Electronic Data Interchange o lo que se conoce como EDI, es un estándar internacional que permite intercambiar todo tipo de documentos electrónicos (facturas, pedidos, albaranes, etc.) con clientes, proveedores, administraciones públicas… Asegurando en el proceso que el documento llega a su destinatario correcto, sin ser alterado y teniendo acuse de recibo del documento. Hoy en día, cada vez son más las empresas que nos solicitan que integremos sus ERP con EDI para compartir diferentes tipos de documentos: pedidos de compra, facturas, cotizaciones, albaranes, etiquetas… En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios de forma regular como resultado de su estrategia (B2B). El intercambio de documentos EDI es posible gracias una red de interconexión de negocios que permite realizar intercambios electrónicos de documentos con un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa. Esta integración que antes nos solicitaban grandes empresas, se está convirtiendo en poco tiempo en uno de los “imprescindibles” de nuestros proyectos, y eso sin duda es una muy buena noticia, ya que demuestra una vez más, como las pymes están poniéndose en forma y mejorando su competitividad, ¡y esto siempre es una fantástica noticia! Desde Olivia, y fruto de nuestra experiencia integrando EDI con Dynamics Business Central, queremos también ayudar un poco más a las empresas y es por ello, que hemos paquetizado dicha adaptación del ERP en un producto propio: EDI by OLIVIA que funciona como una extensión de tu ERP Dynamics tanto OnPremise como Cloud.
ORDERS – Proceso de pedidos de venta
DESADV – Albaranes (indica bultos)
DESADV Logístico, nivel 1 – Detalla el contenido (del bulto) cajas, adecuado cuando el cliente desea el envío a una plataforma logística (como a menudo sucede con El Corte Inglés).
DESADV Logístico, nivel 2 – Detalla el contenido (del bulto y cajas), adecuado cuando el cliente desea el envío a una plataforma logística (como a menudo sucede con AMAZON).
INVOIC – Proceso de facturas de venta
REMADV – Aviso de liquidación
Pero ¿Por qué EDI by OLIVIA nos puede ayudar si somos una pyme? Son muchas las mejoras que podemos explicaros, pero me gustaría centrarme en estas:
Ahorrarás tiempo y dinero a través de la automatización de procesos que hasta ahora hacíais de forma manual y en con un alto uso de papel.
Mejorarás la productividad porque se comparten y procesan más documentos empresariales en menos tiempo y con una mayor precisión.
Reducirás errores a través de una estandarización estricta, que ayuda a asegurar que la información y los datos tengan el formato correcto antes de que ingresen en procesos o aplicaciones empresariales.
Obtendrás mejor calidad de datos para la elaboración de tus informes, porque obtendrás una mejora clara en la recopilación de datos, la visibilidad y el análisis de estos.
Solución con un ROI (retorno de la Inversión) rápido y que nos ayuda a la mejora en la competitividad de la empresa, así como en la percepción que nuestros socios tienen de nuestra gestión.
EDI by OLIVIA es pues una extensión que ha venido para sumar de forma rápida, y que será la pasarela en un futuro no muy lejano, para el intercambio de documentos para apoyar innovaciones en nuestras empresas, como el internet de las cosas (IoT), blockchain e inteligencia artificial (IA). ¡Sean pues bienvenidos los nuevos retos digitales que hablan de colaboración y productividad!
Manel Martin , programador y consultor técnico senior de Dynamics 365 Business Central, nos cuenta anécdotas después de haber ayudado a diferentes almacenes de nuestros clientes a digitalizar su procesos con la ayuda de PDAs conectadas al ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Su adopción no es fácil para los operarios habituados a trabajar de una misma manera durante muchos años, pero cuando hacen el cambio, ya no hay marcha atrás y ni les puedes quitar la PDA de las manos.
