Todo lo que Puedes Hacer con Dynamics 365 Sin Saber Programar

¿Sabías que un 75% de las grandes empresas ya usan herramientas low-code para automatizar y digitalizar procesos, ahorrando hasta 200 horas anuales de tareas repetitivas por empleado? Esta transformación está permitiendo que cualquier profesional, sin conocimientos técnicos, dé forma a su propio entorno digital dentro de Dynamics 365.

Dynamics 365 ya no es solo terreno para técnicos o programadores. Gracias a Power Platform, cualquier usuario puede orquestar automatizaciones, construir informes de datos y personalizar pantallas de forma visual, intuitiva y enfocada al día a día de cualquier negocio.

Automatiza, visualiza y personaliza: la revolución “sin código” es real

En el pasado modificar procesos o crear nuevas funcionalidades dependía por completo del departamento de sistemas. Hoy, la historia ha cambiado. Power Automate, Power BI y las herramientas de personalización de Dynamics 365 empoderan al usuario final y convierten tareas complejas en rutinas sencillas, flexibles y seguras.

Un ejemplo claro: Power Automate permite configurar flujos automáticos para notificar a Teams cuando se cierra una oportunidad de venta, crear registros desde correos de Outlook o actualizar SharePoint con una sucesión gráfica de acciones. Muchas organizaciones ya han conseguido reducir el tiempo de procesos clave hasta un 27% y obtener importantes ahorros en costes.

La integración natural con Power BI lleva todo un paso más allá: puedes visualizar en tiempo real cualquier dato relevante: ventas, inventario, evolución de proyectos y tomar el control de la estrategia del negocio con un solo clic, sin necesidad de conocimientos avanzados en BI. Además, la plataforma te permite adaptar pantallas y formularios con herramientas gráficas, para que cada equipo trabaje a medida según las necesidades de su sector y su realidad diaria.

Ejemplos concretos de uso (sin programar)

  • Configura avisos y aprobaciones automáticas para facturas, pedidos o vacaciones con Power Automate.
  • Añade visualizaciones interactivas y cuadros de mando sobre ventas, compras o inventario con Power BI de manera intuitiva.
  • Adapta pantallas y registros: añade nuevos campos, reorganiza la información, crea paneles temáticos sin escribir código.
  • Diseña pequeñas apps para capturar datos, gestionar incidencias o solicitudes internas con Power Apps, fácilmente y en cuestión de minutos.

Las claves del éxito con Dynamics 365 sin saber programar

La clave no es solo acceder a la tecnología, sino usarla con inteligencia y estrategia. Por eso, se recomienda:

  1. Analizar qué optimizar: Identificar tareas repetitivas o información esencial que necesitas siempre a mano.
  2. Explorar plantillas y recursos: Power Platform dispone de plantillas y videotutoriales para cada sector y necesidad.
  3. Probar, adaptar y evolucionar: Empieza con alguna automatización, visualización o ajuste sencillo e incrementa el nivel según ganes confianza.
  4. Aprovechar el soporte experto: Empresas como Olivia te asesoran, forman y acompañan para que la transformación digital sea ágil, segura y totalmente alineada con tu negocio.

Cuando necesitas ir más allá: el valor de un partner especializado

Aunque las capacidades sin código de Dynamics 365 permiten que cualquier usuario transforme procesos y mejore el día a día, es importante reconocer que no todas las operaciones ni todas las integraciones complejas se pueden resolver sin conocimientos técnicos avanzados. Cuando necesitas conectar sistemas externos, diseñar flujos críticos para el negocio, escalar soluciones o resolver retos de seguridad y personalización avanzada, contar con un partner especializado como Olivia marca la diferencia.

Un partner experto asegura la correcta integración con otros entornos, la configuración profesional de automatizaciones críticas, el desarrollo de extensiones a medida y el acompañamiento continuo tras la implantación. Así, puedes disfrutar de la flexibilidad y potencia de Dynamics 365 a todos los niveles, con la garantía de mantener el sistema seguro, actualizado y siempre enfocado a tus objetivos reales.

Dynamics 365 y Power Platform están diseñados para que la innovación y la mejora continua estén al alcance de todos, pero el acompañamiento estratégico de un especialista es el puente para que tu empresa crezca y se adapte a cualquier desafío digital.

¿Quieres descubrir hasta dónde puedes llegar sin ser programador y también asegurarte de que nada frena tu crecimiento? Contáctanos y da el siguiente paso con Olivia: tu éxito digital está en las mejores manos.

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Olivia se integra en Algoritmia: Sumamos capacidades, ampliamos soluciones

Sumamos capacidades, ampliamos soluciones: Olivia se integra en Algoritmia para construir juntos el futuro de las soluciones inteligentes para la mediana-gran empresa, con visión global y proximidad local.

El 16 de julio marca el inicio de una nueva etapa estratégica dentro del grupo internacional TVH. Olivia, empresa referente en soluciones Microsoft para la mediana empresa, se integra oficialmente en Algoritmia, consolidando una alianza que refuerza su capacidad tecnológica, comercial y metodológica. Esta integración representa una apuesta firme por la innovación, la inteligencia artificial y la cercanía con el cliente, manteniendo a la vez la identidad y la experiencia que han hecho de Olivia un actor clave en el sector.

Con esta unión, Algoritmia y Olivia amplían conjuntamente su portafolio de soluciones holísticas Microsoft, sumando certificaciones, competencias y una trayectoria contrastada en implementaciones de Dynamics 365. Todo ello, con una visión global y el arraigo local que caracteriza al grupo TVH.

