Integración de Dynamics 365 Business Central con Microsoft Teams: Potenciando la Colaboración Empresarial

La capacidad de colaborar eficazmente y acceder a información crítica en tiempo real se ha convertido en un factor determinante para el éxito organizacional. La integración de Microsoft Dynamics 365 Business Central con Microsoft Teams emerge como una solución poderosa que transforma la manera en que las empresas gestionan sus operaciones y fomentan la colaboración interna.

Sinergia entre Business Central y Teams

La combinación de Dynamics 365 Business Central, un robusto sistema ERP, con Microsoft Teams, una plataforma líder en colaboración, crea una sinergia que potencia la productividad y la eficiencia operativa. Esta integración permite a los equipos acceder a datos empresariales críticos y colaborar en tiempo real, todo dentro del entorno familiar de Microsoft Teams

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Funcionalidades Clave de la Integración

Compartir Información de Business Central en Teams: Los usuarios pueden compartir fácilmente registros y datos de Business Central directamente en chats o canales de Teams. Esto se materializa en forma de tarjetas compactas que muestran información relevante, permitiendo a los miembros del equipo visualizar y discutir datos empresariales sin salir de la plataforma de colaboración.

Acceso y Edición de Datos en Tiempo Real: La integración permite a los usuarios no solo ver, sino también editar los detalles de los registros de Business Central directamente desde Microsoft Teams. Esta funcionalidad agiliza los procesos de toma de decisiones y mejora la respuesta a cambios en el entorno empresarial.

Creación de Pestañas Personalizadas: Los equipos pueden agregar pestañas en canales o chats que muestren datos específicos de Business Central, como listas y páginas de tarjetas. Esto facilita el acceso rápido a la información más relevante para cada proyecto o discusión.

Integración de Llamadas y Reuniones: La integración va más allá del intercambio de datos, permitiendo realizar y recibir llamadas de Teams directamente desde Dynamics 365. Esto no solo aumenta la productividad al evitar cambios constantes entre aplicaciones, sino que también permite registrar automáticamente las llamadas en la línea de tiempo del registro correspondiente en Business Central.

Casos de Uso Prácticos

Colaboración en Proyectos

Imagine un equipo multidisciplinario trabajando en un proyecto complejo. Con la integración de Business Central y Teams, pueden:

  • Compartir actualizaciones de presupuesto en tiempo real durante las reuniones virtuales.
  • Acceder a informes financieros actualizados directamente desde el canal de Teams dedicado al proyecto.
  • Discutir y ajustar plazos basándose en datos actualizados de Business Central, todo sin salir de la plataforma de colaboración.

Gestión de Inventarios

Para equipos de logística, la integración ofrece beneficios significativos:

  • Crear canales específicos en Teams para discutir niveles de stock y alertas de reabastecimiento.
  • Recibir notificaciones automáticas en Teams cuando se detecten variaciones en los niveles de inventario.
  • Tomar decisiones rápidas sobre reabastecimiento basadas en datos en tiempo real de Business Central.

Optimización de Ventas y Servicio al Cliente

Los equipos de ventas y atención al cliente pueden aprovechar esta integración para:

  • Acceder a información actualizada de clientes y oportunidades de venta directamente desde Teams antes de reuniones importantes.
  • Compartir y discutir ofertas de venta con clientes a través de Teams, utilizando datos precisos de Business Central.
  • Resolver consultas de clientes más rápidamente al tener acceso inmediato a su historial y detalles de cuenta.

Beneficios Estratégicos

  1. Mejora en la Toma de Decisiones: Al tener acceso inmediato a datos actualizados, los equipos pueden tomar decisiones más informadas y ágiles.
  2. Aumento de la Productividad: La eliminación de la necesidad de cambiar entre aplicaciones ahorra tiempo y reduce errores.
  3. Colaboración Mejorada: La capacidad de discutir datos empresariales en tiempo real fomenta una colaboración más efectiva entre departamentos.
  4. Mayor Transparencia: Compartir información de Business Central en Teams promueve una mayor transparencia en los procesos empresariales.
  5. Flexibilidad Operativa: La integración permite a los equipos trabajar de manera más flexible, adaptándose rápidamente a cambios en el entorno empresarial.

La integración de Dynamics 365 Business Central con Microsoft Teams representa un salto cualitativo en la forma en que las organizaciones gestionan sus operaciones y fomentan la colaboración interna. Al unir la potencia de un sistema ERP completo con una plataforma de colaboración líder, las empresas pueden crear un ecosistema digital cohesivo que impulsa la eficiencia, la productividad y la innovación. Esta integración no solo mejora los procesos existentes, sino que también abre nuevas posibilidades para la colaboración y la gestión empresarial. A medida que las organizaciones continúan adaptándose a un entorno de trabajo cada vez más digital y distribuido, soluciones como esta se vuelven esenciales para mantener la competitividad y fomentar el crecimiento sostenible. La adopción de esta integración marca un paso significativo hacia la transformación digital completa, permitiendo a las empresas no solo responder a los desafíos actuales, sino también prepararse para las oportunidades futuras en un panorama empresarial en constante evolución.

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Cómo Dynamics 365 Business Central Transforma la Gestión Financiera en las Empresas

La gestión financiera eficiente se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones. En este contexto, Microsoft Dynamics 365 Business Central emerge como una solución integral que está revolucionando la forma en que las empresas abordan sus procesos financieros. Esta plataforma no solo optimiza las operaciones cotidianas, sino que también proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas y el crecimiento a largo plazo.

