Cuando salta una incidencia de calidad y necesitas media mañana para saber qué lotes están afectados, el problema no es tu equipo: es tu sistema. Fabricantes que han pasado de hojas de cálculo a un ERP moderno como Dynamics 365 Business Central han reportado reducciones significativas de exceso de inventario y mejoras claras en la exactitud de los pedidos, precisamente porque planifican producción y cadena de suministro desde una única fuente de datos.
Este artículo está pensado para ti si llevas operaciones en una bodega o en una planta de fabricación y quieres tres cosas muy concretas: producir con criterio, tener trazabilidad por lotes “audit-able” y mejorar el servicio al cliente sin añadir más trabajo administrativo.
Qué necesita de verdad un responsable de operaciones (y qué le debe dar el ERP)
Olvídate del discurso genérico de “transformación digital”. En una bodega o fábrica lo que importa es mucho más sencillo: saber qué producir, con qué lotes de materias primas y cuándo, sin vivir permanentemente en modo bombero; tener claro qué pedidos podrás servir a tiempo antes de que te llame el comercial o el distribuidor; y poder responder a cualquier auditoría o reclamación de calidad con trazabilidad completa, del proveedor al cliente final. Si tu ERP no te da eso, lo único que tienes es un sistema caro de contabilidad ampliada.
Dynamics 365 Business Central está pensado precisamente para cubrir ese hueco en fabricantes y bodegas: combina planificación de producción (MPS/MRP), gestión de inventario, capacidad y trazabilidad por lotes en un solo modelo de datos, de forma que ventas, compras, almacén, calidad y producción trabajan sobre la misma realidad, no sobre versiones distintas de un Excel.
Cómo planifica Business Central: del pedido de venta al orden de fabricación
En Business Central, la planificación gira en torno a dos motores: el Master Production Schedule (MPS) y el Material Requirements Planning (MRP). El MPS se ocupa de la demanda de producto terminado: pedidos en firme, previsiones de ventas, stock de seguridad y acuerdos comerciales prioritarios. El MRP baja al detalle: calcula qué materias primas, semielaborados y componentes harán falta, en qué fechas y en qué cantidades, teniendo en cuenta BOMs, rutas y tiempos de suministro.
Para una bodega, esto significa que los pedidos de vino embotellado, bag-in-box o granel alimentan el MPS, que a su vez genera propuestas de órdenes de producción y de compra ajustadas al calendario, a la disponibilidad de depósitos y a la realidad de tu cadena de suministro. El MRP, por su lado, asegura que los lotes de vino base, tapones, etiquetas, cajas, cápsulas o ingredientes auxiliares estén disponibles cuando toca, sin necesidad de que el planificador haga malabares en hojas de cálculo.
La ventaja clave es que estas propuestas no se generan en el vacío: se calculan en la Planning Worksheet, donde puedes simular escenarios, revisar mensajes de acción (adelantar, retrasar, cancelar, dividir órdenes) y, solo cuando tiene sentido, convertirlos en órdenes reales con un par de clics. Dejas de recalcular fórmulas y pasas a tomar decisiones sobre datos consistentes.
Trazabilidad por lotes: del viñedo o proveedor al cliente que recibe la caja
En bodegas y fabricantes de alimentación, la trazabilidad por lotes ya no es solo un requisito normativo: es una parte de tu propuesta de valor. Si no puedes demostrar qué has servido a quién y con qué materias primas, tu capacidad de respuesta ante una crisis se desploma.
Business Central permite trabajar con lotes en todas las fases: cuando recepcionas materias primas, cuando las consumes en producción, cuando generas producto terminado y cuando lo envías al cliente. Cada movimiento, entrada de proveedor, consumo en orden de fabricación, traspaso entre almacenes, expedición de pedido, puede llevar asociado un lote, una fecha de caducidad, un estado de calidad y, si lo necesitas, datos adicionales como depósitos de origen, certificaciones o analíticas.
En la práctica, esto significa que, ante una incidencia de calidad, puedes llegar muy rápido a tres respuestas críticas: qué lotes de producto terminado han podido quedar afectados, a qué clientes se han enviado y qué materias primas o depósitos tienen en común esos lotes. Desde ahí, puedes decidir si bloqueas un lote, una partida o una familia completa, documentar la investigación y comunicarte con tus clientes con información precisa, no con estimaciones.
Menos tareas manuales, más servicio al cliente
La mayor parte del tiempo perdido en operaciones no está en la línea ni en la bodega, sino en la oficina: rehacer planes, cuadrar inventarios, reconstruir trazabilidad cuando alguien pide un informe especial. Un sistema como Business Central recorta esa carga justo ahí, porque la información de planificación, inventario y lotes se registra en origen y se reutiliza en informes y consultas sin volver a teclearla.