 

Nos une la voluntad de seguir transformando organizaciones desde la tecnología, con equipos expertos, metodologías contrastadas y un enfoque humano que pone a las personas, clientes y profesionales, en el centro de cada proyecto – People First, Tech Always

“Esta integración nos permite crecer sin perder nuestra esencia. Es una oportunidad para ofrecer más valor a nuestros clientes y afrontar nuevos retos con más fuerza y visión.” – Gemma Morera | CEO Olivia

“Sumar el talento y la trayectoria de Olivia nos permite acelerar nuestra visión como consultora tecnológica de referencia en el ecosistema Microsoft. Juntos, ampliamos capacidades, especialización y cercanía con el cliente.”– Toni Torra, CEO de Algoritmia

Con esta unión, reafirmamos nuestro compromiso de estar más cerca de ti, con más soluciones, más experiencia y una visión compartida de futuro.

Equipo de Dirección – Olivia & Algoritmia

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Business Central vs Holded: ¿Qué ERP gana en cada aspecto?

¿Sabías que más del 60 % de las pymes españolas consideran la automatización clave para digitalizarse? Si estás valorando entre una solución ligera como Holded o un ERP más robusto como Dynamics 365 Business Central, este artículo te da claridad. Además, te presentamos una tercera vía: Olivia Express, diseñada para que puedas escalar de forma ágil, sin romper tu presupuesto.

Funcionalidad y cobertura

Holded es ideal para pequeñas empresas que empiezan a digitalizar su facturación, contabilidad o ventas. Su interfaz es muy intuitiva, pero está pensado para procesos simples y poco volumen operativo.

Business Central ofrece una cobertura total: finanzas avanzadas, almacenes, compras, fabricación, proyectos, recursos humanos, multiempresa… Una solución corporativa de principio a fin.

Olivia Express se posiciona justo en medio: es Business Central, pero en versión paquetizada, económica y rápida de implementar. Ideal para dar el salto desde Holded sin asumir toda la complejidad de golpe.

Escalabilidad y personalización

Holded funciona bien para equipos de hasta 10–20 usuarios. A partir de ahí, pueden surgir límites funcionales o de rendimiento.

Business Central está pensado para crecer sin límites: múltiples sedes, empresas, idiomas, monedas, verticales sectoriales, etc.

Olivia Express es escalable desde el primer día. Puedes empezar con 3 usuarios y, si tu negocio crece, ampliar a toda la potencia de Business Central sin cambiar de plataforma ni rehacer procesos.

Integraciones y análisis inteligente

Holded se conecta con apps populares como Stripe, Google Workspace o Shopify.

Business Central se integra con todo el ecosistema Microsoft (Outlook, Teams, Power BI, Copilot, Power Platform…) y soluciones de terceros mediante conectores o API.

Olivia Express mantiene las integraciones clave y, si lo necesitas, permite escalar e integrar soluciones verticales a medida con el tiempo.

Soporte y experiencia de usuario

Holded ofrece soporte por chat y centro de ayuda online, pero sin consultoría asociada.

Business Central suele requerir una consultoría avanzada y personalizada.

Olivia Express es una propuesta diferente: incluye un equipo experto que te acompaña, formación específica, vídeos didácticos de Olivia Academy y un Service Desk cercano y humano para resolver dudas en el día a día.

Coste inicial vs valor a largo plazo

Holded: muy bajo coste mensual. Ideal para empezar.

Business Central: inversión más alta, pero con ROI superior a medio/largo plazo.

Olivia Express: la forma más económica de acceder a Business Central.

¿Qué plataforma elegir?

Criterio Holded Olivia Express Business Central
Facilidad de uso Muy intuitivo Guiado y adaptado Mayor curva de aprendizaje
Tiempo de implementación Inmediato 3–4 semanas 2–4 meses
Funcionalidad Básica Media-alta Completa
Escalabilidad Limitada Escalable Ilimitada
Soporte Chat y FAQ Consultores, vídeos, Service Desk Soporte 360º
Coste inicial Muy bajo Bajo Alto
  • Si necesitas salir del Excel y gestionar facturación sin complicaciones: Holded.
  • Si quieres profesionalizar tu gestión, con un ERP que te acompañe en el crecimiento sin una gran inversión inicial: Olivia Express.
  • Si tu empresa ya requiere procesos complejos, múltiples sedes o internacionalización: Business Central completo.

En Olivia llevamos más de 20 años ayudando a empresas a transformar su gestión con soluciones Microsoft. Sabemos que no todas las pymes pueden lanzarse a lo más complejo de entrada, pero todas merecen una solución que les permita crecer.

Por eso, te ofrecemos el camino más inteligente: empezar con Olivia Express y evolucionar hacia Business Central completo cuando tu negocio lo necesite.

Descubre más en: www.olivia.es/express

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Copilot en Dynamics 365 Business Central

El 89% de las organizaciones que adoptan herramientas de IA afirman mejorar su eficiencia operativa. ¿Y si te dijéramos que puedes aplicar esta revolución directamente en tu ERP? Microsoft Copilot ha llegado para transformar Dynamics 365, y en Olivia ya lo estamos implantando para ayudar a las empresas a trabajar de forma más inteligente, ágil y rentable.

La IA ya no es el futuro, es el presente (y se integra con Dynamics 365)

Microsoft Copilot no es solo una promesa futurista: es una realidad que está revolucionando la manera en que las empresas utilizan Dynamics 365 Business Central, Sales o Customer Service. Gracias a la inteligencia artificial generativa, los usuarios pueden:

  • Redactar correos, presupuestos o informes automáticamente con lenguaje natural.
  • Obtener recomendaciones inteligentes y en tiempo real sobre clientes, pedidos o inventario.
  • Ahorrar tiempo en tareas repetitivas y dedicarlo a lo que realmente importa: el cliente.
  • Visualizar datos en Power BI con solo hacer una pregunta en lenguaje natural.

¿Te imaginas poder preguntar “¿Cuál fue el producto más vendido este trimestre en Cataluña?” y obtener un informe automático, sin fórmulas ni clics? Con Copilot, ya es posible.

