La gestión de las finanzas de tu empresa es la columna vertebral de tu negocio y es vital para la salud y la viabilidad a largo plazo. Para seguir aplicando el rigor financiero necesario para respaldar tu negocio, el departamento de contabilidad necesita las herramientas adecuadas para hacer su trabajo de la manera más eficiente. Sin herramientas para manejar los requisitos empresariales y normativos, el personal de contabilidad pierde tiempo en trabajo manual y duplicado mientras cierran los libros cada mes.
Cuando las hojas de cálculo y soluciones desconectadas se convierten en la norma de tu departamento financiero, percibes que es hora de actualizar tu solución de gestión financiera. Los tiempos de cierre financiero y los preparativos para las auditorías tardan demasiadas semanas en completarse. y las ventas que se producen el último día del trimestre a menudo no se introducen en el sistema, por lo que no se reconocen como ingresos a tiempo. Los procesos financieros críticos, como la gestión de la consolidación, la presentación de impuestos y la facturación se convierten en un enorme lastre para la productividad de todo tu departamento y están plagados de errores.
Añadir los requisitos normativos, como el reconocimiento de los ingresos y los cambios constantes en las normas contables, se agravan. Si alguno de estos escenarios te resulta familiar, es el momento de examinar a fondo cómo tus sistemas de negocio existentes pueden estar perjudicando tus resultados.
Este post describe los elementos esenciales de un sistema completo de gestión financiera y cómo la solución adecuada puede ayudarte a seguir el ritmo del mundo empresarial, que cambia rápidamente.
Capacidades básicas de gestión empresarial
Funcionalidad contable
Todo sistema de gestión empresarial necesita contar con funciones contables básicas como el libro mayor, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos, caja y gestión de pagos con una pista de 
auditoría incorporada. Más allá de la contabilidad básica, tu sistema de gestión financiera debe ser ampliable para responder a los retos y, al mismo tiempo que te permita al mismo tiempo vigilar los resultados de la cuenta de resultados.
Necesitas que tu sistema de gestión financiera permita una cantidad prácticamente ilimitada de cuentas y subcuentas del libro mayor cuentas y subcuentas del libro mayor, cuentas generales y subcuentas. Debe permitirte definir tus propios períodos contables y permitirte cerrar los componentes componentes por separado para ajustarse a las necesidades de las nuevas filiales que pueda introducir. Y, por último, debe tener planes de cuentas predefinidos para una amplia gama de industrias para ayudar a un despliegue más rápido. Sin estas funciones contables esenciales es muy difícil para tu personal de finanzas supervisar la multitud de centros de costes de tu empresa y asegurarte de que está operando dentro del presupuesto establecido.
Gestión de la tesorería
Una de las claves para gestionar tu salud financiera es tu capacidad para supervisar cuidadosamente tu flujo de caja con regularidad. En épocas de cambios inesperados, puedes enfrentarte a costes inesperados de permisos, licencias, materias primas, equipos ampliación de contratos y acuerdos con proveedores por nombrar algunos. Estas inversiones suelen requerir grandes pagos por adelantado y una planificación financiera planificación financiera inteligente para mantener un flujo de caja positivo. Si no hay suficiente dinero en efectivo para cumplir con cualquiera de estas obligaciones, podría tener repercusiones para la empresa, amenazar su rendimiento e incluso exponerla a responsabilidades legales.
La visibilidad en tiempo real es importante para tomar decisiones informadas a tiempo. Cuando se puede acceder a la información de forma instantánea desde casi cualquier lugar, sin desperdiciar recursos en la extracción de datos y en la vinculación de datos de diferentes fuentes, los empleados pueden tomar decisiones más precisas y rápidas. Al disponer de una mayor visibilidad en tiempo real de sus flujos de caja mediante cuadros de mando detallados e indicadores clave de rendimiento (KPI), se le alertas de discrepancias y situaciones de «bandera roja» mucho más rápido.
