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Mantener la productividad mientras se trabaja a distancia con Teams de Microsoft

¿Cómo trasladar a decenas de miles de empleados a un trabajo remoto durante la noche? Con el brote de COVID-19 extendiéndose por todo el mundo, esa era la gran pregunta que se hizo Microsoft la semana pasada. Entonces, el miércoles pasado, Microsoft envió un correo electrónico que pedía a aproximadamente 50.000 empleados de Microsoft en el área de Seattle que trabajaran desde casa si podían. Al final del día del jueves, el chat subió un 50 por ciento semana tras semana y las reuniones subieron un 37 por ciento. Y también se está viendo un aumento en el uso entre los clientes, ya que los trabajadores de todas partes se adaptan a reunirse, chatear y colaborar exclusivamente en línea. Microsoft quiere ayudar a todos a enfrentar este desafío. Con el uso intensivo de Teams, por ejemplo en Olivia hemos aprendiendo sobre las mejores formas de hacer que el trabajo desde casa sea productivo y saludable.

Una nota rápida antes de seguir leyendo: Estos consejos son parte del esfuerzo continuo de Microsoft para ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos durante este tiempo difícil. La semana pasada, Microsoft compartió cómo los individuos y las organizaciones pueden obtener Teams de forma gratuita, junto con el plan integral para mantener los servicios funcionando sin problemas durante esta crisis. También Microsoft ha compartido historias increíbles de clientes y empleados de todo el mundo, incluyendo profesores y estudiantes de Hong Kong que utilizan la tecnología para realizar sorprendentes innovaciones de aprendizaje electrónico y clientes de China y sus alrededores que también han encontrado formas inteligentes de mantener el trabajo en movimiento. Pero los clientes también están pidiendo orientación sobre el cambio al trabajo a distancia. Microsoft seguirá proporcionando consejos, información e inspiradoras historias de clientes durante todo el brote.

Empezando…

Al pasar a un trabajo a distancia, unos cuantos hábitos clave te prepararán para el éxito.

Configura tu espacio de trabajo

Si no tienes una oficina en casa, no te preocupes. Todavía puedes trabajar desde casa de forma productiva. De hecho, se diseñó Teams como una oficina virtual que puedes llevar a cualquier lugar. Aunque no tengas una impresora, archivos físicos o un teléfono de escritorio en casa, puedes sacar documentos directamente en Teams, almacenar archivos de forma segura donde las personas adecuadas puedan acceder a ellos y saltar rápidamente a las llamadas y reuniones. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en casa donde puedas ser productivo y señalar que estás en el modo «no molestar». Un rincón para el desayuno, un rincón tranquilo del dormitorio, una mesa de juego infrautilizada en la sala de recreo, cualquier área de enfoque puede servir como espacio de trabajo. Y no te preocupes si se ensucia un poco durante el día, siempre puedes usar el desenfoque de fondo durante las reuniones de vídeo para que tus compañeros de equipo se centren sólo en ti.

Comunicar, comunicar, comunicar

Aunque muchos de nosotros trabajamos desde casa al menos parte del tiempo, todavía dependemos de ritmos y horas centrales que se construyen alrededor de nuestra presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, el ritmo diario puede cambiar. Esto es especialmente cierto para aquellos de nosotros que equilibramos el trabajo y el cuidado de los niños. Comunica claramente tus horas de trabajo a tus compañeros y colaboradores para que sepan cuándo deben llegar a ti. También puedes establecer un mensaje de estado en los equipos para compartir esta información de forma proactiva.

Además, hazte el hábito de ofrecer informes de progreso frecuentes a tus compañeros de equipo. Las compañías totalmente remotas tienden a enfatizar la documentación, ya que es una forma clave de mantenerse conectado cuando trabajan separados. Recomendamos publicar las actualizaciones, los conocimientos y los recursos útiles que haya descubierto en los canales de Teams, para que tus compañeros de equipo puedan mantenerse conectados con lo que estás haciendo incluso sin el beneficio de una conversación casual en el pasillo. Más tarde, podrán buscar dentro del canal ideas o contenidos cuando los necesiten.

Dirigir reuniones efectivas

Confía en las reuniones en línea

En ausencia de una sala de conferencias física, reunir a todos puede parecer el mayor desafío de trabajo a distancia de todos. Al trasladar las reuniones a Teams, asegúrate de que todas las reuniones tengan una opción de «unirse» virtual para crear una sala de conferencias en línea. Además, sugerimos que todos los participantes enciendan el video si se sienten cómodos para hacerlo. La interacción cara a cara es muy importante para que todos se sientan conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas para elegir, así como dispositivos cómo auriculares y altavoces para asegurarse de que tú y tus compañeros de trabajo siempre puedan comunicarse con claridad.