Cómo lo estamos haciendo realidad en Olivia

En Olivia llevamos más de 20 años ayudando a empresas de todos los sectores a digitalizar sus procesos con soluciones Microsoft Dynamics. Ahora, con la llegada de Copilot, damos un paso más: implantamos inteligencia artificial generativa dentro del ERP y el CRM para que la transformación digital sea aún más accesible.

¿Qué podemos hacer por ti con Copilot?

  • Activar y configurar Copilot en tu entorno Dynamics 365.
  • Formar a tu equipo para que saque el máximo partido desde el primer día.
  • Adaptar la IA a tus procesos de negocio: desde contabilidad hasta atención al cliente.
  • Desarrollar extensiones o Add-ons para integrar Copilot con otros sistemas y flujos de trabajo.

Y lo hacemos siempre con nuestro enfoque artesano: soluciones a medida, con atención al detalle, y con la cercanía que nos caracteriza.

Beneficios concretos para tu empresa

  • Mejora la experiencia del usuario, reduciendo tiempos de formación y errores.
  • Acelera la toma de decisiones con datos contextualizados y recomendaciones inteligentes.
  • Incrementa la productividad con automatización proactiva.
  • Refuerza la cultura de innovación en todos los departamentos.

Según datos de Microsoft, las empresas que adoptan Copilot logran ahorrar hasta 1,5 horas diarias por usuario. Imagina el impacto a final de mes.

¿Está tu empresa preparada para dar el salto?

La inteligencia artificial ha dejado de ser un lujo para convertirse en una ventaja competitiva imprescindible. Si quieres estar por delante, necesitas aliados que conozcan tu negocio y sepan cómo aplicar la tecnología. Y ahí es donde entra Olivia.

Desde nuestra unidad Olivia Express para microempresas hasta proyectos complejos de transformación digital, integramos Copilot en Dynamics 365 para que tu equipo trabaje con la misma facilidad con la que chatea en WhatsApp.

Da el primer paso: deja que la inteligencia artificial trabaje por ti

Pídenos una demo o una sesión de diagnóstico personalizada y descubre cómo Copilot puede integrarse en tus procesos. En Olivia, no solo implementamos tecnología: la convertimos en una aliada estratégica para tu empresa.

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ERP y Sostenibilidad: cómo optimizar recursos y reducir la huella de carbono con Business Central

¿Sabías que las tecnologías de la información son responsables de hasta un 4% de las emisiones globales de CO₂?

Y, sin embargo, también pueden ser parte esencial de la solución. Los sistemas ERP modernos como Microsoft Dynamics 365 Business Central no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también son herramientas clave para impulsar la sostenibilidad en las empresas.

En un momento en que consumidores, reguladores e inversores exigen compromisos reales con el medio ambiente, las organizaciones que no actúan corren el riesgo de quedarse atrás. Aquí es donde entra en juego el ERP como palanca para una gestión más ecológica, eficiente y responsable.

¿Qué puede hacer un ERP como Business Central por la sostenibilidad de tu empresa?

Adoptar un ERP no es solo una cuestión de digitalización. Es una apuesta estratégica por la optimización de procesos, la reducción de residuos y el control inteligente de los recursos. A continuación, exploramos las principales formas en que un ERP puede ayudarte a reducir tu huella de carbono y mejorar tu desempeño sostenible:

1. Digitalización de procesos = Menos papel, menos emisiones

  • Automatización de facturas, pedidos y albaranes.
  • Eliminación de archivos físicos y digitalización documental.
  • Integración con sistemas de firma electrónica y gestión documental (como los add-ons de Olivia).

2. Control de consumo energético y materiales

  • Monitorización en tiempo real del inventario y la producción para evitar sobrecostes y mermas.
  • Gestión eficiente de rutas logísticas, reduciendo desplazamientos innecesarios.
  • Integración con sensores IoT para medir el uso energético y detectar ineficiencias.

3. Reducción de residuos y control de la trazabilidad

  • Gestión de residuos por lotes, fechas de caducidad y ubicación.
  • Informes de sostenibilidad y trazabilidad para auditar la cadena de suministro.
  • Optimización de embalajes y control de procesos que generan residuos (ideal para industrias alimentarias o químicas).

4. Métricas ESG y reporting en tiempo real

  • Consolidación de KPIs ambientales: consumo energético, residuos, emisiones…
  • Informes automatizados para normativas como la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).
  • Cuadros de mando con Power BI para analizar el impacto ambiental y tomar decisiones basadas en datos.

El valor reputacional: lo verde también vende

La sostenibilidad no es solo una obligación moral o legal. Es un valor diferencial de marca. Las empresas que demuestran compromiso ambiental son percibidas como más innovadoras, responsables y confiables. Según un estudio de Deloitte, el 55% de los consumidores está dispuesto a pagar más por productos o servicios de empresas sostenibles.

Un ERP como Business Central, bien implementado por un partner especializado como Olivia, ayuda no solo a ser más verde, sino también a comunicarlo de forma efectiva.

Casos prácticos y aplicaciones reales con Olivia

En Olivia hemos visto cómo empresas que implantan Business Central con enfoque sostenible obtienen beneficios reales:

  • Fabricantes que reducen un 20% el desperdicio de materias primas gracias al control de producción y stock.
  • Empresas logísticas que optimizan rutas y ahorran más de un 15% en combustible.
  • Pymes que eliminan completamente el uso de papel en procesos de compras y facturación.

Además, con desarrollos propios como los add-ons de gestión documental o control de calidad, potenciamos aún más la sostenibilidad desde el ERP.

Sostenibilidad operativa, reputacional… y rentable

La sostenibilidad ya no es una opción. Es un factor estratégico para competir, cumplir con la regulación y construir una marca sólida. Un ERP como Business Central es la base tecnológica perfecta para avanzar en esta dirección.

