El 2025 ha mantenido el listón alto en volatilidad: la OCDE constata un entorno aún restrictivo de financiación para PYMEs y un repunte de la inflación prevista, factores que obligan a vigilar márgenes al minuto. En paralelo, los indicadores europeos muestran oscilaciones de incertidumbre que impactan en inversión y confianza.
En este contexto, Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) se ha consolidado como el ERP en la nube que mejor encaja con la necesidad de visibilidad inmediata y decisiones rápidas en pequeñas y medianas empresas. Su arquitectura cloud, su integración nativa con Power Platform/Power BI y sus módulos financieros permiten pasar de “cerrar el mes” a “gestionar por señales” en tiempo real.
Del dato disperso al control de costes por señales
El primer paso para controlar costes es ordenar el dato. En Business Central, Cost Accounting y Dimensiones permiten asignar cada apunte a centros de coste, proyectos, productos o clientes y analizar rentabilidad sin multiplicar cuentas contables. Configurar estas estructuras bien desde el inicio es lo que habilita vistas por línea, cliente o canal y, sobre todo, decisiones tácticas diarias (¿qué paro, qué acelero, qué ajusto?).
Con esa base, la empresa obtiene informes de costes y márgenes actualizados, no una foto de fin de mes, gracias a la unificación de registros en el ERP y a su conector directo con Power BI para cuadros de mando financieros, operativos y de cash.
Alertas que evitan “sangrados” silenciosos
Controlar costes en incertidumbre no va solo de mirar informes; va de detectar desvíos en el instante. Aquí BC ofrece dos palancas:
- Workflows y aprobaciones nativas: disparan revisiones cuando un importe, descuento o cambio de proveedor supera umbrales definidos. El nuevo modelo de aprobaciones con plantillas y Power Automate facilita orquestar reglas sin desarrollo.
- Power Automate: convierte cualquier condición (p. ej., “pedido con margen < X%” o “albarán con coste > presupuesto”) en notificaciones a Teams/Email o en bloqueos de proceso. La integración está soportada oficialmente y reduce el tiempo entre el evento y la reacción.
¿Resultado? Menos filtraciones de margen por descuentos no autorizados, servicios sobredimensionados o compras fuera de política.
Rentabilidad por proyecto, cliente o SKU (de verdad)
A efectos de dirección, la pregunta clave no es “¿ganamos dinero?”, sino “¿con quién y dónde lo ganamos?”. BC responde con:
- Dimensiones para etiquetar transacciones (proyecto, cliente, canal, familia de producto, obra…).
- Esquemas/Informes de costes para cruces dinámicos (p. ej., margen por proyecto vs tipo de servicio vs consultor).
- Power BI embebido o externo para KPI de rentabilidad y drill-down hasta el asiento.
Esto permite redirigir recursos hacia lo que aporta margen hoy, no hacia lo que creíamos rentable el trimestre pasado.
Forecasting para decidir rápido: ventas, inventario y cash
La gestión en épocas inciertas exige prever para maniobrar. BC incorpora tres piezas muy prácticas:
- Previsión de ventas e inventario con Azure AI: a partir del histórico, sugiere demanda y riesgo de rotura para ajustar compras y lotes mínimos (útil cuando el capital es caro).
- Cash Flow Forecast (con opción Azure AI): genera previsiones de tesorería cortoplacistas combinando pedidos abiertos, presupuestos y vencimientos, y puede apoyarse en ML para mejorar la estimación.
- API/modelo de forecasting: para escenarios avanzados y control de exactitud si queréis llevarlo a un nivel más técnico.
La clave no es “predecir el futuro”, sino detectar pronto el desvío y ajustar compras, precios o capacidad antes de que te coma el margen.
El impacto típico que vemos en clientes BC en escenarios así: decisiones de recorte/ajuste una o dos semanas antes, lo que preserva 1–3 puntos de margen anualizado cuando hay volatilidad en demanda o costes (estimación basada en prácticas comunes; el efecto exacto depende del mix de negocio y disciplina de uso).
Por qué esto importa hoy (y no “cuando haya tiempo”)
La financiación sigue estrecha y el coste del dinero no ha vuelto a niveles “de 2019”; los shocks externos van para largo. Las PYMEs que institucionalizan control de costes en tiempo real y reacciones automáticas navegan mejor: gastan donde rinde, paran donde sangra y ajustan antes de que duela la caja. Los datos de OCDE y la lectura de clima PYME en Europa justifican la urgencia de profesionalizar el control ahora, no en el próximo presupuesto.
En Olivia somos especialistas en Dynamics 365 Business Central y trabajamos precisamente estos casos: modelado de costes/dimensiones, cuadros de mando con Power BI, alertas con Power Automate y forecasting conectado a decisiones del día a día. Si quieres pasar de “reportar” a “dirigir por señales” en 6–8 semanas, hablemos y te enseñamos cómo lo están resolviendo empresas de tu tamaño.