También nos cuenta su experiencia con la plataforma Power Platform para la creación de apps sin necesidad de código. Nos cuenta cómo funciona esta nueva filosofía y qué papel tienen los programadores en este nuevo escenario. Iniciarse es fácil y realizar apps con una funcionalidad básica es posible sin conocimientos técnicos avanzados, aunque cuando la complejidad aumenta es necesario la ayuda de expertos no tanto para su programación, sino saber exactamente donde están las fuentes de información conociendo internamente como trabajan las soluciones de negocio de Microsoft. Por lo que el papel del programador ya no es de escrivir el código y ser propietario de ese conocimiento, sino gracias a los conocimientos básicos de programación, saber como conectar las fuentes de información de la manera más óptima para que se realicen menos trabajos del sistema y sea más rápida su ejecución. Una mala interpretación de los procesos puede llevar a una mala utilización de la plataforma y sobredimensionar las necesidades.
La inversión inicial en la adquisición y aplicación de un sistema ERP es considerable, tanto en términos de esfuerzos humanos como de recursos financieros. Después de una implementación exitosa, el sistema pasa al modo de mantenimiento y las organizaciones comienzan a obtener valor de su inversión. Después de un período prolongado, debido a los cambios en el paradigma empresarial y tecnológico, se hace cada vez más difícil y costoso mantener y ampliar el sistema. Se inicia el proceso de reimplementación o migración y el inicio de un nuevo ciclo.
Fases del ciclo de vida del ERP
Los ciclos de vida de los ERP, que abarcan de 5 a 10 años de vida útil efectiva, a menudo se confunden con el ciclo de vida de la implementación de ERP. Las fases del ciclo de vida del ERP son:
Despliegue del ERP: El despliegue inicial de un sistema ERP en sí consiste en varias fases que comienzan con la Solicitud de Propuesta (RFP) y la selección del proveedor y terminan con la fase de puesta en marcha y de sujeción manual. Algunas cuestiones importantes relativas a esta fase, como se indica a continuación, tendrán una relación directa con las fases posteriores del ciclo de vida de la planificación de los recursos institucionales:
Grado de adaptación del producto ERP a las necesidades actuales del negocio y grado de personalización realizada, en particular la personalización del código fuente.
Compromiso del partner para la evolución del ERP
Nivel de soporte
Optimización: Después de que el sistema esté en funcionamiento, habrá un período de adaptación. Debido al uso del nuevo sistema, los usuarios empezarán a encontrar pequeños detalles a mejorar o ciertos aspectos que no se tuvieron en cuenta en la implantación. Con el apoyo del partner, se realizarán estos ajustes con un servicio proactivo por parte del implantador, esta fase debería terminar en un plazo de seis meses a un año y el sistema debería comenzar a estabilizarse.
Mantenimiento: Este es el período más largo del ciclo de vida, cuando la organización comienza a darse cuenta del valor de su inversión. Los usuarios se familiarizarán y empezarán a ser dueños del sistema. Se pueden realizar mejoras, como nuevos informes, diferentes flujos de trabajo, localización de impuestos, etc. El mantenimiento estará cubierto por un acuerdo de nivel de servicio dependiendo de las necesidades de la empresa. Para un sistema complicado, puede haber un proveedor externo que ayude en el mantenimiento inside.
Extensión del valor: Esta fase se solapa con la fase de mantenimiento. Los procesos de negocio nuevos o modificados requieren cambios menores o moderados en el sistema. Puede haber grandes cambios en el escenario, tales como: i) implementación de un nuevo sistema de contabilidad, por ejemplo, el SII; ii) Adquisiciones/reestructuraciones; iii) ampliación del sistema con productos adicionales, tales como un Customer Relationship Management (CRM) y Business Intelligence (BI). A veces los cambios en los costes pueden ser prohibitivos, particularmente para los sistemas en los que se ha hecho mucha personalización durante la fase de implementación.
Paralelamente a los cambios empresariales, también se producen cambios tecnológicos. Aparecen nuevos lanzamientos y versiones para plataformas tecnológicas como Sistemas Operativos o Bases de Datos. Los proveedores de ERP publican parches y versiones de sus productos a intervalos regulares que deben incorporarse al sistema existente. Esto generalmente implica esfuerzos menores o modestos. Pero, el problema surge cuando muchos objetos de software fueron personalizados durante la implementación. La adaptación de estos objetos para hacerlos compatibles con versiones posteriores puede resultar un importante ejercicio de migración que implique un coste y un esfuerzo exorbitantes.