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Cómo gestionar la complejidad empresarial con un ERP estándar

La presión competitiva y la acelerada digitalización obligan a las organizaciones a orquestar procesos cada vez más numerosos y cambiantes. Cuando el núcleo del ERP se llena de desarrollos a medida, la solución se vuelve frágil, costosa y difícil de evolucionar. La práctica demuestra que Microsoft Dynamics 365 Business Central, utilizado en su versión estándar y complementado únicamente con extensiones certificadas, cubre la mayoría de flujos complejos sin necesidad de una “jungla” de personalizaciones.

Cobertura funcional “de fábrica”

Business Central consolida finanzas, compras, ventas, proyectos, inventario y cadena de suministro operan sobre una única base de datos SaaS multi-tenant. Este enfoque elimina silos, mejora la trazabilidad de extremo a extremo y garantiza la consistencia de los datos en toda la organización.
El respaldo de más de 45 000 organizaciones en línea confirma la madurez del producto. Al operar en la nube de Microsoft, hereda alta disponibilidad, cifrado por defecto y escalabilidad elástica.

Ciclo de vida predecible

El fabricante publica dos versiones mayores al año (abril y octubre), además de actualizaciones menores mensuales. Este calendario mantiene el sistema siempre soportado y al día, sin proyectos de migración traumáticos ni paradas prolongadas.

Extensibilidad sin tocar el núcleo

El paradigma de AL Extensions permite desplegar personalizaciones como aplicaciones independientes, aisladas del código base. Esto asegura la compatibilidad ascendente y facilita la reversión cuando sea necesario, sin poner en riesgo la capacidad de actualización.

Implantaciones ágiles incluso en entornos complejos

Distintos partners reportan go-live en tan solo 90 días para implantaciones tipo “express”; en proyectos con mayor alcance el promedio se sitúa entre 3 y 6 meses, muy por debajo de los ciclos tradicionales centrados en desarrollos a medida. Olivia Express, por ejemplo, con implantaciones 100 % estándar en ~10 días para empresas cuyos procesos encajan en la funcionalidad base.

Coste total de propiedad frente a desarrollos a medida

La personalización profunda eleva la inversión inicial, incrementa los costes de mantenimiento y genera dependencia tecnológica. Con un ERP estándar SaaS, la inversión se reparte en cuotas predecibles, las paradas por actualización se minimizan y el equipo interno se libera de tareas técnicas que no aportan valor diferencial.

Factores de coste

ERP estándar (SaaS)

ERP fuertemente personalizado

Implantación

Configuración y datos (< 6 meses)

Análisis + desarrollo (≥ 12 meses)

Upgrades

Incluidos en cuota; automatizados

Proyectos específicos, pruebas intensivas

Soporte

Incluido (service desk)

Horas de consultoría ad hoc

Riesgo técnico

Bajo: núcleo inalterado

Alto: refactor en cada versión

Buenas prácticas para permanecer en estándar

  • Fit-Gap riguroso: mapear requisitos frente a la funcionalidad base antes de programar.
  • Gobernanza de extensiones: documentar cada aplicación con su propósito y responsable.
  • Entornos sandbox: validar cada oleada semestral antes de pasar a producción.
  • Formación continua: adaptar los procesos al ERP, no al revés.

La complejidad empresarial no exige un ERP hiper-personalizado. Con un enfoque “estándar-first”, Dynamics 365 Business Central ofrece robustez, escalabilidad y un coste total de propiedad controlado, permitiendo que la organización evolucione al ritmo del mercado sin afrontar los riesgos de una selva de desarrollos a medida.

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Migrar de Navision a Business Central: Claves para una Transición Exitosa

Muchas empresas siguen operando con versiones antiguas de Navision (Dynamics NAV), lo que implica afrontar limitaciones técnicas, riesgos de seguridad y costes de mantenimiento elevados. La transición a Microsoft Dynamics 365 Business Central se presenta como una decisión estratégica imprescindible para modernizar la gestión empresarial, reducir costes y garantizar la continuidad operativa. A continuación, explicamos por qué este es el momento ideal para dar el salto, detallamos los beneficios operativos y exponemos cómo, en Olivia, facilitamos una migración rápida, ordenada y sin interrupciones gracias a nuestra metodología propia y modelos como Olivia Express.

Limitaciones de Navision y motivos para migrar

  • Falta de actualizaciones regulares: Navision ha dejado de recibir soporte oficial y actualizaciones automáticas, lo que incrementa la vulnerabilidad y dificulta el cumplimiento normativo.
  • Capacidades limitadas de integración: Integrar Navision con herramientas modernas y servicios cloud es complejo, lo que limita la digitalización y la conectividad empresarial.
  • Movilidad y acceso remoto restringidos: El acceso a Navision desde fuera de la oficina es limitado, un gran inconveniente en entornos de trabajo híbridos o remotos.
  • Costes elevados de mantenimiento: Los sistemas legacy requieren infraestructura propia, soporte técnico especializado y actualizaciones manuales, lo que eleva los costes operativos.
  • Escalabilidad restringida: Adaptar Navision a nuevas necesidades o crecer con el negocio suele requerir desarrollos costosos y poco flexibles.

Beneficios operativos de Business Central

  • Plataforma cloud y accesibilidad total: Business Central es una solución SaaS, accesible desde cualquier dispositivo y lugar, eliminando la necesidad de servidores locales y facilitando la movilidad empresarial.
  • Actualizaciones automáticas y soporte garantizado: El sistema se mantiene siempre actualizado, con nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad sin interrupciones ni costes extra.
  • Integración nativa con el ecosistema Microsoft: Business Central se conecta de forma natural con Microsoft 365, Power BI, Power Apps, Teams y SharePoint, permitiendo automatización, análisis avanzado y colaboración en tiempo real.
  • Experiencia de usuario moderna: La interfaz es intuitiva, adaptable y orientada a la productividad, con acceso optimizado desde móviles y tablets.
  • Escalabilidad y flexibilidad: Permite crecer y adaptar procesos mediante extensiones y aplicaciones de terceros, sin modificar el núcleo del sistema.
  • Reducción de costes: Se eliminan gastos de infraestructura y se adapta el licenciamiento a las necesidades reales del negocio, pagando solo por lo que se utiliza.