Se consciente e inclusivo

Pasar a las reuniones online puede eliminar algunas de las pistas visuales en las que confiamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas en conferencia abarrotadas pueden dificultar que la gente comparta sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer frecuentes pausas para invitar a los asistentes a hacer preguntas y recordarles que también pueden usar la ventana de chat de la reunión para compartir sus pensamientos.

Grabar tus reuniones

Para compensar la falta de tiempo cara a cara, algunos trabajadores remotos programan reuniones adicionales para mantenerse en contacto con los clientes, socios y compañeros de trabajo. Las dobles reservas pueden ser difíciles de evitar. Si tu organización lo permite, graba las reuniones en Teams para que los compañeros de trabajo puedan ponerse al día más tarde. Si no puedes asistir, recuerda al organizador que registre en tu ausencia. La transcripción generada automáticamente también es súper útil cuando tratas de recordar información cubierta en una reunión a la que has asistido. ¿Quieres saber más sobre las reuniones de Teams? Aprende más consejos aquí.

Mantenerse conectado

Compensar la falta de charla en el pasillo

Muchos trabajadores remotos encuentran que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Las charlas en el refrigerador de agua o en el estante de los bocadillos no sólo nos mantienen conectados, sino que a menudo sacan a la superficie información importante o ideas que no habríamos adivinado. Sea deliberado acerca de alcanzar y conectar con sus compañeros de trabajo. Piensa en los mensajes de chat como tu enfriador de agua virtual y ponte a tí mismo un recordatorio para comprobar con la gente regularmente. Los emoticonos, GIF y las pegatinas son una forma divertida de mantener la charla divertida y ligera.

Reúne al equipo

Trabajar a distancia puede sentirse como un aislamiento. Como líder, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna virtualmente. Mantén tu cadencia de reuniones o almuerzos de equipo regulares, sólo hazlos en línea. Utiliza el canal «General» en Teams para discusiones que puedan ser de interés para todos. Para grandes tormentas de ideas puedes usar la aplicación Microsoft Whiteboard, que proporciona un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión puedan idear y colaborar directamente en los equipos. También sugerimos a los líderes de los equipos que descarguen la Crisis Communication Power App. Puedes usar esta aplicación personalizable para informarte a ti mismo y a tu equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.

¡Diviértete!

Con todos los cambios que vienen con el traslado al trabajo a distancia, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que puedes hacer dentro de Teamss para que la gente se sienta positiva y comprometida. Compartir noticias e historias en el chat del equipo, o hacer un concurso de fotografía. Uno cliente de Teams de educación en China organizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó ser particularmente popular.

Entendemos que cada individuo y equipo trabaja de manera diferente. Pero esperamos que los consejos os ayuden a manteneros productivos y conectados mientras os adaptáis a una nueva forma de trabajo. En Olivia os podemos ayudar a empezar a trabajar con Teams, sólo ponte en contacto con nosotros y te ayudamos en el paso al trabajo a distancia.

¡Preáparate para el trabajo a distancia! Descarga la lista de control de trabajo remoto y compártela con tus compañeros de equipo.

Lista de control de trabajo a distancia:

  • Configura tu espacio de trabajo
  • Comunícate a menudo
  • Mantén los límites saludables
  • Confiar en las reuniones en línea
  • Se consciente e inclusivo
  • Graba tus reuniones
  • Compensa la falta de charla en el pasillo
  • Reúne al equipo
  • ¡Diviértete!

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Documento Trabajo en casa
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David Bonet
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5 atributos de equipos exitosos

La forma en que trabajamos ha cambiado. Hoy en día, ganar en los negocios requiere una innovación constante, y esta innovación a su vez requiere la colaboración entre disciplinas, geografías y culturas. Antes de este cambio sísmico en el lugar de trabajo, la unidad atómica de productividad era el individuo. Ahora es el equipo. Un equipo de alto rendimiento reúne a individuos talentosos y opera como algo más que la suma de sus partes. Se basa en los puntos fuertes de cada miembro y compensa las limitaciones individuales. Pero en un mundo cada vez más distribuido y acelerado, ni siquiera la química de equipo perfecta es suficiente. Los equipos de hoy también necesitan herramientas de colaboración que les ayuden a poner en práctica esa química. Necesitan tecnología que pueda llegar a través del espacio y el tiempo y ayudar a los miembros del equipo a sentirse como si estuvieran a unos pocos metros de distancia, incluso cuando están en mundos separados.

