Uno de los aspectos sorprendentes de la innovación es que puede proceder de cualquier parte de tu empresa. De hecho, tiene que ser así. Por ese motivo, la eliminación de las barreras a la colaboración es una de las mejores formas de aprovechar la creatividad de tu equipo. Las herramientas que tu equipo utiliza para compartir archivos, reunirse y chatear a lo largo del día pueden hacer que esa colaboración sea fluida u obstaculizar el rendimiento de tu equipo. 

Las preocupaciones por el control de versiones y la comunicación dificultan la creatividad, además de la productividad, por lo que las herramientas adecuadas también deben abordar esos problemas. Independientemente de si tienes que lidiar con trabajadores remotos, empleados en diferentes zonas horarias, proveedores externos o con una plantilla que trabaja en su totalidad en las oficinas, Microsoft Teams te permite: 

Microsoft Teams, que forma parte de Microsoft 365, ofrece un enfoque más humano del trabajo al facilitar una comunicación fluida y permitir el trabajo en equipo en cualquier momento y lugar. Tu equipo puede chatear, reunirse y colaborar en tiempo real y, al disponer de las aplicaciones de Office en todos los dispositivos, tus empleados pueden trabajar desde cualquier lugar. Y con 1 TB de almacenamiento en OneDrive seguro, compartir archivos de gran tamaño no constituye ningún problema. Los documentos que necesitas están siempre disponibles, dondequiera que los necesites. 

La mayoría de los equipos utiliza de media seis herramientas diferentes para colaborar en proyectos.

Antes, no tenía la oportunidad de colaborar con determinadas personas de la empresa debido a su ubicación. Ahora puedo pedirles ideas. Esto ha contribuido a fomentar esa cultura de derribar muros y hablar unos con otros, independientemente de dónde nos encontremos. 

Greg Raece – Director general de Online Metals 

Microsoft 365 mejora la comunicación y el trabajo en equipo al mejorar el acceso a la información y las herramientas que necesitas a través de Microsoft Teams, tu centro de colaboración en equipo. Desde las videoconferencias y el chat hasta trabajar juntos en documentos compartidos, Teams mantiene tus conversaciones protegidas y te permite acceder a ellas fácilmente. 

Dando por hecho que ya nadie tiene un sistema de correo en sus propios servidores locales, hoy en día, muchos proveedores de hosting incluyen un servicio de correo propio, alojado en sus instalaciones.

Lo que los clientes no conocen es que, en ocasiones, ese Cloud que han contratado no es realmente un Cloud, con la seguridad, sincronización y escalabilidad que caracteriza este servicio. Sino otro alojamiento local, como podrían ser esos obsoletos servidores de correo de cualquier oficina.

Comenzando por la seguridad, Microsoft dispone de las mejores instalaciones de almacenamiento de datos del mundo, donde han invertido tanto mucho capital como mucha tecnología, conocimiento y experiencia. A prueba de todo peligro físico… pero también tecnológico.

Un buen ejemplo podría ser el gobierno de Alemania, que tiene centralizados con Microsoft todos sus servicios.  

Por otra parte, otros proveedores casi nunca van a poder optar a tantas capas de seguridad y tecnología y, si lo consiguieran, resultaría en precios desorbitados para los clientes por un servicio de correo.

En cuanto a escalabilidad la premisa es sencilla: Se ofrece este servicio para que el cliente sea su dueño y administrador.

El cliente tiene la capacidad de aumentar y reducir las licencias de correo en tiempo real, adaptándose así a las necesidades de su empresa y repercutiendo de manera directa en el coste que quiera ajustar. La previsión de futuro deja de ser un problema gracias a esta autonomía, y además resulta en un ahorro total en tiempos de gestión.

La tecnología que se ofrece es amplia y puntera, y supone un 100% de sincronización entre dispositivos y lugares.

Por otra parte, otros proveedores nunca podrán ofrecer un tráfico con tanta holgura, lo que siempre significará problemas de sincronización y lectura de correos en tiempo real.

Por supuesto, todo ello suscrito a la sincronización con el resto de servicios de Microsoft Office 365: Teams, Sharepoint, Business Central, Power BI, etc. ya que, como hemos comentado en otros artículos, estas soluciones se encuentran totalmente enfocadas a la colaboración, comunicación, gestión del conocimiento e inteligencia de negocio.    

Autor: Luis Martos – Técnico de Sistemas

“No puedo conectarme al fileserver”, “Creo que alguien ha borrado el excel compartido”, “el informático nos ha comentado que un disco duro se ha corrompido y ha quedado inaccesible…” Como consultor, constantemente escucho acerca de estos obstáculos que la informática tiene… o, mejor dicho, tenía.

