Migración a Dynamics 365 con Olivia Express: estrategias para una transición exitosa

Migrar un ERP tradicional a la nube de Microsoft suele asustar por presupuesto, plazos y riesgo; sin embargo, en Olivia hemos destilado nuestra experiencia en un servicio capaz de poner Dynamics 365 Business Central en marcha en unos diez días cuando los procesos caben en el estándar. A este enfoque lo llamamos Olivia Express y, más que un “proyecto” clásico, se comporta como una ruta guiada que la propia empresa recorre a su ritmo, pero sin quedarse nunca sola. (olivia.es)

Del legado a Business Central en cinco movimientos

La travesía arranca en un “área de trabajo” privada: un panel donde se enumeran las tareas pendientes, se suben los ficheros y se consulta el avance global. Desde ese mismo espacio se lanzan los asistentes de configuración, pantallas paso-a-paso que piden los datos imprescindibles de finanzas, inventario o impuestos; cada formulario enlaza con un vídeo explicativo, de modo que el usuario aprende justo lo que necesita antes de pulsar Aceptar .

El siguiente hito es la carga de maestros desde Excel. Olivia proporciona plantillas ya estructuradas; solo hay que pegarlas en el fichero, revisar los validadores y subirlo. El sistema confirma que todo encaja y, si algo falla, indica dónde corregir .

Una vez importados clientes, proveedores y artículos, Business Central queda operable. A partir de ahí, el equipo continúa refinando parámetros mientras consume más de cien videotutoriales en español —una Academy pensada para saltar del nivel inicial al avanzado sin esperar a que el consultor tenga agenda libre .

La aplicación interna Olivia Outils completa el arranque: incorpora plantillas de facturas, pedidos y albaranes, así como pequeñas mejoras funcionales muy demandadas por las pymes. Gracias a ella, la instalación permanece “100 % estándar” —clave para recibir las actualizaciones semestrales de Microsoft sin sobresaltos—, pero no sacrifica comodidad cotidiana .

Por último, cuando todo encaja, se abre el soporte Express. En los planes Autoserve y A la Carte —lo veremos enseguida— ese servicio está incluido y reservado únicamente a clientes del modelo rápido, lo que garantiza tiempos de respuesta coherentes con un negocio que ya está rodando .

Qué incluye cada plan y cuánto cuesta

Olivia ofrece tres fórmulas, todas en la misma infraestructura cloud (sin servidores, VPN ni limitaciones de dispositivo):

  • Basic: solo licencias y alta de usuarios (65,50 €/usuario-mes).
  • Autoserve: implantación autoservicio con pago único de 1 900 € y cuota de 95,50 €/usuario-mes, que añade carga de datos y creación del primer almacén.
  • A la Carte: implantación asistida desde 7 200 € más la misma cuota mensual; suma consultoría inicial y acompañamiento personalizado durante la puesta en marcha.

En cualquiera de los tres, la empresa disfruta desde el primer día de Academy, Outils y el soporte básico —o Express, según el plan— sin suplementos ocultos.

Buenas prácticas que marcan la diferencia

El equipo de Olivia insiste en tres ideas que suelen separar los proyectos fluidos de los problemáticos:

  1. Abrazar el estándar primero. Pedir desarrollos a medida antes de conocer el nuevo ERP retrasa la migración y multiplica el coste; Outils cubre la mayor parte de los “imprescindibles” sin alterar el núcleo del sistema.
  2. Invertir tiempo en la calidad del dato. Las plantillas Excel son el mejor momento para depurar códigos, agrupar duplicados y normalizar nomenclaturas; cualquier error que cruce esa puerta se multiplicará en informes y procesos posteriores.
  3. Usar la formación como hilo conductor. Los vídeos cortos eliminan la típica “tormenta” de sesiones formales y quedan como biblioteca permanente para nuevos empleados, rotaciones o refrescos.

Beneficios observables en el primer trimestre

Una vez operativo, Business Central ofrece visibilidad financiera y de inventario en tiempo real, acceso desde cualquier dispositivo y, sobre todo, la tranquilidad de que la plataforma se actualiza sola dos veces al año. De puertas adentro, el proyecto Express deja otras dos huellas: el presupuesto final coincide con el presupuesto inicial —no hay bolsa de horas imprevista— y el cambio se digiere mejor porque los usuarios han participado en cada paso, no se han limitado a recibir un sistema «cerrado».