Nuestra metodología para una migración sin interrupciones

En Olivia, hemos desarrollado una metodología propia y modelos como Olivia Express para asegurar que la transición de Navision a Business Central sea ágil, segura y sin sobresaltos. Nuestro proceso se estructura en cinco fases clave:

  1. Evaluación inicial y planificación personalizada: Realizamos un análisis exhaustivo de los procesos actuales y las necesidades específicas de cada empresa, identificando brechas y oportunidades de mejora. Así, diseñamos una hoja de ruta adaptada y minimizamos riesgos.
  2. Preparación y limpieza de datos: Con Olivia Express, incluimos herramientas para limpiar, organizar y validar los datos antes de la migración, asegurando que solo la información relevante y precisa pase al nuevo sistema. Utilizamos plantillas estructuradas y validadores automáticos para facilitar la carga y revisión de datos.
  3. Migración iterativa y automatizada: La migración de datos la realizamos mediante interfaces fáciles de usar y procesos automatizados, permitiendo varias iteraciones y pruebas antes del traspaso definitivo. De este modo, garantizamos que todos los datos críticos se transfieran correctamente, sin pérdida de información ni interrupciones en la operativa diaria.
  4. Configuración, personalización y formación: Tras la migración, configuramos Business Central según las necesidades del cliente y personalizamos mediante extensiones estándar (manteniendo la compatibilidad con futuras actualizaciones). Proporcionamos videotutoriales y acceso a nuestra academia online en español para formar a los usuarios y acelerar la adopción.
  5. Soporte continuo y acompañamiento: Nuestro soporte Express está reservado a clientes del modelo rápido, garantizando tiempos de respuesta ágiles y atención personalizada. Además, la instalación permanece 100% estándar, lo que facilita la recepción de actualizaciones y reduce el riesgo de incidencias.

Migrar de Navision a Business Central no solo es una oportunidad para modernizar la gestión empresarial, sino una necesidad para seguir siendo competitivos, seguros y eficientes. En Olivia, convertimos una transición compleja en un proceso guiado, rápido y sin dolor, permitiendo a las empresas centrarse en lo que realmente importa: su crecimiento y éxito.

“Con Olivia Express, las empresas disfrutan de una transición fluida y eficiente, aprovechando las ventajas de una solución moderna y escalable. Desde la evaluación inicial hasta la capacitación y el soporte continuo, en Olivia nos comprometemos a facilitar cada paso del proceso de migración.”

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Factura Electrónica 2025: ¿Está tu ERP Preparado?

La llegada de 2025 marca un antes y un después en la gestión administrativa de las empresas españolas. Por fin, la factura electrónica deja de ser una opción o una recomendación para convertirse en una obligación legal que afecta a todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector. Desde julio de 2025, la emisión de facturas en papel será historia: la nueva normativa, impulsada por la Ley Crea y Crece, exige que todas las operaciones entre empresas y profesionales se documenten y gestionen exclusivamente en formato digital.

Esta transformación no es solo un cambio técnico, sino una auténtica revolución en la manera de entender la relación comercial y fiscal. Hasta ahora, la factura electrónica era una realidad limitada a operaciones con la Administración Pública o a grandes empresas, pero la nueva ley extiende su alcance a todo el tejido empresarial. El objetivo es claro: fomentar la transparencia, reforzar el control fiscal, reducir la morosidad y, sobre todo, impulsar la digitalización como motor de competitividad y eficiencia.

¿Qué Implica la Nueva Normativa de Factura Electrónica?

Para las pymes, este cambio puede parecer abrumador. Muchas todavía gestionan sus facturas de forma manual, con procesos poco automatizados y una dependencia del papel que, a partir de 2025, puede traducirse en sanciones si no se adaptan a tiempo. La factura electrónica exige cumplir requisitos técnicos y legales muy concretos: identificación clara de emisor y receptor, numeración y fechas, desglose de impuestos, firma digital y, en muchos casos, la obligación de remitir las facturas de forma instantánea a la Agencia Tributaria. Además, la normativa prevé que las empresas comuniquen el estado de las facturas y los pagos, lo que añade una capa extra de control y trazabilidad.

 

Requisitos Técnicos de la Factura Electrónica

La factura electrónica debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales para garantizar su validez y autenticidad:

  • Formato estructurado: FacturaE (versión 3.2.2) o UBL, ambos admitidos por la Agencia Tributaria y la mayoría de ERPs modernos.

  • Firma electrónica: Uso de certificados digitales para asegurar la integridad y autenticidad del documento.

  • Almacenamiento seguro: Conservación digital durante al menos 4 años.

  • Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas para intercambiar facturas electrónicas de forma segura y sin barreras entre diferentes plataformas.

  • Estados de la factura: Obligación de informar sobre el estado de la factura y del pago.

  • Comunicación con Hacienda: En fases posteriores, envío instantáneo de facturas a la Agencia Tributaria a través de sistemas como VERIFACTU

Dynamics 365: Un ERP Preparado para la Factura Electrónica

Aquí es donde un ERP moderno, como Microsoft Dynamics 365, se convierte en un aliado imprescindible. No se trata solo de cumplir la ley, sino de aprovechar la oportunidad para transformar la gestión interna. Un ERP preparado para la factura electrónica permite automatizar la emisión, el envío y el archivo de facturas, integrando estos procesos con la contabilidad y la gestión financiera. Así, la empresa no solo se asegura de cumplir con los requisitos legales, sino que gana en agilidad, reduce errores y libera recursos para tareas de mayor valor añadido.

Microsoft Dynamics 365 Business Central y Finance están preparados para afrontar la nueva normativa de factura electrónica. Sus principales ventajas:

  • Cumplimiento normativo: Las soluciones de Dynamics 365 permiten emitir facturas electrónicas en los formatos exigidos (FacturaE, UBL, PDF firmado digitalmente), cumpliendo con las especificaciones de la Agencia Tributaria.

