¿Cómo trasladar a decenas de miles de empleados a un trabajo remoto durante la noche? Con el brote de COVID-19 extendiéndose por todo el mundo, esa era la gran pregunta que se hizo Microsoft la semana pasada. Entonces, el miércoles pasado, Microsoft envió un correo electrónico que pedía a aproximadamente 50.000 empleados de Microsoft en el área de Seattle que trabajaran desde casa si podían. Al final del día del jueves, el chat subió un 50 por ciento semana tras semana y las reuniones subieron un 37 por ciento. Y también se está viendo un aumento en el uso entre los clientes, ya que los trabajadores de todas partes se adaptan a reunirse, chatear y colaborar exclusivamente en línea. Microsoft quiere ayudar a todos a enfrentar este desafío. Con el uso intensivo de Teams, por ejemplo en Olivia hemos aprendiendo sobre las mejores formas de hacer que el trabajo desde casa sea productivo y saludable.
Una nota rápida antes de seguir leyendo: Estos consejos son parte del esfuerzo continuo de Microsoft para ayudar a todos a mantenerse conectados y productivos durante este tiempo difícil. La semana pasada, Microsoft compartió cómo los individuos y las organizaciones pueden obtener Teams de forma gratuita, junto con el plan integral para mantener los servicios funcionando sin problemas durante esta crisis. También Microsoft ha compartido historias increíbles de clientes y empleados de todo el mundo, incluyendo profesores y estudiantes de Hong Kong que utilizan la tecnología para realizar sorprendentes innovaciones de aprendizaje electrónico y clientes de China y sus alrededores que también han encontrado formas inteligentes de mantener el trabajo en movimiento. Pero los clientes también están pidiendo orientación sobre el cambio al trabajo a distancia. Microsoft seguirá proporcionando consejos, información e inspiradoras historias de clientes durante todo el brote.
Empezando…
Al pasar a un trabajo a distancia, unos cuantos hábitos clave te prepararán para el éxito.
Configura tu espacio de trabajo
Si no tienes una oficina en casa, no te preocupes. Todavía puedes trabajar desde casa de forma productiva. De hecho, se diseñó Teams como una oficina virtual que puedes llevar a cualquier lugar. Aunque no tengas una impresora, archivos físicos o un teléfono de escritorio en casa, puedes sacar documentos directamente en Teams, almacenar archivos de forma segura donde las personas adecuadas puedan acceder a ellos y saltar rápidamente a las llamadas y reuniones. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en casa donde puedas ser productivo y señalar que estás en el modo «no molestar». Un rincón para el desayuno, un rincón tranquilo del dormitorio, una mesa de juego infrautilizada en la sala de recreo, cualquier área de enfoque puede servir como espacio de trabajo. Y no te preocupes si se ensucia un poco durante el día, siempre puedes usar el desenfoque de fondo durante las reuniones de vídeo para que tus compañeros de equipo se centren sólo en ti.
Comunicar, comunicar, comunicar
Aunque muchos de nosotros trabajamos desde casa al menos parte del tiempo, todavía dependemos de ritmos y horas centrales que se construyen alrededor de nuestra presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, el ritmo diario puede cambiar. Esto es especialmente cierto para aquellos de nosotros que equilibramos el trabajo y el cuidado de los niños. Comunica claramente tus horas de trabajo a tus compañeros y colaboradores para que sepan cuándo deben llegar a ti. También puedes establecer un mensaje de estado en los equipos para compartir esta información de forma proactiva.
Además, hazte el hábito de ofrecer informes de progreso frecuentes a tus compañeros de equipo. Las compañías totalmente remotas tienden a enfatizar la documentación, ya que es una forma clave de mantenerse conectado cuando trabajan separados. Recomendamos publicar las actualizaciones, los conocimientos y los recursos útiles que haya descubierto en los canales de Teams, para que tus compañeros de equipo puedan mantenerse conectados con lo que estás haciendo incluso sin el beneficio de una conversación casual en el pasillo. Más tarde, podrán buscar dentro del canal ideas o contenidos cuando los necesiten.