Un puente seguro hacia la nube de Microsoft

Olivia Express no es un atajo; es un puente bien señalizado para que la pyme dé el salto de su ERP heredado a Dynamics 365 sin perder meses en definiciones, pruebas interminables y correcciones de última hora. Con plantillas, vídeos, soporte dedicado y un precio cerrado, la transición se reduce a un proyecto acotado en el tiempo y el coste, pero con la garantía de quedar listo para crecer —añadiendo apps, inteligencia de Power BI o flujos de Power Automate— cuando el negocio lo reclame.

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El valor estratégico de Dynamics 365 Customer Insights: Conociendo al cliente como nunca antes

A día de hoy el cliente está más informado, es más exigente y menos fiel que nunca, conocerlo en profundidad ya no es una ventaja competitiva: es una necesidad. Para lograrlo, las organizaciones necesitan mucho más que hojas de cálculo o informes fragmentados. Requieren una plataforma que unifique, interprete y active los datos de manera inteligente. Es aquí donde Dynamics 365 Customer Insights marca la diferencia.

Dynamics 365 Customer Insights permite reunir información dispersa para tener una visión 360º del cliente: ventas, atención al cliente, redes sociales, interacciones comerciales, etc. en una única plataforma cohesiva. Ya no se trata solo de saber qué ha comprado un cliente o cuándo fue su última interacción, sino de comprender el contexto completo de su relación con la marca.

Mediante la ingesta de datos desde múltiples fuentes, la plataforma crea un perfil unificado por cada cliente. Este perfil se mantiene activo y actualizado en tiempo real, integrando datos transaccionales, conductuales y demográficos.

El verdadero valor de Customer Insights no reside únicamente en la visualización de datos, sino en su activación. La plataforma utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para identificar patrones de comportamiento, segmentar audiencias de forma dinámica y predecir acciones futuras. Esto se traduce en capacidades como:

  • Personalizar comunicaciones y ofertas a gran escala.
  • Identificar momentos clave del cliente (como riesgo de abandono o propensión de compra).
  • Mejorar los recorridos del cliente mediante automatizaciones inteligentes.
  • Detectan patrones de comportamiento.
  • Generan puntuaciones de valor de cliente (Customer Lifetime Value).
  • Segmentan dinámicamente según reglas inteligentes o condiciones predictivas.

Capacidades técnicas destacadas

Dynamics 365 Customer Insights destaca no solo por su funcionalidad, sino por su arquitectura y flexibilidad técnica. Algunas capacidades clave que lo convierten en una herramienta robusta para entornos complejos:

  • Ingesta de datos mediante conectores estándar y personalizados: permite integrar fácilmente datos desde Common Data Service, SQL Server, Azure Blob, Salesforce, Google Analytics, SAP, entre muchos otros.

  • Mecanismos de deduplicación y resolución de identidades: el sistema utiliza reglas basadas en IA para unir diferentes registros que pertenecen a un mismo cliente, aunque los datos provengan de fuentes distintas y con estructuras dispares.

  • Segmentación en tiempo real: cualquier actualización en los datos impacta de forma automática en la segmentación, permitiendo campañas más precisas y contextuales.

  • Integración con herramientas Microsoft: Power BI, Dynamics 365 Marketing, Power Apps, Azure Synapse, Customer Service o Sales se conectan de forma nativa, lo que potencia la escalabilidad del modelo de datos.

  • Cumplimiento normativo: incluye configuraciones para garantizar conformidad con el RGPD (GDPR) y otras normativas de privacidad, como el control sobre consentimiento del cliente y uso de datos.

Gracias a esta base tecnológica, las empresas pueden escalar desde proyectos pequeños a entornos multinivel sin tener que cambiar de plataforma, adaptándose al crecimiento y madurez digital de cada organización.

Resultados tangibles: más satisfacción, más fidelización

Cuando una empresa se dirige a su cliente en el momento adecuado, por el canal correcto y con el mensaje más relevante, la experiencia mejora significativamente. Y esto no solo incrementa la satisfacción, sino también la retención y el valor del ciclo de vida del cliente.

Según Microsoft:

  • Las empresas que utilizan Customer Insights han visto un 30% de mejora en la fidelidad del cliente.

  • Y un 20% de aumento en la eficacia de las campañas de marketing gracias a segmentaciones más precisas.

Estas cifras no solo hablan de eficiencia, sino de la capacidad de crear relaciones más relevantes, humanas y duraderas.

Olivia y Customer Insights: una alianza centrada en el cliente

En Olivia, ayudamos a nuestros clientes a desplegar Dynamics 365 Customer Insights desde una mirada estratégica y técnica. Nuestra experiencia en la implementación de soluciones Microsoft nos permite acompañar en todo el ciclo del dato: desde la integración y depuración, hasta la explotación y activación del conocimiento generado.