Microsoft, tiene la misión de ayudar a cada equipo a convertirse en un equipo exitoso. Y así, Microsoft anunció la asoción con IDEO, una compañía de diseño global conocida por su enfoque interdisciplinario y centrado en el ser humano. Juntos, investigaron equipos exitosos en el lugar de trabajo para averiguar qué tenían en común. Luego usaron lo que aprendieron para crear El arte del trabajo en equipo, un nuevo currículo digital construido alrededor de los cinco atributos de un equipo exitoso.

Y eso no es todo. También se están usando los hallazgos de la investigación para refinar el software Teams de Microsoft, el centro para el trabajo en equipo en Microsoft 365. Lo que queda claro de los datos es que el futuro de la colaboración en el lugar de trabajo no estará definido por una sola tecnología. En cambio, los equipos exitosos necesitan herramientas de colaboración que combinen una amplia gama de tecnologías en formas nuevas e innovadoras. Teams reúne el chat, las reuniones, las llamadas, la colaboración de documentos y el flujo de trabajo en una única aplicación, y esta combinación única se está convirtiendo en un éxito.

De hecho, hoy en día Teams tiene más de 20 millones de usuarios activos diariamente. Además, mientras que estos usuarios empiezan con un simple chat basado en texto, pasan rápidamente a formas más ricas de comunicación y colaboración. Por ejemplo, el mes pasado, los clientes de Teams participaron en más de 27 millones de reuniones de voz o vídeo y realizaron más de 220 millones de acciones para abrir, editar o descargar archivos almacenados en Teams.

Los cinco atributos

En asociación con IDEO, investigaron diversos equipos de trabajo -incluyendo astronautas, chefs, productores de televisión y enfermeras- para entender lo que los colaboradores de alto rendimiento tienen en común. Con una variedad de equipos en el lugar de trabajo como sujetos, utilizaron la observación en contexto, entrevistas con expertos, investigación secundaria y actividades prototipo para identificar las dinámicas específicas que los equipos de alto rendimiento tenían en común. Encontraron que los equipos exitosos compartían cinco atributos:

  • Propósito del equipo: Mantiene a los equipos enfocados, cumplidos y alineados en el logro de sus objetivos.
  • Identidad colectiva : Fomenta el sentido de pertenencia y ayuda a los miembros del equipo a trabajar juntos como una unidad.
  • Concientización e inclusión: permite a los equipos navegar por las dinámicas interpersonales y valorar la perspectiva de todos.
  • Confianza y vulnerabilidad : Fomenta la asunción de riesgos interpersonales en equipos.
  • Tensión constructiva : Sirve como una fuerza generadora para nuevas ideas, impulsando mejores resultados.

Historias de éxito de Teams

Con Teams, estas empresas están rompiendo los límites artificiales creados por herramientas de colaboración independientes o sin conexión y trabajando juntos de nuevas maneras. Sus historias dan vida a los cinco atributos de los equipos exitosos y pintan un cuadro de lo que es posible.

Belleza atrevida: L’Oreal

En L’Oreal, la compañía global de belleza, Barbara Lavernos, Directora de Tecnología y Operaciones, explica: «Nuestro impulso está impulsado por personas que interactúan, ponen ideas sobre la mesa y saltan sobre ellas a través de discusiones espontáneas. La nueva tecnología que permite personalidad, contribuciones e innovación real es Microsoft Teams». Con Teams, los empleados de L’Oreal tienen un espacio para ser creativos mientras se mueven a la velocidad y escala necesarias para entregar más de 7 mil millones de productos a los clientes anualmente.

Colaboración simplificada: Telefónica

En la empresa de telecomunicaciones Telefónica, los empleados realizan proyectos de construcción de negocios en Teams. Una reunión de ejecutivos fuera de las instalaciones puede ahora coordinarse en un centro altamente seguro y centralizado. Esta sencilla reunión solía ser una pesadilla de coordinación, con hasta 20 compañeros de varios departamentos que se centraban en diversas líneas de trabajo. «Antes de Teams, tuvimos que integrar diferentes aspectos de un proyecto que se había creado de forma aislada. Ahora, un grupo de compañeros puede construir sobre los documentos de forma colaborativa y editar el proyecto directamente. Este proceso solía durar cuatro semanas, ahora podemos lograrlo en cuestión de días», afirma Jamie Rodríguez-Ramos Fernández, Director de Análisis Estratégico de Telefónica.

Conectando a través del mundo: Trek

Trek es una empresa líder en diseño, fabricación y venta de bicicletas que se está adaptando rápidamente a un entorno que cambia rápidamente. Algunos empleados con sede en los EE.UU. trabajan en lugares distintos a las oficinas centrales de la empresa en Waterloo, Wisconsin, incluso en otras instalaciones, en el hogar o en comercios minoristas. El negocio internacional de Trek también ha crecido rápidamente con la compañía expandiendo sus operaciones a 17 oficinas establecidas alrededor del mundo. «Tener una buena conectividad y experiencia en reuniones digitales es fundamental para que nuestra forma de trabajar sea un éxito», afirma Nathan Pieper, Director de Aplicaciones de Negocio y Colaboración de TI de Trek. La capacidad de reunión de Teams «fue la zanahoria que hizo entrar a la gente», dice Pieper. «La adopción de los equipos creció porque la gente la usaba, les decía a otros que la usaran, y los invitaba a las reuniones en línea».