Decadencia del sistema: Para una empresa, la necesidad del negocio y el requerimiento tecnológico, continúan evolucionando. Coste, complejidad y dificultad para modificar y actualizar el sistema frena la evolución del mismo. Arreglar el sistema existente no es más viable y proporciona un rendimiento decreciente. Se investigan las alternativas y se toma la decisión de reimplementación.
Reimplementación: Similar a la fase de despliegue como se mencionó anteriormente. Sin embargo, las organizaciones están mejor organizadas ahora. El proceso inicial se llevará a cabo de manera más profesional. Es probable que adopten la última versión del sistema con una mínima necesidad de personalización, de modo que el próximo ciclo ofrezca un mejor retorno de la inversión (ROI).
Si estás trabajando con una versión «antigua» de Microsoft Dynamics NAV (Navision) te recomendamos leer el siguiente ebook para ver las novedades que incorpora cada versión desde la que estés trabajando.
https://olivia.es/wp-content/uploads/ciclovidaERP.jpg20843125David Bonethttp://www.olivia.es/wp-content/uploads/Logo-Olivia-2018-300x107.pngDavid Bonet2019-06-25 10:46:072022-03-29 10:59:08Ciclo de vida de un ERP
Aprovecha el Kit Digital para empezar a trabajar con un ERP
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) estandariza, racionaliza e integra los procesos empresariales en todos los departamentos de finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución y otros.
Cada organización gestiona a las personas, compra productos y servicios, vende (o regala) algo y administra el dinero. La forma en que se maneja cada actividad variará, pero cada empresa realiza estas funciones básicas. En la mayoría de los casos, es más efectivo manejar estos procesos a través de una plataforma de software integrada que a través de múltiples aplicaciones nunca diseñadas para trabajar juntas. Ahí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Con esta filosofía Microsoft proporciona una tecnología integrada One Microsoft.
Si bien los ERPs fueron diseñados originalmente para empresas manufactureras, se han expandido a las empreses de servicios, distribución, etc. Cada una de las industrias tiene sus propias peculiaridades. Hay ciertos procesos comunes entre todas las empresas aunque muchos directivos piensen que su empresa necesita un proyecto muy personalizado. Cada vez más, las empresas intentan racionalizar los procesos internos para abaratar el proyecto de implantación acercándose a la funcionalidad estándar del software. Una buena ocasión para racionalizar actividades que se han realizado históricamente de una manera porque se ha ido arrastrando la manera de trabajar durante los años sin preguntarse por qué verdaderamente no se puede cambiar. La gestión del cambio es otro factor importante en estos casos.
¿Qué es un ERP?
ERP es un software que estandariza, racionaliza e integra los procesos de negocio en los departamentos de finanzas, recursos humanos, compras, distribución y otros departamentos. Por lo general, los sistemas ERP funcionan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que funcionan en una sola base de datos.
Historia del ERP
En 1990, Gartner creó el término ERP para describir la evolución de la planificación de necesidades de materiales (MRP) y la planificación de recursos de fabricación (MRP II) a medida que se expandían más allá de la fabricación a otras partes de la empresa, normalmente finanzas y recursos humanos.
Los sistemas ERP evolucionaron rápidamente durante los años noventa en respuesta al efecto 2000 y a la introducción del euro. La mayoría de las empresas consideraban que el efecto 2000 y el euro eran el coste de hacer negocios, y los sistemas de planificación de los recursos institucionales constituían una forma rentable de sustituir múltiples sistemas antiguos por un paquete normalizado que también podía abordar estas cuestiones. En el caso de Microsoft, en 2002 adquirió Navision, que se convirtió en Microsoft Dynamics NAV. Actualmente es denominado Dynamics 365 Business Central.
¿Para qué sirve un sistema ERP?
Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y la eficacia de la empresa mediante:
Integración de la información financiera. Sin un sistema integrado, los departamentos individuales, tales como finanzas, ventas, etc., necesitan depender de sistemas separados, cada uno de los cuales probablemente tendrá diferentes números de ingresos y gastos. El personal de todos los niveles termina perdiendo el tiempo reconciliando números en lugar de discutir cómo mejorar la empresa.
Integración de pedidos. Un ERP coordina la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución. Esto es mucho más simple y menos propenso a errores con un solo sistema que con una serie de sistemas separados para cada paso del proceso.
Proporcionar información de la información de los clientes. La mayoría de los ERPs incluyen herramientas CRM de gestión de relaciones con el cliente para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. La combinación de estas interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, solicitudes de servicio, etc., proporciona información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes.
Estandarizar y acelerar la fabricación. Las empresas a menudo encuentran que múltiples unidades de negocio hacen funciones similares utilizando diferentes métodos y sistemas informáticos. Los sistemas ERP pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esta estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de personas.
Estandarización del aprovisionamiento. A falta de un sistema de aprovisionamiento integrado, el análisis y el seguimiento de las compras en toda la empresa es todo un reto. Las grandes empresas a menudo encuentran que diferentes unidades de negocio compran el mismo producto pero no reciben el beneficio de los descuentos por volumen. Las herramientas de adquisición de ERP permiten a los equipos de compra negociar con los proveedores identificando a los proveedores, productos y servicios más utilizados.
Facilitar la presentación de informes gubernamentales. Los sistemas ERP pueden mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes necesarios para las normativas gubernamentales, en toda la cadena de suministro, finanzas y recursos humanos.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP?
Un ERP mejora el rendimiento del negocio de varias maneras. Específicamente:
Eficiencia interna. Los sistemas ERP que funcionan correctamente permiten a las empresas reducir el tiempo necesario para completar prácticamente todos los procesos empresariales.
Mejor toma de decisiones. Los ERPs promueven la colaboración a través de datos compartidos organizados en torno a definiciones de datos comunes. Los datos compartidos eliminan el tiempo perdido discutiendo sobre la calidad de los datos y permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
Mayor agilidad. La estandarización y la simplificación resultan en menos estructuras rígidas. Esto crea una empresa más ágil que puede adaptarse rápidamente mientras aumenta el potencial de colaboración.
Seguridad mejorada. Aunque una base de datos centralizada con datos empresariales es un objetivo importante, es más fácil de proteger que los datos que se encuentran dispersos en cientos de servidores en armarios o bajo escritorios. Es particularmente difícil, si el equipo de seguridad no es consciente del servidor o si contiene datos corporativos.
4 características clave de los sistemas ERP
La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente. Sin embargo, la mayoría de los programas de ERP tienen las siguientes características:
Integración en toda la empresa. Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre departamentos y unidades de negocio. Por ejemplo, una nueva orden inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el programa de distribución. Una vez que la orden es enviada, la factura es enviada.
Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Dado que los procesos del ejemplo anterior se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
Una base de datos común. Una base de datos común fue una de las ventajas iniciales del ERP. Permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento utilizando la misma definición. Los distintos departamentos tenían que ajustarse ahora a las normas de datos aprobadas y a las reglas de edición. Mientras que algunos ERP siguen dependiendo de una sola base de datos, otros han dividido la base de datos física para mejorar el rendimiento.
Apariencia y tacto consistentes. Los primeros proveedores de ERP se dieron cuenta de que el software con una interfaz de usuario coherente reduce los costes de formación y parece más profesional. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona el aspecto común en favor de la velocidad de lanzamiento al mercado. A medida que las nuevas versiones entran en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente. Gracias a utilizar tecnología Microsoft, en todas las herramientas que el trabajador utiliza mantiene el mismo look & feel y usabilidad. Eso facilita el aprendizaje y adopción por parte del persona.