Por ejemplo, cuando un comercial pregunta si podrá servir un pedido grande para una promoción, no necesitas montar un Excel express: puedes ver la disponibilidad por evento, que combina stock actual, órdenes en curso, previsiones y restricciones de capacidad. Si un lote se bloquea por calidad, el sistema lo excluye automáticamente de la planificación y del picking, evitando que producción o almacén lo usen por error. Y si un cliente grande quiere su histórico de lotes servidos en los últimos dos años, el informe nace de los movimientos que ya se han ido registrando día a día, no de una investigación a mano.
Todo esto no solo te ahorra horas, sino que mejora tu servicio: es mucho más sencillo dar fechas fiables, comprometerte a entregas OTIF (On Time In Full) y sostenerlas en el tiempo cuando la planificación y la trazabilidad están integradas en el mismo modelo.
OTIF, merma y costes: convertir la planificación en decisiones de negocio
Planificar mejor está bien; poder demostrarlo en indicadores que entienda dirección es otra liga. Con Business Central como base de datos y Power BI como capa de análisis, puedes construir cuadros que liguen directamente tu planificación con resultados: OTIF por cliente, gama o país; mermas por línea, formato o turno; desviaciones de coste estándar vs coste real por producto o por lote.
En una bodega, esto puede significar detectar que un determinado formato tiene sistemáticamente más merma o más incidencias de calidad y replantear el proceso o el proveedor; ver qué clientes concentran la mayor parte de tus entregas fuera de plazo y revisar con ventas si el modelo de servicio que se les ha prometido es realista; o descubrir que ciertas combinaciones de producto y país parecen rentables en tarifa, pero no lo son cuando se ponderan los costes reales de producción, almacenamiento y transporte.
La gracia de tenerlo todo en un mismo ecosistema (Business Central + Power Platform + Microsoft 365) es que no te quedas en el informe pasivo: puedes lanzar alertas cuando un indicador se sale de umbral, automatizar notificaciones de cambio de fechas de entrega o estructurar aprobaciones cuando un planificador necesita romper una regla de servicio para un pedido crítico.
Buenas prácticas específicas para bodegas y fabricantes
Más allá de la herramienta, lo que marca la diferencia es cómo la encajas en tu realidad. En bodegas y fabricantes, hay varias decisiones que conviene tomarse en serio desde el inicio. La primera es modelar bien la planta: centros de trabajo, líneas, depósitos, recursos alternativos y calendarios deben reflejar cómo trabajáis de verdad, incluyendo restricciones de limpieza, cambios de formato o tiempos de estabilización. Si el modelo simplifica demasiado la realidad, el plan siempre parecerá “teórico” y nadie se lo creerá.
La segunda es tratar la política de lotes como una decisión estratégica, no como un detalle técnico. Definir cómo numeras lotes, qué reglas de FEFO/FIFO aplicas, cuándo permites mezclar lotes, cómo gestionas los bloqueos de calidad y qué información adicional registras por lote tiene impacto directo en tu capacidad de trazabilidad y en tu flexibilidad operativa. En bodegas, por ejemplo, la mezcla de vino de distintos depósitos o añadas exige un modelo claro para reconstruir el árbol de trazabilidad y explicar a un auditor qué ha pasado con cada partida.
La tercera es empezar pequeño pero bien. En lugar de intentar “encender todo Business Central” a la vez, suele funcionar mejor elegir una familia de producto o una línea de producción representativa e implantar ahí el ciclo completo: planificación con MPS/MRP, gestión de lotes, consumo en planta, expedición, indicadores básicos de OTIF y merma. Cuando ese circuito funciona, el aprendizaje se reutiliza en el resto de líneas y el equipo deja de ver el ERP como un experimento IT y pasa a verlo como una herramienta de trabajo diaria.
Por último, elegir un partner que conozca Business Central y tu sector no es un lujo, es un acelerador. La diferencia entre una parametrización genérica y una que respeta las particularidades de tu bodega o proceso productivo se nota en cómo se comporta la planificación, en si los lotes se gestionan como pide auditoría y en si el sistema ayuda o estorba en campaña alta.
Del Excel de supervivencia al planificador que te da ventaja competitiva
Seguir gestionando la producción por lotes y la cadena de suministro con Excels, WhatsApps y llamadas de “oye, mueve esto a la semana que viene” puede funcionar mientras el volumen es limitado y el equipo se deja la piel, pero no escala y no protege tu marca cuando hay un problema serio de calidad o un cliente clave pasa a la lupa tus niveles de servicio. Business Central no va a planificar por ti, pero sí puede darte algo que hoy te falta: una visión coherente de demanda, producción, inventario, lotes y servicio al cliente sobre la que sí se puede tomar decisiones con criterio.
Si en tu bodega o planta ya habéis llegado al límite del Excel de supervivencia, quizá el siguiente paso no sea un mega proyecto de años, sino un piloto muy concreto: una línea, una gama, unas reglas de lotes bien definidas y unos KPIs que todo el mundo entienda. A partir de ahí, la pregunta ya no es si un planificador de producción y una cadena de suministro integrados en Business Central funcionan, sino cuánto tardas en extender ese modelo al resto del negocio antes de que lo haga tu competencia.
