La inversión inicial en la adquisición y aplicación de un sistema ERP es considerable, tanto en términos de esfuerzos humanos como de recursos financieros. Después de una implementación exitosa, el sistema pasa al modo de mantenimiento y las organizaciones comienzan a obtener valor de su inversión. Después de un período prolongado, debido a los cambios en el paradigma empresarial y tecnológico, se hace cada vez más difícil y costoso mantener y ampliar el sistema. Se inicia el proceso de reimplementación o migración y el inicio de un nuevo ciclo.
Fases del ciclo de vida del ERP
Los ciclos de vida de los ERP, que abarcan de 5 a 10 años de vida útil efectiva, a menudo se confunden con el ciclo de vida de la implementación de ERP. Las fases del ciclo de vida del ERP son:
Despliegue del ERP: El despliegue inicial de un sistema ERP en sí consiste en varias fases que comienzan con la Solicitud de Propuesta (RFP) y la selección del proveedor y terminan con la fase de puesta en marcha y de sujeción manual. Algunas cuestiones importantes relativas a esta fase, como se indica a continuación, tendrán una relación directa con las fases posteriores del ciclo de vida de la planificación de los recursos institucionales:
- Grado de adaptación del producto ERP a las necesidades actuales del negocio y grado de personalización realizada, en particular la personalización del código fuente.
- Compromiso del partner para la evolución del ERP
- Nivel de soporte
Optimización: Después de que el sistema esté en funcionamiento, habrá un período de adaptación. Debido al uso del nuevo sistema, los usuarios empezarán a encontrar pequeños detalles a mejorar o ciertos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la implantación. Con el apoyo del partner, se realizarán estos ajustes con un servicio proactivo por parte del implantador, esta fase debería terminar en un plazo de seis meses a un año y el sistema debería comenzar a estabilizarse.
Mantenimiento: Este es el período más largo del ciclo de vida, cuando la organización comienza a darse cuenta del valor de su inversión. Los usuarios se familiarizarán y empezarán a ser dueños del sistema. Se pueden realizar mejoras, como nuevos informes, diferentes flujos de trabajo, localización de impuestos, etc. El mantenimiento estará cubierto por un acuerdo de nivel de servicio dependiendo de las necesidades de la empresa. Para un sistema complicado, puede haber un proveedor externo que ayude en el mantenimiento inside.
Extensión del valor: Esta fase se solapa con la fase de mantenimiento. Los procesos de negocio nuevos o modificados requieren cambios menores o moderados en el sistema. Puede haber grandes cambios en el escenario, tales como: i) implementación de un nuevo sistema de contabilidad, por ejemplo, el SII; ii) Adquisiciones/reestructuraciones; iii) ampliación del sistema con productos adicionales, tales como un Customer Relationship Management (CRM) y Business Intelligence (BI). A veces los cambios en los costes pueden ser prohibitivos, particularmente para los sistemas en los que se ha hecho mucha personalización durante la fase de implementación.
Paralelamente a los cambios empresariales, también se producen cambios tecnológicos. Aparecen nuevos lanzamientos y versiones para plataformas tecnológicas como Sistemas Operativos o Bases de Datos. Los proveedores de ERP publican parches y versiones de sus productos a intervalos regulares que deben incorporarse al sistema existente. Esto generalmente implica esfuerzos menores o modestos. Pero, el problema surge cuando muchos objetos de software fueron personalizados durante la implementación. La adaptación de estos objetos para hacerlos compatibles con versiones posteriores puede resultar un importante ejercicio de migración que implique un coste y un esfuerzo exorbitantes.
Decadencia del sistema: Para una empresa, la necesidad del negocio y el requerimiento tecnológico, continúan evolucionando. Coste, complejidad y dificultad para modificar y actualizar el sistema frena la evolución del mismo. Arreglar el sistema existente no es más viable y proporciona un rendimiento decreciente. Se investigan las alternativas y se toma la decisión de reimplementación.
Reimplementación: Similar a la fase de despliegue como se mencionó anteriormente. Sin embargo, las organizaciones están mejor organizadas ahora. El proceso inicial se llevará a cabo de manera más profesional. Es probable que adopten la última versión del sistema con una mínima necesidad de personalización, de modo que el próximo ciclo ofrezca un mejor retorno de la inversión (ROI).
Si estás trabajando con una versión «antigua» de Microsoft Dynamics NAV (Navision) te recomendamos leer el siguiente ebook para ver las novedades que incorpora cada versión desde la que estés trabajando.