La solución Sharepoint, aterrizó ya hace unos años como un producto de Microsoft, habitualmente para trabajar como fileserver en local. Pero, pocas empresas han dado continuidad a sus constantes mejoras, que han hecho de esta herramienta la mejor opción para trabajar como fileserver (y mucho más). Incluso habiendo otras empresas que continúan con carpetas compartidas…

Durante este año de confinamiento, en Olivia nos hemos encontrado con un caso de necesidad de copias de seguridad de bases de datos SQL. El cliente, preocupado, nos comentó que mientras no arrancábamos el proyecto de subida de servidores a Azure, tenía miedo de que, por ejemplo, un incendio, pudiera provocar una pérdida de datos irreversible.

Lo que no sabía este cliente es que, con el tenant de Microsoft que ya tienen implantado, y la licencia adecuada, tienen un espacio de almacenamiento en Sharepoint, que actualmente se aloja en la nube: adiós a incendios, huracanes o terremotos.

Otros clientes, tienen problemas con sus conexiones VPN hacia estos archivos alojados en su oficina, puesto que se tienen que conectar desde casa, desde otro cliente o desde el primer bar con wifi que encuentren.

En este contexto, Sharepoint garantiza el acceso a los archivos de colaboración de tu empresa desde cualquier punto del mundo. A través de una conexión segura y configurable a todos los niveles, tienes la capacidad de acceder a un documento en tiempo real con las herramientas de edición que correspondan (Word, Excel, etc.) incluso si otra persona está trabajando sobre el mismo documento.

De hecho, puedes aprovechar para hablar con esta compañera o compañero, puesto que Sharepoint está totalmente integrado y sincronizado con el sistema de comunicación de Teams. Por otro lado, ¿se requiere una conexión FTP hacia un proveedor para un intercambio de documentos?

Sharepoint también garantiza compartir los documentos necesarios sólo a las personas deseadas mediante un enlace que se puede enviar por correo vía Exchange, todo configurado a través de una automatización (lo que antes se denominaba Flow, o flujo de trabajo) Power Automate.

En este sentido, Sharepoint pone a nuestra disposición toda la cadena de trabajo automatizada que el negocio requiere, en la dirección que necesitamos y sin depender de abrir firewalls, protocolos ni puertos.  

En definitiva, Sharepoint nos ofrece funcionalidades y modelos que permiten, de forma ágil, flexible y escalable, diseñar e implementar soluciones de colaboración, comunicación, gestión del conocimiento e inteligencia de negocio.

Queremos informarte que la evolución empresarial apunta directamente a la nube. Así pues, el uso de Sharepoint es realmente una buena puerta de entrada para empezar a tratar con el que será nuestro futuro.    

Autor: Luis Martos – Técnico de Sistemas  

No cabe duda que Microsoft Teams está viviendo un momento dulce. Es indudable que es la niña de los ojos de Microsoft y muchos de los esfuerzos innovadores van dirigidos a enriquecer más esta herramienta que nació como una evolución de Skype y ya ha adquirido una dimensión totalmente nueva. Es un nuevo concepto de solución donde Microsoft no tiene rival, la integración. Como vimos en otro post, cada solución por si sola tal vez no sea la mejor del mercado, pero es tan fácil interactuar con ellas que hoy en día se nos hace muy difícil pensar que sólo hacemos una tarea en una área concreta en nuestra jornada laboral. Cada vez més, evolucionamos a realizar diferentes tareas con diferentes compañeros en diferentes areas. Ya no hay silos especialistas que no saben lo que hacen el resto. Las nuevas organizaciones son más colaborativas, más ágiles y la información fluye de otra manera. Por eso, herramientas como Microsoft Teams son ideales ya que son modulares y pueden llegar a ser transatlánticos para perfiles más exigentes o una lancha motora para perfiles que sólo necesitan una parte de su potencialidad. Podemos incorporar las aplicaciones que necesitemos, cuando veamos que tenemos esa necesidad. No están preinstaladas. Están ahí latentes a la espera que las descubras. Y una vez pasa esto, ocurre la magia.

Tocar el botón de aplicaciones que vemos en la parte inferior a la izquierda es un constante descubrimiento. El ritmo de publicación es tan alto que ni el propio Microsoft puede comunicar todas las aplicaciones nuevas que van apareciendo. Yo mismo que trabajo en un partner de Microsoft a veces descubro una nueva aplicación porque un compañero la ha descubierto primero y me «fuerza» a utilizarla porque él la utiliza y si vamos a realizar algo conjunto, aprovechar que existe esa solución y nos puede ayudar a hacerlo más ordenado. Y ahí está la clave de la adopción cada vez más rápida de Teams. No empezamos a utilizarla porque hemos visto un anuncio o nos lo ha propuesto nuestro proveedor de tecnología o nos lo ha «impuesto» (quería encontrar un eufemismo pero creo que hay que ir sin tapujos hoy en día) la dirección. Sino, todo lo contrario, un compañero de trabajo se convierte en un prescriptor del producto y ya sabemos todos la potencialidad de este canal de transmisión. Y voilà! Se produce de nuevo la magia.