  • Integración completa: Gestión unificada de ventas, compras y contabilidad, con automatización de la emisión, envío y recepción de facturas electrónicas.

  • Actualizaciones continuas: Microsoft y sus partners actualizan el sistema conforme a los cambios legales y técnicos, asegurando el cumplimiento permanente.

  • Seguridad y trazabilidad: Firma digital, almacenamiento seguro y trazabilidad de los documentos.

  • Interoperabilidad: Posibilidad de conectar con plataformas públicas (como FACe o VERIFACTU) y privadas, garantizando la interoperabilidad exigida por la ley.

  • Soluciones complementarias: Add-ons y conectores certificados para cubrir necesidades específicas, como la integración con TicketBAI en el País Vasco o la gestión documental avanzada.

La experiencia de grandes compañías que ya han dado el salto demuestra que la factura electrónica, lejos de ser una carga, puede convertirse en una palanca de crecimiento. La digitalización de la facturación agiliza los cobros, mejora la relación con clientes y proveedores, y facilita la expansión a nuevos mercados gracias a la estandarización de procesos. Para las pymes, contar con un partner tecnológico como Olivia es clave: acompañamos a las empresas en todo el proceso de adaptación, desde el diagnóstico inicial hasta la implantación y formación, asegurando que el cambio no solo sea seguro, sino también rentable.

En definitiva, la factura electrónica obligatoria en 2025 es mucho más que un trámite. Es la oportunidad de modernizar la gestión, ganar en competitividad y dejar atrás viejos problemas como la morosidad y la falta de control documental. La pregunta ya no es si tu ERP está preparado, sino si tu empresa está dispuesta a convertir la obligación en una auténtica ventaja estratégica.

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Los 5 errores más habituales en una implantación ERP (y como evitarlos)

Cuando un ERP irrumpe en la arquitectura de sistemas de una compañía, el margen de maniobra para corregir el rumbo es mínimo: cualquier fricción se amplifica porque la plataforma sostiene finanzas, operaciones y logística. Estudios recientes calculan que tres de cada cuatro proyectos sufren desvíos graves de alcance, plazo o presupuesto antes de llegar a go-live —una cifra suficientemente elocuente sobre la magnitud del riesgo. Aun así, la casuística se repite con una regularidad casi matemática. Abordemos los cinco fallos que siguen apareciendo y, sobre todo, cómo neutralizarlos desde la práctica profesional.

1. Falta de liderazgo ejecutivo sólido y continuo

Sin un sponsor ejecutivo que actúe como propietario visible del proyecto —con autoridad presupuestaria y poder para eliminar bloqueos— cualquier decisión estratégica se eterniza y el equipo funcional pierde tracción. Gartner calcula que entre el 55 % y el 75 % de las implantaciones ERP fracasan, y en muchos casos el detonante es justamente la carencia de patrocinio directivo. Tercero Stage Consulting corrobora que la implicación sostenida de la alta dirección es el factor de éxito más crítico, sea cual sea el tamaño de la empresa.

2. Gestión del cambio reactiva y baja implicación de los usuarios clave

Un ERP no es un “upgrade” técnico, sino una reingeniería de procesos. El problema surge cuando el plan de change management se limita a un par de formaciones al final del build. Gartner y otros analistas recuerdan que la resistencia cultural, combinada con entrenamiento tardío, está detrás de innumerables regresiones operativas post-arranque. La vía preventiva exige arrancar un programa ADKAR desde el día 1: campañas de comunicación que expliquen el porqué del cambio, talleres de diseño de procesos con super-users y una métrica de adopción (tasa de uso de transacciones críticas, tickets de soporte por módulo) que se mantenga durante los primeros seis meses.

3. Alcance difuso y gobernanza de proyecto laxa

Cuando los requerimientos nacen incompletos o ambiguos, el fenómeno de scope creep —nuevas funciones que se añaden sin re-estimar— deriva en sobrecostes y retrasos. Estudios identifican presupuestos que crecen hasta un 25 % por funcionalidades no previstas, y las pymes españolas citan la “indefinición de demandas funcionales” como su error número uno. La respuesta profesional es doble:  un blueprint basado en procesos estándar (BPMN o Value Stream) con reglas de aceptación firmadas por cada process owner, y un Change Control Board que evalúe toda petición de cambio usando análisis de valor y reservas de contingencia ya presupuestadas.

4. Subestimación de la migración y de la calidad de datos

Todo ERP promete la “fuente única de verdad”; sin datos fiables es, simple y llanamente, un cascarón. La práctica demuestra que la depuración y el mapeo consumen hasta el 40 % del esfuerzo total y, sin embargo, siguen tratándose como una tarea técnica menor. Gartner sitúa la “falta de higiene de datos” entre las primeras causas de falla en la puesta en producción, y los proyectos en pymes confirman que la migración defectuosa paraliza operaciones en los primeros días. El remedio pasa por un Data Readiness Framework que clasifique datos estáticos y transaccionales, defina reglas de transformación, trazabilidad y conciliación automática, además de ciclos de migración piloto y cortes en ventanas controladas.

5. Obsesión por replicar el legado mediante personalizaciones extremas

Intentar que el nuevo sistema “se parezca” al anterior conduce a desarrollos costosos, bloquea futuras actualizaciones y perpetúa ineficiencias. La literatura sobre fracasos de ERP advierte contra la “customización espejo” de procesos heredados: incrementa el riesgo técnico y limita el retorno de la inversión. La alternativa es adoptar las best practices del producto: parametrizar antes que desarrollar, usar extensiones desacopladas y validar cada desviación con un análisis de negocio (¿cuánto valor aporta frente al coste de mantenerla en los próximos cinco años?).