Dirigir reuniones efectivas
Confía en las reuniones en línea
En ausencia de una sala de conferencias física, reunir a todos puede parecer el mayor desafío de trabajo a distancia de todos. Al trasladar las reuniones a Teams, asegúrate de que todas las reuniones tengan una opción de «unirse» virtual para crear una sala de conferencias en línea. Además, sugerimos que todos los participantes enciendan el video si se sienten cómodos para hacerlo. La interacción cara a cara es muy importante para que todos se sientan conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas para elegir, así como dispositivos cómo auriculares y altavoces para asegurarse de que tú y tus compañeros de trabajo siempre puedan comunicarse con claridad.
Se consciente e inclusivo
Pasar a las reuniones online puede eliminar algunas de las pistas visuales en las que confiamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas en conferencia abarrotadas pueden dificultar que la gente comparta sus opiniones. El organizador de la reunión debe hacer frecuentes pausas para invitar a los asistentes a hacer preguntas y recordarles que también pueden usar la ventana de chat de la reunión para compartir sus pensamientos.
Grabar tus reuniones
Para compensar la falta de tiempo cara a cara, algunos trabajadores remotos programan reuniones adicionales para mantenerse en contacto con los clientes, socios y compañeros de trabajo. Las dobles reservas pueden ser difíciles de evitar. Si tu organización lo permite, graba las reuniones en Teams para que los compañeros de trabajo puedan ponerse al día más tarde. Si no puedes asistir, recuerda al organizador que registre en tu ausencia. La transcripción generada automáticamente también es súper útil cuando tratas de recordar información cubierta en una reunión a la que has asistido. ¿Quieres saber más sobre las reuniones de Teams? Aprende más consejos aquí.
Mantenerse conectado
Compensar la falta de charla en el pasillo
Muchos trabajadores remotos encuentran que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Las charlas en el refrigerador de agua o en el estante de los bocadillos no sólo nos mantienen conectados, sino que a menudo sacan a la superficie información importante o ideas que no habríamos adivinado. Sea deliberado acerca de alcanzar y conectar con sus compañeros de trabajo. Piensa en los mensajes de chat como tu enfriador de agua virtual y ponte a tí mismo un recordatorio para comprobar con la gente regularmente. Los emoticonos, GIF y las pegatinas son una forma divertida de mantener la charla divertida y ligera.
Reúne al equipo
Trabajar a distancia puede sentirse como un aislamiento. Como líder, es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna virtualmente. Mantén tu cadencia de reuniones o almuerzos de equipo regulares, sólo hazlos en línea. Utiliza el canal «General» en Teams para discusiones que puedan ser de interés para todos. Para grandes tormentas de ideas puedes usar la aplicación Microsoft Whiteboard, que proporciona un lienzo digital infinito para que los participantes de la reunión puedan idear y colaborar directamente en los equipos. También sugerimos a los líderes de los equipos que descarguen la Crisis Communication Power App. Puedes usar esta aplicación personalizable para informarte a ti mismo y a tu equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.
¡Diviértete!
Con todos los cambios que vienen con el traslado al trabajo a distancia, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que puedes hacer dentro de Teamss para que la gente se sienta positiva y comprometida. Compartir noticias e historias en el chat del equipo, o hacer un concurso de fotografía. Uno cliente de Teams de educación en China organizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó ser particularmente popular.
Entendemos que cada individuo y equipo trabaja de manera diferente. Pero esperamos que los consejos os ayuden a manteneros productivos y conectados mientras os adaptáis a una nueva forma de trabajo. En Olivia os podemos ayudar a empezar a trabajar con Teams, sólo ponte en contacto con nosotros y te ayudamos en el paso al trabajo a distancia.
¡Preáparate para el trabajo a distancia! Descarga la lista de control de trabajo remoto y compártela con tus compañeros de equipo.
Lista de control de trabajo a distancia:
- Configura tu espacio de trabajo
- Comunícate a menudo
- Mantén los límites saludables
- Confiar en las reuniones en línea
- Se consciente e inclusivo
- Graba tus reuniones
- Compensa la falta de charla en el pasillo
- Reúne al equipo
- ¡Diviértete!