Aconsejo ir entrando ya que cuando menos te los esperas aparece una nueva aplicación que puede que no cumpla al 100% lo que necesitas, pero es tan fácil empezar a utilizarla que vas a ser tu la próxima vez que aconsejes a tu compañero utilizar esa nueva aplicación. Y esto pasará por ejemplo con la aplicación Lists. Aparentemente parece una solución para la gestión de listas, como el nombre indica, pero es una mezcla entre Planner, To Do y Project. Pero para temas muy concretos y de seguimiento más regular. Abarcando menos que Project o Planner, que está pensado para proyectos más globales, sino tareas de seguimiento más livianas y con menos necesidad de información.

Al inicio podemos empezar de 0 o con plantillas que con unos clicks podemos tenerlo montado todo para utilizarla ya. Como os podéis imaginar, utilicé la plantilla de planificador de contenido. Y este post ya ha formado parte de mi nuevo Lists para planificar la publicación de nuestro blog. Como comentaba antes, puede que haya otra solución mejor, pero en un minuto ya la tenía en mi pestaña del equipo de Marketing y ya estaba planificando pudiendo poner responsables, plazos, temas, etc.

En el próximo post hablaré de más aplicaciones que me iré encontrando o alguna que otro compañero haya ido más rápido que yo.

Autor: David Bonet – Responsable de Marketing

Para empezar, tenemos que entender que es VoIP, también conocida como Voz IP o telefonía IP  (del inglés: Voice-over-IP) .

Es una tecnología que nos permite usar la telefonía convencional analógica que todos conocemos en digital, pudiendo transformar esa señal analógica en un servicio más de la red de internet, como si fuera, Google, Netflix, WhatsApp, etc.

Realizar este cambio es mas sencillo de lo que nos podemos imaginar. Simplemente haciendo una portabilidad de nuestros números de teléfono, ya podríamos comenzar a disfrutar de este servicio. Indistintamente de si tenemos un sistema de telefonía muy sencilla con una simple línea convencional a redes muy complejas con grandes centralitas.

¿Qué ventajas me aporta esto?

Ahora que mucha gente está trabajando remotamente fuera de la oficina o incluso personas con necesidades de movilidad como un comercial o un técnico, el VoIP juega un valor fundamental para las comunicaciones de voz en la empresa y para una gran experiencia de servicio para el cliente.

¿Cuántas veces nos ha pasado que hemos llamado a una empresa y no nos han podido pasar la llamada a un compañero porque no tiene los medios necesarios para poderlo hacer? Teniendo que tomar nota, avisar a su compañera y esta tener que llamar.

Microsoft Teams como estrategia en nuestras telecomunicaciones: La combinación ganadora de software colaborativo y comunicación.

Microsoft Teams además de las llamadas entre compañeros que ya nos ofrece, también podemos integrar la telefonía pública. Pudiendo realizar yrecibir llamadas desde el exterior.

Gracias al Microsoft 365 Business Voice, podemos tener nuestra propia centralita en la nube, pudiendo realizar desde una simple cola de llamadas hasta sistemas de Operadora Automática para poder atender las llamadas ofreciendo la posibilidad de elegir varias opciones para su correcto enrutamiento de la llamada, incluso con reconocimiento de voz.

Ahora simplemente teniendo instalado Microsoft Teams en nuestro ordenador, móvil o incluso iniciando sesión en Teams desde el navegador Web, podemos disponer de nuestra extensión de telefonía de la empresa y de esta manera estar siempre disponible. Solo se necesita una conexión a internet.

Gracias esta simplicidad, realizar este cambio, ya no supone hacer una inversión inicial en compras de dispositivos costosos como centralitas o teléfonos de operador con todo su correspondiente cableado e instalación.

Además, cabe destacar que todas las comunicaciones están encriptadas, garantizando la seguridad.

La gestión está centralizada en la nube, pudiendo adaptarlas a tus necesidades actuales, gestionando con políticas de seguridad quien puede llamar o recibir llamadas, contestadores automáticos para cada usuario, etc. Incluso pudiendo llamar al teléfono de emergencias 112.

Ahora ya podrás tener tu propia línea de empresa simplemente usando Microsoft Teams, sin necesidad de comprar mas teléfonos adicionales. Pero si necesitas terminales fijos o para salas de reunión, también existen un amplio catalogo de productos compatibles y homologados por Teams para que dispongas de todas sus ventajas.

Gracias a toda esta flexibilidad que nos permite el VoIP y Microsoft Teams, la productividad se verá mejorada, evitando pérdidas de tiempo. Los servicios virtuales de telefonía fija están permitiendo que cada vez más empresas implementen modelos de teletrabajo para ahorrar costes y aumentar la productividad de sus empleados.  

Referencias:

Voz sobre protocolo de internet

Llamas de vídeo y voz con Microsoft Teams (Microsoft)  

Autor : Cristian Alegret – Consultor de Sistemas