En Olivia queríamos simplificar nuestro entorno de TI con objeto de supervisar mejor nuestros proyectos, mejorar la comunicación interpersonal y facilitar el intercambio de información en base a implementar prácticas colaborativas entre los miembros de nuestros equipos de trabajo. Tras la implantación de Microsoft Office 365, en Olivia pasamos menos tiempo en la gestión de software y licencias, nuestros consultores colaboran de forma eficiente y productiva en documentos incluso estando offline, hemos recortado a casi la mitad los costes de cada buzón de correo y reducido también en casi un 30% el tiempo asignado a tareas diarias propias de TI.
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“El modelo económico de Microsoft Office 365 es muy beneficioso para nosotros, ahora añadimos o quitamos licencias y buzones de correo según los necesitamos, lo que hace nuestro negocio mucho más ágil y flexible” | |
| Frederic Barberà Director de Olivia |
En Olivia, la inquietud por identificar oportunidades de mejora para nuestros clientes, y ofrecerles soluciones integradas y personalizadas que favorezcan su productividad y les diferencien de sus competidores, nos hace estar constantemente a la búsqueda de herramientas de última tecnología. En particular, para uso interno de Olivia, buscábamos una fórmula que nos posibilitara estar más cerca de los clientes, mientras se minimizaran los costes internos, y se maximizara la productividad. «Necesitábamos una forma más consistente y eficiente de gestionar y supervisar nuestros proyectos, de almacenar la información asociada a ellos, y comunicar y compartir la información con empleados y clientes» comenta Carles Bonet, Director de Consultoría y Expansión de Olivia Consulting.
En ese sentido decidimos explorar soluciones Cloud para nuestra propia infraestructura de TI, y además con el fin de evaluar la forma en que esas soluciones podían proporcionar valor a nuestros clientes. Con consultores trabajando en equipos de proyecto «virtuales» desplazados fuera de la oficina, se quería mejorar la comunicación y colaboración para que los consultores pudieran seguir superando las expectativas de los clientes en el suministro de nuestros servicios. Algunos consultores ya utilizaban con anterioridad algunas herramientas de mensajería instantánea o de conferencia de proveedores diversos, pero carecíamos de consistencia en toda la organización. Además, aquellas herramientas no se integraban con las aplicaciones que los consultores utilizan cada día en la ejecución del proyecto y la colaboración en equipo, como Microsoft Office y Microsoft SharePoint Server. Carles Bonet añade: «Descubrimos que la falta de consistencia en las herramientas de comunicación en tiempo real que utilizaba la gente hacía más difícil que los miembros de los equipos, desplazados o no, obtuvieran el soporte unos de otros para responder o atender rápidamente a nuestros clientes».
El lanzamiento
A lo largo del último trimestre de 2012, y tras un detallado proceso de evaluación, Olivia inició el proceso de adopción de las herramientas de productividad de Microsoft Office 365 en la nube. Microsoft Office 365 reúne las conocidas aplicaciones de Microsoft Office con la potencia de los servidores de productividad de Microsoft que garantizan una solución conectada, en línea 24/24 y 365/365.
En Olivia adoptamos Microsoft Exchange Online como solución de correo electrónico y mensajería empresarial, Microsoft SharePoint Online para compartir archivos y colaboración, y Microsoft Lync Online para mensajería instantánea, ampliada con conferencias y con capacidades para la gestión de presencia. Incorporamos además Office 365 para empresas, que incluye las licencias de Microsoft Office Professional Plus, que incluye el conjunto de todas las conocidas aplicaciones de Microsoft Office que se entregan como un servicio de suscripción. Para nuestros consultores y colaboradores móviles implantamos Lync Online y Microsoft SharePoint Workspace, un componente de SharePoint Online que permite el acceso de los empleados a los documentos disponibles incluso estando offline.
Un caso destacable ha sido la utilización de Microsoft SharePoint Online para soportar el proceso de certificación ISO 9000 de Olivia. «Microsoft SharePoint Online es una óptima solución, cuyas capacidades de Publicación, Workflow y Versionado de documentos nos permite gestionar toda la documentación que soporta los procesos normalizados de la compañía de acuerdo a nuestro Sistema de Calidad» comenta Josep María Muntané, responsable del Sistema de Calidad de Olivia.
Resultados
En definitiva, tras un análisis retrospectivo de nuestra experiencia con la implantación de Microsoft Office 365, podemos concluir en que hemos obtenido los siguientes beneficios:
- Costes más bajos y licenciamiento más sencillo.
Office 365 está ayudando a Olivia a reducir los costes de diferentes. En primer lugar, el coste por buzón. «La economía de Exchange Online superan con creces la que se obtiene con un proveedor alojado, y no digamos ya la de una instalación in-house», dice Frederic Barberà. Además ahora podemos utilizar Office 365 para consolidar las licencias de software de múltiples proveedores, reduciendo aún más la complejidad administrativa y los costes. - Comunicación y colaboración más eficiente.
Con Office 365, los empleados de Olivia disponen ahora de un conjunto más amplio de herramientas de comunicación y colaboración, lo cual es esencial para el negocio. Carles Bonet afirma: «Tenemos gente que está desplazada en clientes o entrando y saliendo de la oficina todo el día, y tenemos que mantenernos en contacto, tanto con ellos como con nuestros clientes. Y tanto el coste, como la integración con el escritorio del empleado mucho más atractivo con Lync Online que con GoToMeeting, por ejemplo». Además, ahora utilizamos SharePoint Online para almacenar y colaborar internamente con documentos, y vemos ya la posibilidad de permitir el acceso externo como un componente especialmente importante para el futuro. «En nuestro entorno anterior, no estábamos utilizando todas las tecnologías y capacidades de SharePoint», comenta Jakub Vanak, Software Engineer en Olivia. «Ahora, hemos pasado todo el almacenamiento de archivos de proyectos a SharePoint Online, y estamos usando SharePoint Workspace que nos permite copiar fácilmente archivos y trabajar con ellos sin conexión, lo que ahorra varios minutos al día». - Mayor productividad y crecimiento empresarial.
Olivia utiliza ahora Office 365 para ayudar a sus empleados a ser más productivos. Frederic Barberà confirma: «Para pequeñas empresas como la nuestra, tener la posibilidad de configurar empleados y gestionar su software desde un solo lugar, de forma centralizada, es un beneficio importante porque nos libera de una importante carga administrativa». Carles Bonet nos cita un ejemplo concreto: «Hace poco contratamos a un nuevo colaborador a nuestra organización. Se incorporó un lunes a las 9h00, compramos su suscripción, creamos su cuenta, y él mismo se descargó e instaló su cliente de correo, Lync y todo lo necesario para empezar a trabajar en Office 365. A las 10h30 de la mañana estaba trabajando. Un importante aumento de productividad respecto al proceso que teníamos antes.»