Automatización de Procesos Contables

La automatización de tareas contables rutinarias es uno de los aspectos más transformadores de Business Central. Esta funcionalidad va más allá de la simple reducción de la carga de trabajo; representa un cambio paradigmático en la forma en que las empresas gestionan sus finanzas.El registro automático de transacciones, por ejemplo, no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza significativamente los errores humanos que pueden tener consecuencias costosas. Imagínese un sistema que puede identificar y registrar automáticamente pagos recurrentes como alquileres, suscripciones o servicios mensuales. Esto no solo libera al personal financiero de tareas monótonas, sino que también garantiza una mayor precisión en los registros contables.La conciliación bancaria automatizada es otro ejemplo destacado de cómo Business Central está transformando los procesos financieros. Esta función compara automáticamente los movimientos bancarios con los registros contables de la empresa, un proceso que tradicionalmente consumía mucho tiempo y estaba propenso a errores. Con la automatización, no solo se acelera el proceso, sino que también se mejora la precisión, proporcionando una visión más clara y actualizada de la posición financiera de la empresa.

Gestión Avanzada de Presupuestos

La gestión de presupuestos es un área crítica donde Business Central demuestra su valor. La plataforma ofrece un enfoque sofisticado y flexible para la creación y seguimiento de presupuestos, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. La creación de presupuestos en Business Central es un proceso intuitivo y basado en datos. La funcionalidad de «Copiar Presupuesto» permite a los usuarios utilizar datos históricos como punto de partida, lo que facilita enormemente la planificación financiera. Esta característica es particularmente útil para empresas que operan en entornos estables o con patrones de gasto predecibles, ya que permite ajustar rápidamente las proyecciones basadas en tendencias pasadas y expectativas futuras.Aunque Business Central no ofrece la capacidad de visualizar múltiples presupuestos lado a lado en una sola página, proporciona métodos alternativos eficaces para comparar y analizar presupuestos de diferentes períodos. Los informes financieros personalizados permiten crear vistas comparativas detalladas, mientras que la integración con Excel facilita un análisis más profundo y flexible. Estas herramientas permiten a los equipos financieros identificar variaciones, tendencias y oportunidades de mejora en la gestión presupuestaria.

Generación de Informes Financieros Detallados

La capacidad de generar informes financieros detallados y personalizables es una de las fortalezas más significativas de Business Central. Esta funcionalidad va más allá de la simple presentación de datos; proporciona una plataforma para el análisis profundo y la toma de decisiones informada. Business Central incluye una amplia gama de informes financieros predefinidos que cubren todas las necesidades básicas de una empresa, desde balances generales hasta estados de resultados y flujos de efectivo. Sin embargo, lo que realmente distingue a esta plataforma es su flexibilidad. Los usuarios pueden personalizar estos informes estándar o crear nuevos desde cero, adaptándolos a las necesidades específicas de su industria o modelo de negocio. La integración con Microsoft Power BI lleva la generación de informes a un nuevo nivel. Esta poderosa herramienta de visualización de datos permite transformar los números en gráficos interactivos y paneles dinámicos. Esto no solo hace que los datos financieros sean más accesibles y comprensibles para todos los niveles de la organización, sino que también facilita la identificación de tendencias, patrones y anomalías que podrían pasar desapercibidos en un informe tradicional.

Mejora en la Toma de Decisiones

La centralización y automatización de los procesos financieros en Business Central tienen un impacto directo y significativo en la calidad de la toma de decisiones empresariales. Al proporcionar una visión unificada y en tiempo real de la situación financiera de la empresa, Business Central se convierte en una herramienta indispensable para la gestión estratégica.La visibilidad en tiempo real que ofrece Business Central es particularmente valiosa en el entorno empresarial actual, caracterizado por su rapidez y volatilidad. Los directivos ya no tienen que esperar días o semanas para obtener informes actualizados; pueden acceder a datos financieros precisos y actualizados en cualquier momento. Esto permite una respuesta más rápida a las oportunidades y desafíos del mercado, así como una gestión más proactiva de los recursos financieros.Además, la integración de Business Central con herramientas de inteligencia artificial y aprendizaje automático abre nuevas posibilidades en el ámbito del análisis predictivo. Estas tecnologías avanzadas pueden analizar grandes volúmenes de datos históricos y actuales para identificar patrones y tendencias, ayudando a las empresas a anticipar cambios en el mercado, prever necesidades de flujo de efectivo o identificar oportunidades de inversión. Este enfoque predictivo transforma la gestión financiera de una función principalmente reactiva a una estratégica y orientada al futuro.

Cumplimiento Normativo y Seguridad

La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo son cada vez más críticos, Business Central se destaca por ofrecer soluciones robustas en ambas áreas. La plataforma no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la posición de la empresa en términos de cumplimiento y protección de datos. La funcionalidad de auditoría y trazabilidad de Business Central es exhaustiva y detallada. El sistema mantiene un registro meticuloso de todas las transacciones y modificaciones, creando un rastro de auditoría completo. Esto no solo facilita los procesos de auditoría interna y externa, sino que también proporciona una capa adicional de transparencia y responsabilidad en todas las operaciones financieras. En caso de discrepancias o investigaciones, la empresa puede rastrear fácilmente el origen de cualquier transacción o cambio en los registros financieros.En cuanto a la seguridad, Business Central implementa medidas avanzadas para proteger la información financiera sensible. Esto incluye la encriptación de datos tanto en reposo como en tránsito, asegurando que la información confidencial permanezca protegida en todo momento. El control de acceso basado en roles permite a las empresas definir con precisión quién puede ver y modificar diferentes tipos de información financiera, mientras que la autenticación multifactor añade una capa adicional de seguridad para prevenir accesos no autorizados.