Ingresos recurrentes y Gestión del reconocimiento de ingresos
Dirigir un negocio con un flujo de ingresos predecible es difícil en tiempos de incertidumbre. Pero una vez que una base de clientes estable, hay que centrar los esfuerzos en obtener ingresos continuos de estos clientes. Es necesaria una estrecha coordinación entre finanzas, ventas y servicio es necesaria para para identificar los flujos de ingresos recurrentes y definir los periodos de cobro de los servicios servicios prestados y cuándo se pueden reconocer los ingresos en los balances de la empresa. Su sistema de gestión de gestión financiera tiene que ser capaz de manejar e informar sobre estas variedades de ingresos recurrentes escenarios.
A la hora de identificar posibles fuentes de ingresos recurrentes, es imperativo conocer el «coste de servicio» de tu empresa. Tu sistema de gestión empresarial debe ser capaz de modelar con precisión diferentes escenarios de facturación y obtener los costes directos e indirectos de los clientes. costes de adquisición, costes de servicio y costes de entrega de productos, así como qué segmentos de clientes y cuáles no. El grupo del 20% de clientes que generan el 80% de tus beneficios es especialmente importante en el caso de los recurrentes, porque el 80% restante de los clientes con pérdidas marginales puede incrementar año tras año, a menos que suavices la rentabilidad de tu base de clientes.
También es importante contar con buenos procesos de reconocimiento de ingresos. Tu infraestructura de facturación tiene que ser capaz de manejar múltiples precios para diferentes clientes. Es posible que gestionar diferentes condiciones de pago, ya sea mensuales, trimestrales o anuales, y puedes facturar clientes por adelantado, a plazos, o prorrateando meses parciales. El uso de hojas de cálculo puede rápidamente irse de las manos, y los acuerdos de facturación diferentes pueden desbaratar las cosas y dar lugar a errores de facturación.
Ejemplo de proceso financiero en Business Central
Planificación e informes financieros
Para planificar y prever con exactitud los costes futuros de las distintas iniciativas, tu sistema de gestión financiera debe ofrecerte una gran visibilidad de los datos de la empresa y una gran visibilidad del estado actual de las operaciones de tu empresa para para que puedas identificar las áreas problemáticas.
La planificación financiera implica reunir datos de varios departamentos de la empresa para obtener una visión completa de las operaciones y, a continuación, modelar varios escenarios «hipotéticos» para evaluar el impacto de las diferentes estructuras de costes. Sin un sistema de gestión financiera que te permita realizar fácilmente estas funciones, tu equipo financiero acabará perdiendo tiempo consolidando datos y proyectando los resultados de todos esos escenarios diferentes en un intervalo regular desde varios sistemas, en lugar de hacerlo, en lugar de realizar un análisis estratégico.
Cuando se trata de la planificación financiera, tus funciones de presupuestación y previsión ocupan el primer lugar de la lista, especialmente por tu papel central en el control de los costes. Tu sistema de gestión financiera debe permitir la recopilación de datos multidimensionales y automatizar la consolidación de los planes, de modo que puedas examinar claramente los costes de personal, ventas, bienes de equipo y otros. La automatización también mejora precisión y reduce los errores al eliminar los enlaces y fórmulas rotas.
Ejemplo de proceso financiero en Business Central
Gestión de activos fijos
A medida que su empresa madura, puede adquirir diversos activos fijos, como equipos, terrenos y edificios. Debe ser capaz de mantener y controlar el ciclo de vida completo de todos sus activos fijos, desde su creación hasta su depreciación, revalorización y retirada, para poder tener una mejor visión de cómo afecta a su cuenta de resultados. Por lo tanto, un sistema de gestión empresarial debe tener una funcionalidad detallada de gestión de activos y soportar múltiples tipos de cálculo de depreciación. Debe gestionar tanto los activos que se deprecian como los que no, los programas de mantenimiento y los seguros. También debe integrar el proceso de adquisición de activos en los procesos contables para ayudar a garantizar que ningún equipo se escape.
Una buena gestión de su inmovilizado puede ayudarte a beneficiarte de las deducciones fiscales relacionadas con la depreciación de tus activos. Estas deducciones sólo sirven para ayudar a apuntalar tus flujos de caja para que pueda para que puedas reinvertir los ingresos en tu negocio.