Un equipo de alto rendimiento puede hacer lo que de otra manera sería imposible. Y con Teams, no hay límite a lo que tu y tu equipo puede lograr en el trabajo. Para mejorar el trabajo en equipo en tu organización, consulta la guía digital de trabajo en equipo en la página principal de Art of Teamwork. Y si aún no estás usando Teams, ¡empieza hoy mismo!

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El software Teams de Microsoft incorpora nuevas e ingeniosas funciones de teleconferencia para dar envidia a los usuarios de Slack

Microsoft celebra dos años de Teams con nuevas características

Microsoft está celebrando el segundo aniversario de su lanzamiento de Teams de Microsoft con algunas características nuevas impresionantes para rivalizar con Slack. El fabricante de software tiene ahora más de 500.000 organizaciones que utilizan Teams de Microsoft, incluyendo 91 de las 100 de la lista Fortune. Esto se debe al hecho de que Microsoft agrupa Teams con sus suscripciones a Office 365, lo que la convierte en una opción atractiva para las empresas que ya pagan por el conjunto de aplicaciones de Office.

Aún así, Teams de Microsoft está creciendo y rivalizando con Slack al mismo tiempo, y la compañía ahora está añadiendo algunas características únicas para mejorar las reuniones en el servicio. Después de agregar el fondo borroso en Skype el mes pasado, Microsoft se basa en la característica de agregar fondos personalizables. Esto te permite unirte a una videollamada y fingir que estás en una oficina, en la playa o donde quieras. La función de fondos personalizados estará disponible a finales de este año y funcionará con cualquier imagen que desee utilizar.

LA NUEVA CARACTERÍSTICA DE PIZARRA DE MICROSOFT ES LA ADICIÓN MÁS IMPRESIONANTE

La nueva característica más impresionante es la que resolverá las interacciones de la pizarra en las reuniones con participantes remotos. Microsoft ha desarrollado una forma de enmascarar a alguien que dibuja en una pizarra física, permitiendo a los miembros de la reunión remota ver la pizarra física cuando está en uso. Esto funciona utilizando cualquier cámara web normal, e incluso capturará la pizarra física e importará digitalmente a Teams de Microsoft para que los trabajadores remotos puedan participar en reuniones o para que el contenido de la pizarra se pueda archivar y utilizar en el futuro. Microsoft está permitiendo que los probadores de equipos accedan a esta nueva función como parte de una vista previa pública antes de que se despliegue de forma general.

Los subtítulos en directo también está llegando a las reuniones de Teams de Microsoft, mejorando la accesibilidad para que los participantes sordos o con problemas de audición puedan leer los subtítulos de los oradores en tiempo real. Esto también es útil si está trabajando desde un lugar ruidoso y cuesta entender lo que dice un orador en particular, ya que los subtítulos se mostrarán en la reunión. Pronto estará disponible una vista previa en inglés de esta función, y Microsoft planea incluir la traducción en las reuniones en algún momento en el futuro.

La última gran novedad que llega a Teams de Microsoft es Live Events. Esto permitirá a los usuarios transmitir una reunión o evento a un máximo de 10.000 personas. Los espectadores no necesitarán una cuenta de Microsoft Teams para ver las transmisiones, e incluso podrán participar con preguntas y respuestas en vivo. Puede verse como el propio servicio de Facebook Live de Microsoft que se utilizará principalmente para reuniones de trabajo y eventos. Microsoft también lanzó recientemente un servicio similar con LinkedIn.

Microsoft sigue probando sus canales privados seguros para Teams de Microsoft, y deberían estar disponibles a finales de este año. Los canales privados permitirán a los administradores restringir los canales sin necesidad de crear equipos separados, y es una función muy solicitada por los usuarios actuales de los equipos. Microsoft está actualmente probando esto internamente y con algunos clientes externos selectos.

Todas estas características se suman a un gran impulso de Microsoft para diferenciar su producto Teams de Slack. El principal rival de Microsoft está valorado en unos 5.100 millones de dólares, y el año pasado adquirió a su rival HipChat para cerrar el servicio y migrar usuarios a su propio servicio de chat. Slack también ha estado mejorando su servicio en los últimos años, incluyendo un nuevo modo oscuro, búsqueda mejorada y canales compartidos.

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