Dynamics 365 Business Central representa mucho más que una simple actualización de los sistemas financieros tradicionales; es un catalizador para una transformación digital completa de la función financiera en las empresas. Al integrar automatización avanzada, análisis predictivo, generación de informes flexibles y medidas robustas de seguridad y cumplimiento, Business Central está redefiniendo lo que significa gestionar las finanzas empresariales en la era digital. La adopción de esta plataforma no solo optimiza las operaciones financieras diarias, sino que también posiciona a las empresas para un crecimiento sostenible y una toma de decisiones más estratégica.

Con Business Central, las organizaciones no solo están preparadas para enfrentar los desafíos financieros actuales, sino que también están equipadas para aprovechar las oportunidades futuras, impulsando el crecimiento y la innovación en todos los aspectos de sus operaciones financieras.

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Migración sin Dolor: Cómo Olivia Express Facilita la Transición a Business Central desde Sistemas Heredados

La migración de sistemas ERP heredados a soluciones modernas como Microsoft Dynamics 365 Business Central puede parecer una tarea monumental. Sin embargo, Olivia Express, una herramienta desarrollada específicamente para este propósito, simplifica significativamente este proceso.

¿Qué es Olivia Express?

Olivia Express es un sistema de implantación ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, diseñado para ayudar a las empresas, especialmente PYMES y startups, a modernizar sus sistemas de gestión empresarial. Olivia Express ofrece una serie de funcionalidades que permiten una migración fluida y sin interrupciones desde sistemas ERP más antiguos como NAV y Navision.

Beneficios de Migrar a Business Central

Antes de profundizar en el proceso de migración, es importante entender los beneficios de actualizarse a Business Central:

  • Integración de Procesos: Business Central integra todos los procesos empresariales en una sola plataforma, facilitando la toma de decisiones en tiempo real.
  • Escalabilidad y Flexibilidad: La solución es altamente escalable, permitiendo a las empresas crecer sin preocuparse por las limitaciones del sistema.
  • Accesibilidad y Seguridad: Al estar basado en la nube, Business Central ofrece accesibilidad remota y una seguridad mejorada.

Proceso de Migración con Olivia Express

1. Evaluación Inicial

El primer paso en cualquier migración es realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades empresariales. Olivia te puede ayuda a identificar las áreas que necesitan mejoras y cómo Business Central puede satisfacer esas necesidades. Esta evaluación incluye un análisis detallado de los procesos actuales y las brechas tecnológicas existentes.

2. Preparación de Datos

La preparación de datos es crucial para una migración exitosa. Olivia Express ofrece herramientas para limpiar y organizar los datos antes de la migración. Esto incluye la identificación de las tablas más importantes y la cantidad de registros que necesitan ser transferidos. La limpieza de datos asegura que solo la información relevante y precisa se migre al nuevo sistema.

3. Migración de Datos

Olivia Express facilita la migración de datos mediante una interfaz fácil de usar y capacidades avanzadas de automatización. El proceso de migración se puede realizar varias veces, permitiendo iteraciones rápidas después de la migración inicial. Esto asegura que todos los datos se muevan correctamente y que cualquier cambio realizado en el sistema heredado durante el proceso de migración también se transfiera a Business Central.

4. Configuración y Personalización

Una vez que los datos han sido migrados, el siguiente paso es configurar y personalizar Business Central para que se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Olivia Express proporciona herramientas para personalizar fácilmente la plataforma, asegurando que todos los procesos empresariales se integren de manera eficiente.

5. Capacitación y Soporte Continuo

La migración no termina con la implementación. Olivia Express ofrece videotutoriales para que puedas autoformarte a tu ritmo e involucrar al equipo, brindándoles la capacitación a los usuarios para que puedan aprovechar al máximo las funcionalidades de Business Central. Además, proporcionamos Supportdesk continuo para resolver cualquier problema que pueda surgir y optimizar el uso de la plataforma a medida que las necesidades empresariales cambian.

Migrar a Microsoft Dynamics 365 Business Central desde sistemas ERP heredados no tiene por qué ser un proceso doloroso. Con Olivia Express, las empresas pueden disfrutar de una transición fluida y eficiente, aprovechando las ventajas de una solución moderna y escalable. Desde la evaluación inicial hasta la capacitación y el soporte continuo, Olivia Express está diseñado para facilitar cada paso del proceso de migración, asegurando que las empresas puedan centrarse en lo que realmente importa: su crecimiento y éxito.

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Seguridad y Cumplimiento en la Nube: Novedades en Business Central 2024

La ciberseguridad y el cumplimiento normativo se han convertido en pilares fundamentales para garantizar la protección de datos y la continuidad operativa. Microsoft Dynamics 365 Business Central, consciente de esta necesidad, ha introducido una serie de actualizaciones en 2024 que refuerzan la seguridad y aseguran el cumplimiento de las normativas vigentes. Os detallamos las principales novedades en esta área.