El Cloud ERP se está volviendo cada vez más popular, pero no todos los ERPs en nube funcionan de la misma manera. Hay dos tipos principales:
ERP como servicio. Con estos ERPs, todos los clientes operan sobre la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código. Diríamos que sería el modelo Business Central Cloud.
ERP en una nube de IaaaS. Las empresas que dependen del código personalizado en su ERP no pueden utilizarlo como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es trasladarse a un proveedor de IaaS, que traslada sus servidores a una ubicación diferente. Diríamos que es la opción Business Central On Premise.
Para la mayoría de las empresas, el ERP como servicio ofrece tres ventajas: El coste inicial es menor, las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles, y los ejecutivos reticentes no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización.
En Olivia hemos evolucionado el ERP en la nube como servicio para ofrecer una versión con todas las funcionalidades básicas de una PYME preconfiguradas para que con la modalidad de autoservicio puedas subir tus datos y empezar a trabajar. Además tendrás toda la formación online siempre accesible para guiarte en la implantación y posterior adopción de los procesos con tu nuevo ERP, Olivia Express.
¿Y que diferencia hay con Holded u Oddo? En este post, te lo contamos.
Y si tienes más requerimientos y necesitas más funcionalidad, en Olivia tenemos más de 20 años de experiencia trabajando con PYMES de todos los tamaños y sectores que han mejorado sus procesos de negocio con Business Central y toda la tecnología Microsoft 365.
Si quieres más información, estaremos encantados de asesorarte para decidir lo más conveniente para tu empresa
https://olivia.es/wp-content/uploads/queesunerp.jpg20843125David Bonethttp://www.olivia.es/wp-content/uploads/Logo-Olivia-2018-300x107.pngDavid Bonet2019-05-17 11:14:342022-03-29 10:59:24¿Qué es un ERP? Principales características de los principales sistemas de planificación de los recursos
El crecimiento del comercio electrónico B2B ha sido fenomenal en los últimos años y pronto se pondrá al nivel del comercio electrónico B2C. Esto ha quedado demostrado por los informes publicados en los últimos años, que muestran cómo el comercio electrónico B2B ha adquirido la mayor parte del pastel de las ventas minoristas mundiales.
Con el crecimiento exponencial de las ventas de comercio electrónico B2C, la industria B2B también ha seguido el ejemplo. El mercado B2B no sólo está aumentando gradualmente su presencia en línea, sino que también lo está haciendo reflejando las estrategias de comercio electrónico B2C.
Infografía situación del eCommerce B2B
Tanto las industrias B2B como B2C están cambiando de offline a online porque el eCommerce se ha convertido en el método de compra preferido por los clientes.
Este rápido cambio de comercio de offline a online es validado por las importantes inversiones de gigantes B2C, como eBay y Amazon, realizadas en el espacio B2B.
El crecimiento del comercio electrónico B2B tiene mucho sentido porque los compradores B2B son esencialmente compradores B2C que esperan una experiencia de compra online de alta calidad y sin fisuras. Buscan una experiencia simple y elegante, similar a su experiencia de compras B2C cuando compran como compradores B2B.
Por lo tanto, en lugar de gastar tiempo y energía en levantar el teléfono para llamar a un proveedor para hacer preguntas sobre precios o comprometerse directamente con los representantes de ventas, marketing y servicio al cliente, los compradores B2B prefieren la opción de autoservicio en línea mediante la investigación, búsqueda, compra y gestión de sus cuentas a través de una única plataforma basada en la web.
Esto, sin embargo, sólo se puede lograr a través de una solución de comercio electrónico que tiene características robustas, es intuitiva, posee capacidades de integración para tirar del back-end y es fácil de usar. Existen varias soluciones de comercio electrónico, como Magento, Prestashop, Woocommerce, etc., que proporcionan estas características para una mejor experiencia del cliente.
Por lo tanto, para tener éxito como vendedor de comercio electrónico B2B, primero hay que seleccionar la solución de comercio electrónico B2B correcta y luego invertir en la construcción de su sitio web utilizando esa solución.
¿Te ayudamos a escoger la que se adecue más a tu negocio?
