La llegada de 2025 marca un antes y un después en la gestión administrativa de las empresas españolas. Por fin, la factura electrónica deja de ser una opción o una recomendación para convertirse en una obligación legal que afecta a todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector. Desde julio de 2025, la emisión de facturas en papel será historia: la nueva normativa, impulsada por la Ley Crea y Crece, exige que todas las operaciones entre empresas y profesionales se documenten y gestionen exclusivamente en formato digital.
Esta transformación no es solo un cambio técnico, sino una auténtica revolución en la manera de entender la relación comercial y fiscal. Hasta ahora, la factura electrónica era una realidad limitada a operaciones con la Administración Pública o a grandes empresas, pero la nueva ley extiende su alcance a todo el tejido empresarial. El objetivo es claro: fomentar la transparencia, reforzar el control fiscal, reducir la morosidad y, sobre todo, impulsar la digitalización como motor de competitividad y eficiencia.
¿Qué Implica la Nueva Normativa de Factura Electrónica?
Para las pymes, este cambio puede parecer abrumador. Muchas todavía gestionan sus facturas de forma manual, con procesos poco automatizados y una dependencia del papel que, a partir de 2025, puede traducirse en sanciones si no se adaptan a tiempo. La factura electrónica exige cumplir requisitos técnicos y legales muy concretos: identificación clara de emisor y receptor, numeración y fechas, desglose de impuestos, firma digital y, en muchos casos, la obligación de remitir las facturas de forma instantánea a la Agencia Tributaria. Además, la normativa prevé que las empresas comuniquen el estado de las facturas y los pagos, lo que añade una capa extra de control y trazabilidad.
Requisitos Técnicos de la Factura Electrónica
La factura electrónica debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar su validez y autenticidad:
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Formato estructurado: FacturaE (versión 3.2.2) o UBL, ambos admitidos por la Agencia Tributaria y la mayoría de ERPs modernos.
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Firma electrónica: Uso de certificados digitales para asegurar la integridad y autenticidad del documento.
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Almacenamiento seguro: Conservación digital durante al menos 4 años.
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Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas para intercambiar facturas electrónicas de forma segura y sin barreras entre diferentes plataformas.
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Estados de la factura: Obligación de informar sobre el estado de la factura y del pago.
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Comunicación con Hacienda: En fases posteriores, envío instantáneo de facturas a la Agencia Tributaria a través de sistemas como VERIFACTU
Dynamics 365: Un ERP Preparado para la Factura Electrónica
Aquí es donde un ERP moderno, como Microsoft Dynamics 365, se convierte en un aliado imprescindible. No se trata solo de cumplir la ley, sino de aprovechar la oportunidad para transformar la gestión interna. Un ERP preparado para la factura electrónica permite automatizar la emisión, el envío y el archivo de facturas, integrando estos procesos con la contabilidad y la gestión financiera. Así, la empresa no solo se asegura de cumplir con los requisitos legales, sino que gana en agilidad, reduce errores y libera recursos para tareas de mayor valor añadido.
Microsoft Dynamics 365 Business Central y Finance están preparados para afrontar la nueva normativa de factura electrónica. Sus principales ventajas:
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Cumplimiento normativo: Las soluciones de Dynamics 365 permiten emitir facturas electrónicas en los formatos exigidos (FacturaE, UBL, PDF firmado digitalmente), cumpliendo con las especificaciones de la Agencia Tributaria.
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Integración completa: Gestión unificada de ventas, compras y contabilidad, con automatización de la emisión, envío y recepción de facturas electrónicas.
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Actualizaciones continuas: Microsoft y sus partners actualizan el sistema conforme a los cambios legales y técnicos, asegurando el cumplimiento permanente.
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Seguridad y trazabilidad: Firma digital, almacenamiento seguro y trazabilidad de los documentos.
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Interoperabilidad: Posibilidad de conectar con plataformas públicas (como FACe o VERIFACTU) y privadas, garantizando la interoperabilidad exigida por la ley.
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Soluciones complementarias: Add-ons y conectores certificados para cubrir necesidades específicas, como la integración con TicketBAI en el País Vasco o la gestión documental avanzada.
La experiencia de grandes compañías que ya han dado el salto demuestra que la factura electrónica, lejos de ser una carga, puede convertirse en una palanca de crecimiento. La digitalización de la facturación agiliza los cobros, mejora la relación con clientes y proveedores, y facilita la expansión a nuevos mercados gracias a la estandarización de procesos. Para las pymes, contar con un partner tecnológico como Olivia es clave: acompañamos a las empresas en todo el proceso de adaptación, desde el diagnóstico inicial hasta la implantación y formación, asegurando que el cambio no solo sea seguro, sino también rentable.
En definitiva, la factura electrónica obligatoria en 2025 es mucho más que un trámite. Es la oportunidad de modernizar la gestión, ganar en competitividad y dejar atrás viejos problemas como la morosidad y la falta de control documental. La pregunta ya no es si tu ERP está preparado, sino si tu empresa está dispuesta a convertir la obligación en una auténtica ventaja estratégica.