Mejoras en Seguridad

Las actualizaciones de Business Central en 2024 han puesto un énfasis significativo en la seguridad de los datos y la protección contra amenazas cibernéticas. Entre las novedades más destacadas se encuentran:

  • Incorporación al Esquema Nacional de Seguridad (ENS): La inclusión de Business Central en el ENS garantiza que las empresas españolas que utilizan este software cumplan con los niveles de seguridad requeridos por la legislación española. Esto proporciona una mayor confianza en la protección de la información tanto en el sector público como en el privado.
  • Autenticación Multifactor (MFA): La adopción de MFA se ha generalizado, ofreciendo una capa adicional de seguridad que protege las cuentas de usuario contra accesos no autorizados. Esta medida es crucial para prevenir ataques de phishing y otros tipos de intrusiones.
  • Uso de Inteligencia Artificial (IA): La IA se ha convertido en un aliado esencial para la detección y análisis de amenazas cibernéticas. En 2024, se espera un uso más intensivo de la IA en Business Central, lo que permitirá identificar y neutralizar amenazas de manera más eficiente.

Cumplimiento Normativo

El cumplimiento de las normativas es otro aspecto crucial que Business Central ha abordado con sus actualizaciones de 2024. Las principales mejoras incluyen:

  • Actualizaciones de Características Normativas: Business Central ha automatizado muchos procesos regulatorios para garantizar que las empresas cumplan con las normativas locales y regionales sin esfuerzo adicional. Por ejemplo, la generación automática de comprobantes y la gestión de la retención de documentos son funcionalidades que aseguran el cumplimiento normativo de manera eficiente.
  • Localización y Adaptación a Normativas Locales: La plataforma ha mejorado su capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en las normativas locales. Esto incluye la introducción de nuevas opciones en la configuración de impuestos y la posibilidad de ignorar ciertas líneas en las facturas de ventas o compras cuando se reportan al SII en España.

Tendencias en Ciberseguridad para 2024

Además de las mejoras específicas en Business Central, es importante considerar las tendencias generales en ciberseguridad que están moldeando el panorama en 2024:

  • Aumento de Ataques de Ransomware: Los ataques de ransomware siguen siendo una de las principales amenazas, especialmente en sectores críticos como la administración pública, sanidad y retail. Las empresas deben estar preparadas para implementar estrategias robustas de prevención y respuesta a incidentes.
  • Escasez de Talento en Ciberseguridad: La falta de profesionales especializados en ciberseguridad es un desafío constante. Las empresas deben invertir en la formación y retención de talento para fortalecer sus defensas cibernéticas.
  • Externalización de Servicios de Ciberseguridad: Cada vez más empresas optan por externalizar sus servicios de ciberseguridad a proveedores especializados, lo que les permite acceder a tecnologías avanzadas y conocimientos expertos sin necesidad de gestionar internamente estos recursos.

Las actualizaciones de Business Central en 2024 reflejan un compromiso continuo con la seguridad y el cumplimiento normativo. La inclusión en el ENS, la adopción de MFA, el uso intensivo de IA y la automatización de procesos regulatorios son solo algunas de las medidas implementadas para proteger los datos empresariales y asegurar el cumplimiento de las normativas. En un contexto de ciberseguridad cada vez más complejo, estas mejoras son esenciales para que las empresas puedan operar con confianza y seguridad en la nube.

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La IA trabaja en la gestión documental de Business central

En Olivia, creemos en los proyectos escalables y que permitan a las organizaciones seguir creciendo en retos digitales sostenibles, y que las ayuden a mejorar procesos y las hagan más eficientes.

Sin duda, uno de los grandes retos de nuestras empresas, sigue siendo el tiempo que se dedica al registro de facturas, aprobación… y es por ello por lo que hoy os queremos hablar de Document Capture, la solución de CONTINIA con la que podremos ahorrar hasta un 90% del tiempo y los recursos que dedicamos en el procesamiento de documentos en nuestro ERP.

Document Capture está construido dentro de Business Central, lo que garantiza una operativa fluida sin cambiar de interfaz o conectar con datos externos. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer datos de documentos no estructurados, como facturas, contratos y formularios, ya era en sí mismo un avance importante para los usuarios de Business central, pero ahora estamos en otro nivel gracias al Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) combinado con la Inteligencia Artificial (IA), que nos permite:

  • Automatización del procesamiento de documentos: La IA automatiza tareas como clasificación, indexación y extracción de datos.
  • Extracción inteligente de datos: Identifica patrones en documentos y mejora la precisión en la extracción de información.
  • Mejora en la seguridad y cumplimiento: La IA ayuda a cumplir regulaciones y proteger datos.
  • Búsqueda avanzada y análisis de documentos: Facilita el acceso a información en tiempo real.
  • Un escaneo más avanzado, incluso de documentos escritos a mano (disponible solo para Business Central Cloud).
  • Captura de datos: Document Capture utiliza OCR inteligente para eliminar la entrada manual de datos. Reconoce el texto y lo coloca automáticamente en los campos correctos en sistemas como Business Central.
  • Conciliación de pedidos: Evita errores y garantiza la coherencia mediante la conciliación automática de tres vías. El software aprueba automáticamente facturas por debajo de un importe límite establecido.
  • Flujo de trabajo de aprobación: Envía documentos al flujo correcto, reduciendo los tiempos de espera de aprobación. Puedes revisar y aprobar documentos desde cualquier lugar.
  • Contratos de compra: Asegúrate de que solo te facturen por lo que compraste. Document Capture te ayuda a gestionar contratos y facturación correctamente.
  • Archivo seguro: Almacena, indexa y conserva tus datos de forma segura, siguiendo el recorrido de cada documento desde su recepción hasta el asiento contable final.
  • Documentos electrónicos: Intercambia facturas electrónicas de forma segura conforme a las leyes europeas y locales.