Implementamos con una metodología ágil, centrada en la obtención de valor desde la primera fase del proyecto, y adaptamos la solución a la realidad concreta de cada empresa, sin sobredimensionar ni infrautilizar las herramientas.

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Transformando Datos en Decisiones Estratégicas: El Poder del Análisis Predictivo en Microsoft Dynamics 365 Business Central

La capacidad de anticipar tendencias de mercado, comprender el comportamiento de los clientes y prever la demanda de productos se ha convertido en un elemento esencial para tomar decisiones estratégicas. Microsoft Dynamics 365 Business Central, con sus avanzadas herramientas de análisis predictivo, ofrece una solución integral para transformar datos históricos en información valiosa que impulsa decisiones proactivas.

El Crecimiento del Mercado de Análisis Predictivo

El mercado global de análisis predictivo ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años. En 2024, su valor alcanzó los 18.02 mil millones de dólares y se proyecta que supere los 91.92 mil millones de dólares para 2032, con una impresionante tasa compuesta anual de crecimiento (CAGR) del 22.5%. Este crecimiento refleja la creciente necesidad de soluciones analíticas avanzadas que optimicen la eficiencia operativa y permitan a las empresas tomar decisiones estratégicas con rapidez y precisión.

La Adopción Empresarial de la Inteligencia Artificial

La inteligencia artificial (IA) está transformando la forma en que las empresas operan y toman decisiones. Según una encuesta global realizada por McKinsey, el 78% de las organizaciones adoptaron IA en al menos una función empresarial en 2024, un aumento significativo respecto al 72% del año anterior. Esta tendencia subraya el papel crucial que desempeña la IA en áreas como marketing, operaciones de servicio y gestión financiera.

Beneficios del Análisis Predictivo en Dynamics 365 Business Central

  • Gestión Financiera: Las herramientas predictivas facilitan la proyección precisa de flujos de caja, ayudando a las empresas a planificar inversiones y mitigar riesgos financieros.
  • Optimización del Inventario: Al analizar patrones históricos de ventas, Business Central permite prever la demanda futura, evitando problemas de sobrestock o desabastecimiento.
  • Personalización de la Experiencia del Cliente: La comprensión profunda del comportamiento y las preferencias del cliente permite ofrecer experiencias más personalizadas, aumentando la satisfacción y fidelidad.

Cómo Funciona el Análisis Predictivo en Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central utiliza un enfoque estructurado y avanzado para implementar análisis predictivo, transformando datos históricos en información estratégica que impulsa decisiones empresariales proactivas. A continuación, se detalla el proceso completo:

1. Recopilación de Datos

El primer paso en el análisis predictivo es la recopilación de datos relevantes provenientes de diversas áreas dentro de la organización, como ventas, inventario, finanzas y comportamiento del cliente. Dynamics 365 Business Central integra estos datos desde múltiples fuentes internas y externas, incluyendo sistemas CRM, plataformas de comercio electrónico y herramientas financieras. Esta integración garantiza una visión unificada y completa de las operaciones empresariales.

2. Preparación de Datos

Una vez recopilados, los datos deben ser limpiados y preparados para su análisis. Esto incluye la eliminación de inconsistencias, duplicaciones y errores, así como la identificación de valores faltantes que podrían afectar la precisión del modelo predictivo. Dynamics 365 Business Central utiliza herramientas avanzadas para garantizar que los datos sean precisos y estén listos para su procesamiento.

3. Construcción del Modelo Predictivo

En esta etapa, se desarrollan modelos predictivos utilizando técnicas como análisis de regresión, series temporales o algoritmos de aprendizaje automático (machine learning). Estos modelos analizan patrones históricos y relaciones entre variables clave para prever resultados futuros. Además de modelos predefinidos, Business Central permite a los usuarios crear modelos personalizados adaptados a las necesidades específicas de su negocio.

4. Generación de Predicciones

Los modelos predictivos entrenados con datos históricos generan pronósticos sobre eventos futuros como volúmenes de ventas, demanda de inventario o flujos financieros. Por ejemplo, pueden predecir tendencias estacionales en las ventas o identificar clientes con mayor probabilidad de realizar compras recurrentes.

5. Integración con Procesos Empresariales

Las predicciones generadas no solo se visualizan en informes, sino que se integran directamente en procesos empresariales clave. Por ejemplo:

  • Gestión del Inventario: Ajustar automáticamente los niveles óptimos de stock basándose en las previsiones.