Una implantación ERP exitosa no es cuestión de suerte; es un ejercicio disciplinado de gobierno, datos y cambio organizativo. Si el patrocinio es real, los procesos se redefinen con usuarios delante, los datos se curan como un proyecto independiente y la tentación de clonar el legado se mantiene bajo control, el sistema no solo arranca en plazo: se convierte en una palanca de eficiencia sostenible. El resto es estadística.

En Olivia abordamos estos riesgos combinando metodología y experiencia sectorial sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central. Así transformamos el ERP en una palanca de eficiencia sostenible, no en un riesgo operativo.

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Dynamics 365 Business Central y Power BI: la pareja perfecta para tomar decisiones

Dynamics 365 Business Central y Power BI encajan de forma casi orgánica: comparten identidad de usuario (Azure AD), consumen la misma capa de datos expuesta por la API OData y permiten que los informes hereden la seguridad por nivel de filas sin duplicar reglas de acceso. El resultado es un circuito analítico que va de la transacción al indicador sin extractos ni ETL intermedios.

Arquitectura de datos preparada para el “near real time”

Business Central publica tablas y consultas como servicios OData; Power BI las consume en modo Import para históricos o en DirectQuery para refrescos en vivo. Las consultas OData vienen frecuentemente pre-agregadas, de modo que el modelado dentro de Power BI se reduce al mínimo y los informes quedan siempre actualizados con un clic. Cada métrica refleja exactamente los asientos, documentos o movimientos que el usuario acaba de registrar.

Analítica incrustada en el flujo de trabajo

Los Role Centers y las páginas de lista de Business Central incorporan el control Power BI Embedded Report Part. Puede colocarse como FactBox o como página independiente; al cambiar de registro, el informe se filtra automáticamente gracias al método SetCurrentListSelection, de modo que el usuario ve el KPI del cliente, producto o factura que está examinando sin abandonar su tarea.

Apps estándar que acortan el “time-to-insight”

En Microsoft AppSource existen conjuntos de informes listos para conectarse a Business Central:

  • Finance App – márgenes, liquidez, ratios y comparativas inter-empresa.
  • Sales App – pipeline, desviaciones de presupuesto y top clientes.
  • Inventory App – rotación, días de cobertura y alertas de sobre-stock.

Instalarlas implica pocos minutos: se autentican con la compañía de Business Central, cargan el modelo y quedan disponibles tanto en Power BI Service como dentro del ERP.

Cómo se traduce esto en decisiones más rápidas

Dirección financiera

El CFO abre el Finance App desde su Role Center y detecta una caída del ratio de liquidez en la filial alemana. Con un drill-through llega al listado de vencimientos y decide renegociar plazos con dos proveedores clave, todo sin exportar a Excel.

Jefatura de ventas

El responsable comercial ve en el Sales App que el win rate bajó tres puntos en el canal online. Al profundizar en la fase “cotización” descubre que los ciclos se alargaron tras un cambio de tarifas y coordina al equipo de pricing para ajustar plantillas.

Operaciones y almacén

El Inventory App muestra un incremento de días de inventario en dos referencias A-class. El jefe de logística revisa la curva de demanda y lanza una promoción para acelerar la rotación antes de que se inmovilice capital.

Beneficios que obtiene la organización

  • Visión única y gobernada. La seguridad y las dimensiones de Business Central viajan al informe; cada usuario ve solo lo que sus permisos permiten.
  • Ahorro de esfuerzo IT. No hay bases de datos intermedias ni scripts de carga: la API OData actúa como conector oficial y soportado.
  • Personalización extensible. Los desarrolladores pueden fijar informes en páginas con una simple extensión AL, manteniendo el ciclo DevOps estándar del ERP.
  • Licenciamiento accesible. Para visualizar informes incrustados basta la licencia gratuita de Power BI que muchos usuarios ya poseen con su correo corporativo.

Al combinar Business Central con Power BI, los datos dejan de ser un artefacto contable y se convierten en un sistema nervioso operativo que alimenta cada decisión con contexto en tiempo real. La empresa gana velocidad, coherencia y capacidad de reacción sin abandonar la pantalla donde realmente trabaja.

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ERP para microempresas y Start Up’s: ¿Es posible una implantación en 4 semanas?

Implantar un ERP completo en una microempresa o en una Start Up: ya no implica medio año de proyecto. En Olivia hemos industrializado el despliegue de Microsoft Dynamics 365 Business Central y, gracias a nuestro servicio Olivia Express, podemos dejar la operativa básica, finanzas, compras, ventas e inventario, lista para funcionar en un horizonte realista de dos o tres semanas con el plan Autoserve; el propio sitio subraya que, en los escenarios más ágiles, hemos llegado a los 10 días  .

Núcleo 100 % estándar y “cloud-first”

Partimos siempre de Business Central SaaS sin desarrollos a medida y sin infraestructura local: el modelo “software cloud” elimina VPN, servidores y copias de seguridad y permite trabajar desde cualquier dispositivo Windows, Mac, iOS o Android sobre la misma instancia de datos  . Al mantenernos dentro del estándar, cada actualización mensual de Microsoft se aplica sin fricción ni parada de servicio.

Automatizar para acortar plazos

Hemos encapsulado la puesta en marcha en tres componentes técnicos que sustituyen al proyecto presencial tradicional:

  1. Olivia Outils: una extensión sobre el estándar—aporta plantillas de factura, albarán, pedidos y otras utilidades que la experiencia en pymes demuestra imprescindibles 
  2. Asistentes de configuración guían a la empresa paso a paso para introducir parámetros de compañía, contabilidad, almacén o impuestos.
  3. Carga masiva desde Excel importa clientes, proveedores, artículos y saldos con plantillas validadas, recortando la migración de datos a un proceso guiado  .

Esta automatización nos permite condensar análisis, parametrización y pruebas en ciclos diarios realizados por el propio equipo del cliente, con nuestro soporte en remoto.