La implementación de la Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental, sin embargo, no está exenta de desafíos que sin duda deberemos tener en cuenta. Algunos de estos desafíos incluyen:

  • Complejidad de los procesos archivísticos: La gestión documental implica una variedad de procesos, y adaptar la IA a estos flujos puede ser complejo.
  • Sensibilidad de la información documental: La privacidad y seguridad de los datos son críticas al aplicar IA a documentos sensibles.
  • Implicaciones éticas: El uso de IA debe considerar aspectos éticos, como el sesgo y la equidad.
  • Recursos y presupuesto limitados: Implementar IA requiere inversión en tecnología y capacitación.

A pesar de los desafíos que la aplicación de la IA en la tecnología comporta, la aportación de ésta es rotunda, y con los años se estudiará la revolución de la IA como motor de cambio y acelerador de muchas industrias, como en su momento lo fue la imprenta o el carbón, y como muestra este artículo redactado con la ayuda de COPILOT

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Automatización Inteligente: Nuevos Flujos de Trabajo con Power Automate en Business Central

La combinación de Power Automate con Microsoft Dynamics 365 Business Central permite la creación de flujos de trabajo automatizados, mejorando la eficiencia y reduciendo la necesidad de intervención manual. Estas integraciones con la incorporación de Microsoft Copilot potencia aún más estas capacidades.

Beneficios de la Integración de Power Automate con Business Central

Automatización de Procesos Repetitivos:

Power Automate permite a las empresas automatizar tareas repetitivas, como la entrada de datos, la generación de informes y la gestión de aprobaciones. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos.

Flexibilidad y Personalización:

La integración ofrece una amplia gama de conectores y plantillas predefinidas que facilitan la creación de flujos de trabajo personalizados. Las empresas pueden diseñar flujos que se adapten específicamente a sus necesidades operativas, desde la gestión de inventarios hasta la facturación.

Monitoreo y Optimización:

Con capacidades robustas de análisis y monitoreo, los usuarios pueden rastrear el rendimiento de sus flujos automatizados en tiempo real. Esto permite identificar y resolver problemas rápidamente, optimizando continuamente los procesos.

Tipos de Flujos de Trabajo en Power Automate

Flujos Automatizados:

Estos flujos se activan automáticamente cuando ocurre un evento en Business Central, como la creación o modificación de un registro. Por ejemplo, un nuevo pedido de ventas puede desencadenar un flujo que envía una solicitud de aprobación y actualiza una hoja de cálculo en SharePoint.

Flujos de Aprobación:

Diseñados específicamente para gestionar aprobaciones, estos flujos permiten solicitar y otorgar aprobaciones de manera eficiente. Un flujo de aprobación puede bloquear automáticamente un artículo nuevo hasta que se reciba la aprobación necesaria, enviando notificaciones por correo electrónico a los aprobadores.

Flujos Programados:

Estos flujos se ejecutan en un horario definido por el usuario, lo que es ideal para tareas recurrentes. Por ejemplo, un flujo programado puede generar un informe diario de clientes cuyas cuentas han cambiado en las últimas 24 horas.

Flujos Instantáneos:

Activados manualmente por el usuario, estos flujos permiten realizar acciones inmediatas desde Business Central. Por ejemplo, un flujo instantáneo puede bloquear un pago a un proveedor y enviar notificaciones a los interesados.

Incorporación de Microsoft Copilot

Microsoft Copilot, la nueva inteligencia artificial de Microsoft, se integra perfectamente con Power Automate y Business Central, proporcionando una capa adicional de inteligencia y automatización. A continuación, se detallan algunas de las formas en que Copilot mejora los flujos de trabajo:

Asistencia en Tiempo Real:

Copilot puede asistir a los usuarios en tiempo real, proporcionando sugerencias y automatizando tareas directamente desde las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Esto permite a los usuarios centrarse en tareas más estratégicas y menos en tareas repetitivas.

Análisis y Resumen de Datos:

Copilot puede analizar grandes volúmenes de datos y proporcionar resúmenes y análisis detallados, lo que facilita la toma de decisiones informadas. Por ejemplo, puede resumir largas cadenas de correos electrónicos o proporcionar análisis detallados de datos financieros.

Creación de Contenido:

Con la capacidad de generar contenido a partir de descripciones textuales, Copilot puede ayudar a crear presentaciones, documentos y otros materiales de manera rápida y eficiente. Esto es especialmente útil para la creación de informes y presentaciones basadas en datos de Business Central.

Personalización y Extensibilidad:

A través de Microsoft Copilot Studio, las empresas pueden crear y personalizar acciones específicas que se integran con Power Automate y Business Central, permitiendo una mayor personalización y adaptabilidad a las necesidades específicas de la empresa.