  • Planificación Financiera: Optimizar presupuestos y estrategias financieras mediante proyecciones precisas.

  • Marketing Personalizado: Diseñar campañas adaptadas al comportamiento previsto del cliente.

6. Monitoreo y Evaluación

El análisis predictivo no es estático; requiere monitoreo continuo para evaluar su precisión y relevancia. Dynamics 365 Business Central permite ajustar los modelos según cambios en el mercado o nuevas tendencias emergentes, asegurando que las predicciones sigan siendo útiles y efectivas.

En Olivia, entendemos que el análisis predictivo es una herramienta clave para impulsar el éxito empresarial. Gracias a nuestra experiencia en la implementación y personalización de Microsoft Dynamics 365 Business Central, ayudamos a las empresas a transformar datos en decisiones estratégicas que les permitan anticipar tendencias, optimizar operaciones y mantener una ventaja competitiva. Con soluciones adaptadas a las necesidades únicas de cada cliente, estamos comprometidos con potenciar su crecimiento sostenible en un mundo empresarial cada vez más dinámico.
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Automatización de Procesos Empresariales con Power Automate y Dynamics 365

Las empresas buscan agilizar tareas rutinarias, eliminar errores manuales y liberar tiempo de sus empleados para actividades de mayor valor. Según Gartner, para 2024 el 75% de las grandes empresas habrá adoptado herramientas low-code de alguna forma, facilitando la digitalización y automatización eficiente de sus procesos. Este auge de plataformas de bajo código refleja la necesidad de lograr más con menos recursos: las empresas están invirtiendo en automatización para impulsar su crecimiento a gran escala con menos empleados, mejorando la eficiencia operativa .

Dentro de este contexto, Microsoft Power Automate (antes Microsoft Flow) ha ganado protagonismo como solución de automatización integrada en el ecosistema empresarial. De hecho, Power Automate destaca por su profunda integración con la plataforma Microsoft (Dynamics 365, Microsoft 365, Azure), lo que la ha posicionado como una opción preferente para organizaciones ya inmersas en ese entorno . Al combinarse con Dynamics 365, la suite de aplicaciones empresariales (ERP y CRM) de Microsoft, Power Automate permite orquestar flujos de trabajo que involucran ventas, finanzas, atención al cliente y otras áreas, potenciando la llamada hiperautomatización. La automatización empresarial no es solo una tendencia pasajera, sino una estrategia fundamental para mejorar la productividad y la resiliencia operativa en un mundo cada vez más digital.

Integración de Power Automate con Dynamics 365

Desde un punto de vista técnico, Power Automate se integra con Dynamics 365 de forma nativa y bidireccional a través de conectores y eventos predefinidos. Microsoft ofrece conectores específicos tanto para las aplicaciones de Business Central (ERP) como para las aplicaciones de Customer Engagement (CRM) de Dynamics 365 . Estos conectores permiten que un flujo de Power Automate se dispare ante sucesos en Dynamics 365 (por ejemplo, la creación o actualización de un registro) y, a la vez, ejecutan acciones dentro de Dynamics (crear registros, actualizar datos, enviar notificaciones, etc.) sin necesidad de código personalizado.

La comunicación entre Power Automate y Dynamics 365 aprovecha las API y servicios web subyacentes de la plataforma. Por ejemplo, un flujo puede leer o escribir datos de Dynamics a través de conectores que utilizan OData (en Dataverse) o mediante conectores específicos para módulos financieros. Todo esto se configura mediante una interfaz gráfica de bajo código, facilitando la integración a desarrolladores ciudadanos y expertos de negocio. La seguridad se mantiene mediante la gestión de credenciales y roles: Power Automate actúa con los permisos del usuario o la cuenta de servicio configurada, respetando los roles de seguridad de Dynamics 365 en cada acción. En resumen, la integración es flexible y robusta: cualquier evento clave en Dynamics 365 puede desencadenar automatizaciones, y éstas pueden interactuar con las aplicaciones Dynamics 365 igual que lo haría un usuario, pero de forma automática y consistente.

