El módulo de Contratos de Compra de Document Capture te permite gestionar y hacer un seguimiento de los contratos de compra, las suscripciones y otros costes recurrentes de tu organización. Permite a los administradores tener todos esos contratos y costes reunidos en un solo lugar, lo que les proporciona una excelente visión de conjunto que les facilita la comparación con proveedores alternativos y la determinación de si, por ejemplo, se pueden consolidar varios contratos separados en uno solo para reducir el coste global. En general, el módulo facilita la facturación correcta en todos los casos, lo que suele ahorrar tiempo y dinero.
Todos los contratos pueden revisarse fácilmente y de forma recurrente, para que siempre esté al tanto de si deben renovarse, modificarse o cancelarse. Al simplificar la asignación de diferentes revisores a distintos contratos, el módulo te permite repartir la carga de trabajo al tiempo que agiliza el proceso, e incluso puede hacer que los documentos de compra y los gastos se aprueben automáticamente vinculándolos a un contrato de compra. De este modo, tu organización puede ahorrar horas y horas de trabajo manual y molestias, liberando así grandes cantidades de tiempo y recursos para dedicarlos a otras tareas importantes.
El módulo está construido en torno a cuatro componentes principales:
- La página de resumen de los contratos de compra, que proporciona tanto a los administradores como a los revisores toda la información relevante
- Funcionalidad de revisión fácil de usar, que incluye:
- Nuevas capacidades de revisión de contratos de compra en el Portal de Aprobación Web de Continia
- Una serie de Cuestiones del Centro de Funciones de fácil acceso para facilitar aún más a los administradores y revisores la navegación por el proceso
- Aprobación automática de los documentos de compra vinculados a los contratos de compra, incluida la opción de establecer tolerancias de importe
- Un archivo completo que permite ver el historial de cualquier contrato de compra con fines estadísticos o de otro tipo
El módulo funciona con Continia Document Capture y Continia Expense Management y puede incluir documentos de compra (facturas y abonos) y/o gastos, cada uno de los cuales puede vincularse a un contrato de compra. La lista de diferentes tipos de contratos y suscripciones que puede gestionar favorablemente utilizando el módulo es prácticamente interminable. Incluye, pero no se limita a lo siguiente:
- Arrendamiento de oficinas
- Licencias de software
- Seguros
- Servicios de teléfono e Internet
- Copia de seguridad del servidor
- Servicios de gestión de instalaciones, como catering, limpieza y mantenimiento de plantas interiores
- Alquiler de coches
- Periódicos y revistas comerciales
Si quieres ver un demo, te facilitamos la parte del Webinar de novedades de la nueva versión donde habla de los contratos de compra.
Y si quieres más información, ponte en contacto con nosotros para que te configuremos el nuevo módulo de Document Capture o te ayudemos a empezar a trabajar con Document Capture en tu Business Central para esta funcionalidad y muchas más.