Formación y soporte 100 % remotos

Más de cien videotutoriales en español, organizados por rol y nivel, sustituyen la formación presencial; cualquier usuario puede repasar un proceso concreto justo cuando lo necesita  . El canal de soporte se integra en Microsoft Teams: resolvemos incidencias allí mismo y centralizamos toda la documentación del proyecto sin costes de licencias adicionales  .

Tres planes paquetizados

Para adaptar el esfuerzo a cada microempresa ofrecemos:

  • Basic: solo licencias y alta de usuarios (65,50 €/usuario-mes).
  • Autoserve: implantación autoservicio con pago único de 1 900 € más 95,50 €/usuario-mes: incluye Academy, Outils, carga de datos y creación del primer almacén.
  • A la Carte: implantación asistida desde 7 200 € sobre la misma cuota mensual, añadiendo consultoría inicial y acompañamiento personalizado  .

Al conservar la misma suscripción SaaS, la diferencia económica refleja únicamente el grado de acompañamiento, no funcionalidades distintas.

¿Por qué las cuatro semanas son realistas?

Con Autoserve marcamos un objetivo de 2-3 semanas siempre que la microempresa reserve tiempo de dedicación para formación y validación  . Al añadir una semana de verificación de procesos, cierre contable de prueba y ajustes menores de plantillas, el proyecto encaja holgadamente en las cuatro semanas que la mayoría de equipos directivos consideran límite razonable para un “go-live” sin tensiones. Y, cuando el contexto lo permite, nuestro historial demuestra que reducir ese plazo a diez días es factible.

En Olivia asumimos que el coste y el plazo ya no deben frenar a las microempresas o y Start Up’s: un core estándar, un catálogo de micro-extensiones preinstaladas y una metodología de auto-implantación tutorizada hacen que cuatro semanas pasen de promesa a parámetro conservador para operar con un ERP de clase mundial y sentar las bases de un crecimiento sostenible.

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Add-ons de Olivia: cómo mejoran el rendimiento de tu ERP

Las extensiones de Olivia para Microsoft Dynamics 365 Business Central comparten un principio fundacional: resolver necesidades específicas sin tocar el estándar del ERP. El enfoque «pure-extension» permite compilar el código en objetos propios (tables, pages, codeunits) y engancharlo mediante eventos, de modo que las actualizaciones semestrales de Microsoft no obligan a rehacer personalizaciones ni a congelar versiones. Por eso, cada módulo se comporta como una capa que se instala en minutos y se retira igual de rápido, manteniendo la trazabilidad de cambios en AL y el mismo set de pruebas automatizadas que usa el core de Business Central.

Olivia Outils, la capa base que evita la personalización indiscriminada

Outils despliega un conjunto de objetos (tables, pages y codeunits) que introducen descuentos múltiples en ventas y compras, albarán valorado, gestión de IRPF, trazabilidad ampliada, plantillas DOCS y control de riesgo, entre otros. Las funcionalidades nacen de peticiones recurrentes de más del 25 % de los implantadores y se activan por parámetro, de modo que cada nueva versión del paquete se instala sin refactorizar código cliente

Outils Confirming, integración bancaria fuera del esquema SEPA

La extensión genera el fichero de órdenes de pago requerido por los bancos españoles que ofrecen confirming, un formato que Microsoft no ha estandarizado en Business Central. El proceso se lanza desde la propia lista de pagos, exporta el lote con la sintaxis exigida por cada entidad y registra el estado para que el circuito de proveedores reciba el aviso de anticipo sin intervención manual

Olivia LIMA, mantenimiento asistido y trazable

LIMA añade tablas de equipos, contadores y planes de mantenimiento; un planificador que genera órdenes preventivas a partir de tiempo o ciclos; y un panel de «modo crisis» para reasignar recursos cuando se produce una parada. Todos los consumos se imputan a la OT y recalculan el coste real del activo, proporcionando KPIs de disponibilidad sin salir del ERP

Olivia EDI, puente eSCM de extremo a extremo

El módulo crea una capa BASE para parametrizar maestros (clientes, productos) con códigos EDI y una capa MENSAJES con estructuras ORDER, DESADV, INVOICE, etc. Cada mensaje se envía o se recibe vía proveedores como EDICOM o SERES, quedando validado contra el esquema interno antes de impactar en pedidos, albaranes o facturas, lo que reduce errores de entrega y costes administrativos .

Outils Jobs, gestión avanzada de proyectos

Esta extensión incorpora generación masiva de líneas de planificación con periodicidad configurable, asignación automática de la dimensión “cliente de obra”, referencias cruzadas de artículos y un rol-center que permite filtrar necesidades por recurso, tarea o fecha. Todo se integra con el motor estándar de proyectos y desaparece cuando Microsoft publica una funcionalidad equivalente, preservando la pureza del core .

Outils OSSII, complemento del Suministro Inmediato de Información

OSSII añade opciones no cubiertas por el módulo SII nativo: exclusión de documentos de ventas o compras, IVA no deducible, nuevo valor F5 para DUA de importaciones y una consulta unificada de envíos. Las mejoras se retiran automáticamente cuando Microsoft incorpora capacidades equivalentes, evitando colisiones en el objeto VAT Entry .

Outils Ecotax, cumplimiento ambiental centralizado

El paquete etiqueta transacciones sujetas a Ecoembes, RAEE, PEFC o plástico no reutilizable; calcula tasas, acumula pesos y genera el fichero oficial para la plataforma de declaración. Funciona tanto en compras como en ventas y fabricación, manteniendo los importes en cuentas contables configurables para cada impuesto ecológico .

Cada uno de estos módulos ejemplifica la filosofía de Olivia: extender Business Central solo donde el estándar aún no llega, con código desacoplado que puede activarse, desactivarse o desaparecer sin fricciones cuando el ERP evoluciona. El resultado es un entorno evergreen, funcionalmente rico y con un coste de propiedad predecible.

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