Casos de Uso Reales

Gestión de Aprobaciones:

Una empresa puede utilizar Power Automate y Copilot para gestionar el proceso de aprobación de órdenes de compra. Cuando se crea una nueva orden, el flujo envía una solicitud de aprobación a los responsables, quienes pueden aprobar o rechazar la solicitud directamente desde su correo electrónico o aplicación móvil.

Sincronización de Datos:

Las empresas pueden automatizar la sincronización de datos entre Business Central y otras aplicaciones, como CRM o bases de datos externas. Esto asegura que la información esté siempre actualizada y accesible en todas las plataformas.

Notificaciones y Alertas:

Power Automate y Copilot pueden enviar notificaciones automáticas cuando se cumplen ciertos criterios, como el vencimiento de una factura o la baja de inventario. Esto permite a las empresas tomar acciones proactivas y evitar problemas antes de que ocurran.

Implementación y Configuración

1. Configuración Inicial:

Para comenzar a utilizar Power Automate con Business Central, es necesario tener una cuenta válida de Power Automate y activar la integración en Business Central. Los administradores pueden configurar permisos y accesos según las necesidades de la empresa.

2. Creación de Flujos:

Los usuarios pueden crear flujos desde cero o utilizar plantillas predefinidas. La interfaz intuitiva de Power Automate permite arrastrar y soltar acciones y condiciones, facilitando la creación de flujos sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

3. Monitoreo y Ajustes:

Una vez implementados, los flujos pueden ser monitoreados y ajustados según sea necesario. Los informes y dashboards en tiempo real ayudan a identificar áreas de mejora y a realizar ajustes para optimizar el rendimiento de los flujos.

La integración de Power Automate con Business Central, potenciada por Microsoft Copilot, está transformando la manera en que las empresas gestionan sus procesos de negocio. Al automatizar tareas repetitivas, personalizar flujos de trabajo y ofrecer capacidades avanzadas de monitoreo y asistencia en tiempo real, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa y reducir costos. Esta combinación poderosa no solo facilita la gestión de procesos complejos, sino que también permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y centrarse en actividades estratégicas que impulsan el crecimiento.

Para más información sobre cómo implementar Power Automate y Microsoft Copilot en tu empresa, contacta con nosotros.

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Cómo aprovechar al máximo los beneficios de Copilot en Dynamics 365: prácticas recomendadas y estrategias

Dynamics 365 Copilot es una poderosa herramienta de inteligencia artificial (IA) que puede transformar la forma en que trabajamos con nuestros sistemas CRM y ERP. En este artículo, exploraremos cómo aprovechar al máximo los beneficios de Copilot en Dynamics 365 Business Central, proporcionando prácticas recomendadas y estrategias para los usuarios.

Beneficios de Copilot en Dynamics 365 Business Central

Copilot en Dynamics 365 Business Central está diseñado para aumentar la productividad, eliminar tareas tediosas y potenciar la creatividad de los trabajadores. Algunas de las principales ventajas incluyen:

  • Automatización de tareas repetitivas: Copilot puede encargarse de la entrada de datos, generación de contenido y toma de notas, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor.
  • Mejora de la eficiencia: Con la capacidad de generar resúmenes rápidos, preparar reuniones y actualizar registros, Copilot ayuda a los usuarios a mantenerse al día con sus responsabilidades.
  • Integración fluida: Copilot se integra perfectamente con herramientas como Outlook y Teams, facilitando la administración de datos y la comunicación interna.

Prácticas recomendadas para maximizar el uso de Copilot

Para aprovechar al máximo Copilot en Dynamics 365 Business Central, es esencial seguir algunas prácticas recomendadas:

Preparación y calidad de los datos

La calidad de los datos es crucial para el rendimiento de Copilot. Asegúrate de que los datos sean precisos, relevantes y estén bien organizados:

  • Eliminación de contenido ROT (Redundante, Obsoleto y Trivial): Realiza auditorías periódicas para eliminar información que ya no aporta valor.
  • Organización lógica de contenido: Utiliza carpetas, sitios específicos y metadatos adecuados para facilitar el acceso y la comprensión de la información.
  • Estandarización de nombres de archivos: Mantén convenciones de nomenclatura claras y consistentes para que el contenido sea fácilmente reconocible.

Capacitación y adopción del usuario

Para que Copilot sea efectivo, los usuarios deben estar bien capacitados y cómodos utilizando la herramienta:

  • Capacitación continua: Ofrece sesiones de capacitación regulares para asegurar que los usuarios comprendan cómo utilizar Copilot de manera efectiva.
  • Promoción de la adopción: Fomenta el uso de Copilot mediante la demostración de sus beneficios y la integración en los flujos de trabajo diarios.

Personalización y configuración

Ajusta Copilot para que se adapte a las necesidades específicas de tu organización:

  • Configuración de capacidades de IA: Un administrador debe configurar y activar las capacidades de IA en Business Central, asegurando que estén alineadas con los objetivos de la empresa.
  • Personalización de respuestas y resúmenes: Utiliza las opciones de personalización para adaptar las respuestas y resúmenes generados por Copilot a las necesidades específicas de tu equipo.