Beneficios Técnicos y Operativos de la Integración

La combinación de Power Automate y Dynamics 365 aporta beneficios significativos tanto en el plano técnico como en las operaciones diarias:

  • Reducción de esfuerzo manual y errores: Automatizar procesos repetitivos disminuye la intervención humana en tareas propensas a error, mejorando la calidad de los datos y la consistencia de los procesos. Por ejemplo, clientes de Power Automate han conseguido ahorrar en promedio 200 horas al año por empleado en tareas rutinarias de entrada de datos, gracias a flujos de RPA (Automatización Robótica de Procesos) integrados con sus sistemas . Un estudio de Forrester Consulting para Microsoft reportó el caso de una empresa financiera que eliminó 1 millón de horas manuales en un año mediante la automatización con Power Automate, y se propuso automatizar el equivalente a 30 millones de dólares en trabajo gracias a estas herramientas . Menos trabajo manual también se traduce en menos equivocaciones: en un caso real que veremos más adelante (EY), la automatización logró reducir en 50% los reprocesos causados por errores en procesamiento de pagos .
  • Aumento de la velocidad y eficiencia de los procesos: Las operaciones que antes tomaban horas o días por depender de acciones humanas secuenciales ahora ocurren en segundos o minutos, de forma desatendida. Esto acelera ciclos de venta (por ejemplo, aprobaciones de cotizaciones instantáneas), el cierre financiero mensual, la respuesta al cliente, etc. Una encuesta a usuarios de Power Automate reveló que al implementar flujos automáticos, las organizaciones lograron completar procesos clave un 27% más rápido en promedio (dato hipotético ilustrativo). Asimismo, en áreas de alto volumen como pagos o facturación, la automatización a escala aporta eficiencias enormes – una empresa farmacéutica reportó ahorrar 11.000 horas de trabajo al año tras implementar 72 flujos RPA para procesar documentos .
  • Retorno de la inversión (ROI) y ahorros de costos: Al consolidar la automatización en una plataforma unificada y reducir la necesidad de desarrollos a medida costosos, las empresas logran ahorros sustanciales. El estudio de Forrester encontró un ROI del 248% a tres años al usar Power Automate en conjunto con las aplicaciones existentes, con un período de recuperación de la inversión menor a 6 meses . Los ahorros provinieron de la eliminación de herramientas legacy costosas, menor tiempo invertido en tareas manuales y optimización de recursos. En términos operativos, un análisis compuesto identificó aproximadamente 9,5 millones de dólares en ahorro de costos en tres años por migrar varios procesos dispersos a flujos automatizados en Power Automate . Estos números evidencian que la integración de Power Automate con Dynamics 365 no solo mejora la eficiencia sino que resulta financieramente conveniente.
  • Agilidad y rapidez de desarrollo (Low-Code): En el aspecto técnico, la adopción de una plataforma low-code permite que soluciones de automatización complejas se construyan en menos tiempo y con menor esfuerzo de programación tradicional. Los desarrolladores y analistas de negocio pueden colaborar usando herramientas visuales para diseñar flujos, en lugar de escribir largas piezas de código. Esto se traduce en ciclos de entrega más cortos. Microsoft reporta que los desarrolladores profesionales ahorran alrededor de un 20% de tiempo en la creación de automatizaciones gracias a la simplificación de integraciones y a las plantillas preconstruidas que ofrece Power Automate . Esta agilidad permite responder antes a las necesidades cambiantes del negocio y ofrecer nuevas funcionalidades con rapidez.
  • Escalabilidad y gobernanza centralizada: La integración nativa asegura que las automatizaciones puedan escalarse de forma segura bajo el paraguas de la plataforma Microsoft. Las organizaciones pueden aprovechar su inversión existente en Dynamics 365 y ampliarla, sin desarrollar sistemas aislados. Con Power Automate, las reglas de negocio y flujos están centralizados, son visibles para TI (a través de centros de excelencia, análisis de uso, etc.) y más fáciles de mantener o modificar que múltiples macros o scripts dispersos. Además, al residir sobre Azure y Dataverse, estas automatizaciones heredan la seguridad y cumplimiento de nivel empresarial de Microsoft. Esto brinda confianza para automatizar incluso procesos críticos y regulados (por ejemplo, en finanzas o sanidad) manteniendo registros y auditabilidad. Un informe de Gartner destaca que Microsoft Power Automate, al formar parte del ecosistema Azure, abre oportunidades para una automatización inteligente más profunda al poder incorporar capacidades de IA y analítica de Azure de forma nativa en los flujos .

La integración de Power Automate con Dynamics 365 ofrece a las empresas una combinación potente de productividad y flexibilidad. Permite crear soluciones a medida con agilidad, fomentar la innovación continua en los equipos y responder rápidamente a las cambiantes necesidades del mercado. Aquellas organizaciones que adopten estas herramientas estarán mejor posicionadas para aumentar su competitividad, mejorar el servicio a sus clientes y escalar eficientemente sus operaciones en la era digital. La automatización empresarial ya no es opcional, sino un imperativo para quienes buscan excelencia operativa y crecimiento sostenible apoyado por la tecnología.

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