al nuevo sistema. Utilizamos plantillas estructuradas y validadores automáticos para facilitar la carga y revisión de datos.
  3. Migración iterativa y automatizada: La migración de datos la realizamos mediante interfaces fáciles de usar y procesos automatizados, permitiendo varias iteraciones y pruebas antes del traspaso definitivo. De este modo, garantizamos que todos los datos críticos se transfieran correctamente, sin pérdida de información ni interrupciones en la operativa diaria.
  4. Configuración, personalización y formación: Tras la migración, configuramos Business Central según las necesidades del cliente y personalizamos mediante extensiones estándar (manteniendo la compatibilidad con futuras actualizaciones). Proporcionamos videotutoriales y acceso a nuestra academia online en español para formar a los usuarios y acelerar la adopción.
  5. Soporte continuo y acompañamiento: Nuestro soporte Express está reservado a clientes del modelo rápido, garantizando tiempos de respuesta ágiles y atención personalizada. Además, la instalación permanece 100% estándar, lo que facilita la recepción de actualizaciones y reduce el riesgo de incidencias.

Migrar de Navision a Business Central no solo es una oportunidad para modernizar la gestión empresarial, sino una necesidad para seguir siendo competitivos, seguros y eficientes. En Olivia, convertimos una transición compleja en un proceso guiado, rápido y sin dolor, permitiendo a las empresas centrarse en lo que realmente importa: su crecimiento y éxito.

“Con Olivia Express, las empresas disfrutan de una transición fluida y eficiente, aprovechando las ventajas de una solución moderna y escalable. Desde la evaluación inicial hasta la capacitación y el soporte continuo, en Olivia nos comprometemos a facilitar cada paso del proceso de migración.”

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Factura Electrónica 2025: ¿Está tu ERP Preparado?

La llegada de 2025 marca un antes y un después en la gestión administrativa de las empresas españolas. Por fin, la factura electrónica deja de ser una opción o una recomendación para convertirse en una obligación legal que afecta a todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector. Desde julio de 2025, la emisión de facturas en papel será historia: la nueva normativa, impulsada por la Ley Crea y Crece, exige que todas las operaciones entre empresas y profesionales se documenten y gestionen exclusivamente en formato digital.

Esta transformación no es solo un cambio técnico, sino una auténtica revolución en la manera de entender la relación comercial y fiscal. Hasta ahora, la factura electrónica era una realidad limitada a operaciones con la Administración Pública o a grandes empresas, pero la nueva ley extiende su alcance a todo el tejido empresarial. El objetivo es claro: fomentar la transparencia, reforzar el control fiscal, reducir la morosidad y, sobre todo, impulsar la digitalización como motor de competitividad y eficiencia.

¿Qué Implica la Nueva Normativa de Factura Electrónica?

Para las pymes, este cambio puede parecer abrumador. Muchas todavía gestionan sus facturas de forma manual, con procesos poco automatizados y una dependencia del papel que, a partir de 2025, puede traducirse en sanciones si no se adaptan a tiempo. La factura electrónica exige cumplir requisitos técnicos y legales muy concretos: identificación clara de emisor y receptor, numeración y fechas, desglose de impuestos, firma digital y, en muchos casos, la obligación de remitir las facturas de forma instantánea a la Agencia Tributaria. Además, la normativa prevé que las empresas comuniquen el estado de las facturas y los pagos, lo que añade una capa extra de control y trazabilidad.

 

Requisitos Técnicos de la Factura Electrónica

La factura electrónica debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar su validez y autenticidad:

  • Formato estructurado: FacturaE (versión 3.2.2) o UBL, ambos admitidos por la Agencia Tributaria y la mayoría de ERPs modernos.

  • Firma electrónica: Uso de certificados digitales para asegurar la integridad y autenticidad del documento.

  • Almacenamiento seguro: Conservación digital durante al menos 4 años.

  • Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas para intercambiar facturas electrónicas de forma segura y sin barreras entre diferentes plataformas.

  • Estados de la factura: Obligación de informar sobre el estado de la factura y del pago.

  • Comunicación con Hacienda: En fases posteriores, envío instantáneo de facturas a la Agencia Tributaria a través de sistemas como VERIFACTU

Dynamics 365: Un ERP Preparado para la Factura Electrónica

Aquí es donde un ERP moderno, como Microsoft Dynamics 365, se convierte en un aliado imprescindible. No se trata solo de cumplir la ley, sino de aprovechar la oportunidad para transformar la gestión interna. Un ERP preparado para la factura electrónica permite automatizar la emisión, el envío y el archivo de facturas, integrando estos procesos con la contabilidad y la gestión financiera. Así, la empresa no solo se asegura de cumplir con los requisitos legales, sino que gana en agilidad, reduce errores y libera recursos para tareas de mayor valor añadido.

Microsoft Dynamics 365 Business Central y Finance están preparados para afrontar la nueva normativa de factura electrónica. Sus principales ventajas:

  • Cumplimiento normativo: Las soluciones de Dynamics 365 permiten emitir facturas electrónicas en los formatos exigidos (FacturaE, UBL, PDF firmado digitalmente), cumpliendo con las especificaciones de la Agencia Tributaria.

  • Integración completa: Gestión unificada de ventas, compras y contabilidad, con automatización de la emisión, envío y recepción de facturas electrónicas.

  • Actualizaciones continuas: Microsoft y sus partners actualizan el sistema conforme a los cambios legales y técnicos, asegurando el cumplimiento permanente.

  • Seguridad y trazabilidad: Firma digital, almacenamiento seguro y trazabilidad de los documentos.

  • Interoperabilidad: Posibilidad de conectar con plataformas públicas (como FACe o VERIFACTU) y privadas, garantizando la interoperabilidad exigida por la ley.

  • Soluciones complementarias: Add-ons y conectores certificados para cubrir necesidades específicas, como la integración con TicketBAI en el País Vasco o la gestión documental avanzada.

La experiencia de grandes compañías que ya han dado el salto demuestra que la factura electrónica, lejos de ser una carga, puede convertirse en una palanca de crecimiento. La digitalización de la facturación agiliza los cobros, mejora la relación con clientes y proveedores, y facilita la expansión a nuevos mercados gracias a la estandarización de procesos. Para las pymes, contar con un partner tecnológico como Olivia es clave: acompañamos a las empresas en todo el proceso de adaptación, desde el diagnóstico inicial hasta la implantación y formación, asegurando que el cambio no solo sea seguro, sino también rentable.

En definitiva, la factura electrónica obligatoria en 2025 es mucho más que un trámite. Es la oportunidad de modernizar la gestión, ganar en competitividad y dejar atrás viejos problemas como la morosidad y la falta de control documental. La pregunta ya no es si tu ERP está preparado, sino si tu empresa está dispuesta a convertir la obligación en una auténtica ventaja estratégica.

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