Estrategias para maximizar el impacto de Copilot

Integración con otras herramientas de Microsoft

Aprovecha la integración de Copilot con otras herramientas de Microsoft para mejorar la eficiencia y la colaboración:

  • Outlook y Teams: Utiliza Copilot para generar contenido de correo electrónico, resúmenes de reuniones y administrar datos de manera más efectiva.
  • Power Platform: Integra Copilot con Power Platform para automatizar flujos de trabajo y mejorar la toma de decisiones basada en datos.

Automatización de procesos clave

Identifica y automatiza procesos clave en tu organización para liberar tiempo y recursos:

  • Gestión de ventas y clientes: Utiliza Copilot para resumir registros de ventas, preparar reuniones y responder preguntas basadas en datos almacenados en Dataverse.
  • Administración financiera: Mejora la productividad de los administradores de colecciones y la colaboración con clientes mediante la generación automática de resúmenes de cuentas y comunicaciones personalizadas.

Monitoreo y mejora continua

Realiza un seguimiento del rendimiento de Copilot y busca continuamente formas de mejorar su uso:

  • Análisis de uso: Monitorea cómo se utiliza Copilot y qué tareas automatiza con mayor frecuencia para identificar áreas de mejora.
  • Retroalimentación del usuario: Recoge y analiza la retroalimentación de los usuarios para ajustar y mejorar las capacidades de Copilot.

Dynamics 365 Copilot en Business Central es una herramienta revolucionaria que puede transformar la forma en que las pequeñas y medianas empresas gestionan sus operaciones diarias. Siguiendo estas prácticas recomendadas y estrategias, las organizaciones pueden maximizar los beneficios de Copilot, aumentando la productividad, mejorando la eficiencia y potenciando la creatividad de sus empleados.

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Transformación Digital en Startups: El Rol del Ecosistema Dynamics 365

La transformación digital es un proceso crucial para las startups que buscan mantenerse competitivas y eficientes en el mercado actual. Microsoft Dynamics 365 Business Central, junto con el ecosistema de herramientas de Microsoft, ofrece una solución integral que puede impulsar esta transformación, permitiendo a las startups optimizar sus operaciones, mejorar la atención al cliente y gestionar eficientemente sus recursos.

Beneficios de Dynamics 365 Business Central para Startups

Dynamics 365 Business Central es una plataforma ERP (Enterprise Resource Planning) que integra diversas funciones empresariales en una única solución basada en la nube. Esta integración permite a las startups gestionar todas sus operaciones desde una única plataforma, facilitando la toma de decisiones informadas y la mejora de la eficiencia operativa.

Gestión Financiera Mejorada

Dynamics 365 Business Central proporciona un sistema de gestión financiera completo que permite a las startups manejar eficientemente la facturación, presupuestos y flujo de caja. Con informes personalizables y en tiempo real, las empresas pueden tomar decisiones financieras informadas y asegurar el cumplimiento de las normativas regulatorias.

Operaciones Simplificadas

Al integrar diversos procesos empresariales como la gestión de la cadena de suministro, inventarios y producción, Dynamics 365 Business Central ayuda a optimizar las operaciones y a utilizar los recursos de manera eficiente. Esto conduce a una mayor eficiencia, reducción de costos operativos y mejor rendimiento general del negocio.

Mejora de la Relación con los Clientes (CRM) a través de Dynamics 365 Sales

La integración de Dynamics 365 Business Central con Dynamics 365 Sales permite a las startups gestionar eficazmente las interacciones con los clientes, rastrear leads y mejorar el servicio al cliente. Esta integración se realiza a través de Dataverse, lo que facilita la sincronización de datos entre ambas plataformas. Algunas de las ventajas de esta integración incluyen:

  • Visibilidad Integral del Cliente: Los equipos de ventas pueden acceder a información crítica almacenada en Business Central mientras trabajan en Dynamics 365 Sales, como la disponibilidad de productos y estadísticas de clientes, lo que mejora la precisión y la personalización de las ofertas comerciales.
  • Automatización de Procesos de Ventas: La integración permite la creación automática de órdenes de venta y cotizaciones en Business Central cuando se generan en Dynamics 365 Sales, lo que reduce el trabajo manual y los errores.
  • Sincronización Bidireccional: La sincronización de datos en ambas direcciones asegura que la información esté siempre actualizada en ambas plataformas, mejorando la eficiencia y la colaboración entre los equipos de ventas y finanzas.

Ecosistema de Microsoft: Potenciando Dynamics 365 Business Central

El verdadero poder de Dynamics 365 Business Central se amplifica cuando se integra con otras herramientas del ecosistema de Microsoft, como Microsoft 365, Microsoft Teams, Power BI, Power Apps y Copilot.

Microsoft 365 y Microsoft Teams

Microsoft 365 ofrece una suite de aplicaciones de productividad que incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook, junto con Teams para la colaboración en tiempo real. La integración de Dynamics 365 Business Central con Microsoft 365 permite a las startups realizar tareas de gestión empresarial directamente desde sus aplicaciones de Office, mejorando la eficiencia y la colaboración.

Power BI

Power BI es una herramienta de análisis de datos que permite a las startups obtener insights valiosos a partir de sus datos operativos. Al integrarse con Dynamics 365 Business Central, Power BI proporciona informes y dashboards en tiempo real que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.

Power Apps

Power Apps permite a las startups crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. Estas aplicaciones pueden integrarse con Dynamics 365 Business Central para automatizar procesos específicos y mejorar la eficiencia operativa.

Copilot

Copilot en Dynamics 365 Business Central utiliza tecnología de lenguaje natural para crear experiencias basadas en inteligencia artificial que ayudan a acelerar las tareas repetitivas y a impulsar la creatividad. Esto permite a las startups centrarse en actividades de mayor valor añadido.

Casos de Uso de Dynamics 365 Business Central en Startups

Ejemplo 1: Optimización de la Gestión de Inventarios

Una startup de comercio electrónico implementó Dynamics 365 Business Central para gestionar su inventario. Gracias a la visibilidad en tiempo real y la automatización de la reposición de stock, la empresa pudo reducir los costos de almacenamiento y mejorar la disponibilidad de productos, lo que resultó en un aumento significativo de las ventas y la satisfacción del cliente.

Ejemplo 2: Mejora de la Atención al Cliente

Otra startup en el sector de servicios utilizó Dynamics 365 Business Central junto con Microsoft Teams para centralizar la gestión de interacciones con clientes. La integración de múltiples canales de comunicación y el uso de análisis de satisfacción del cliente permitieron a la empresa ofrecer un servicio más rápido y personalizado, aumentando la lealtad del cliente y reduciendo las tasas de abandono.

La transformación digital es un imperativo para las startups que buscan crecer y competir en el mercado actual. Microsoft Dynamics 365 Business Central, junto con el ecosistema de herramientas de Microsoft, ofrece una solución integral que facilita esta transformación, proporcionando herramientas avanzadas para la gestión financiera, la optimización de operaciones y la mejora de la atención al cliente. Al adoptar Dynamics 365 Business Central y aprovechar el ecosistema de Microsoft, las startups pueden mejorar su eficiencia operativa, ofrecer experiencias excepcionales a sus clientes y posicionarse mejor para el éxito a largo plazo.

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Olivia Express y la Cultura de la Innovación: Empoderando a las PYMES y Startups para el Futuro

Las PYMES y startups enfrentan el desafío constante de mantenerse competitivas y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. La adopción de tecnologías avanzadas y la promoción de una cultura de innovación son esenciales para lograr este objetivo. En este contexto, Olivia Express emerge como una solución integral que no solo proporciona herramientas tecnológicas avanzadas, sino que también fomenta una cultura de innovación dentro de las organizaciones.

Olivia Express: Una Solución Tecnológica Integral

Olivia Express es una solución ERP basada en Microsoft Dynamics 365 Business Central, diseñada específicamente para startups y PYMES. Esta herramienta se destaca por su implementación rápida, costos controlados y capacitación accesible, lo que permite a las empresas tener un sistema operativo en tiempo récord sin sorpresas financieras. Algunas de las características clave de Olivia Express incluyen:

  • Implementación rápida: Permite que las startups tengan un sistema ERP operativo en tiempo récord, lo que es crucial para mantener la agilidad en un entorno empresarial competitivo.
  • Costos controlados: Con un modelo de precios cerrado, elimina las sorpresas financieras durante la implementación.
  • Capacitación accesible: Videotutoriales disponibles para que los equipos dominen el ERP sin interrumpir su flujo de trabajo.
  • Soporte especializado: Asistencia técnica a través de Microsoft Teams, proporcionando una comunicación fluida y eficiente.

Fomentando una Cultura de Innovación

La implementación de Dynamics 365 Business Central con Olivia Express no se limita a la adopción de una nueva tecnología; también implica un cambio cultural hacia la innovación. La facilidad de uso y la accesibilidad de las herramientas y videotutoriales permiten a las empresas experimentar y adoptar nuevas prácticas rápidamente. Este enfoque fomenta una cultura de innovación de varias maneras:

  1. Empoderamiento del Personal: La capacitación accesible y continua permite a los empleados adquirir nuevas habilidades y conocimientos, lo que los empodera para proponer y probar nuevas ideas sin temor a fallar.
  2. Agilidad Organizacional: La rápida implementación y la facilidad de uso de Olivia Express permiten a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, lo que es esencial para la innovación continua.
  3. Colaboración y Comunicación: El soporte especializado a través de Microsoft Teams facilita una comunicación fluida y eficiente, promoviendo la colaboración entre equipos y departamentos.
  4. Reducción de Costos y Tiempo: Al eliminar la necesidad de personalizaciones costosas y tiempo adicional, Olivia Express permite a las empresas centrarse en la innovación y el crecimiento en lugar de en la gestión de la tecnología.

Olivia Outils: Funcionalidades Esenciales para la Innovación

Complementando a Olivia Express, Olivia Outils proporciona una capa de funcionalidad estándar que satisface las necesidades comunes de las empresas que utilizan ERP, específicamente Microsoft Dynamics 365 Business Central. Esta herramienta evita la necesidad de personalizaciones costosas y tiempo adicional al ofrecer funcionalidades esenciales desde el inicio, tales como:

  • Descuentos Ventas y Compras Múltiples: Permite asignar hasta tres descuentos por línea de venta o compra, con opciones de cálculo lineal o en cascada.
  • Albarán Valorado: Posibilidad de configurar albaranes de ventas como valorados o no, a diferencia de la funcionalidad estándar de Business Central.
  • Ampliación de Comentarios en Ventas: Configuración de comentarios personalizados por cliente en los circuitos de venta.
  • DOCS: Conjunto de documentos estándar con formatos estéticamente adaptados a las necesidades empresariales.
  • Histórico de Albaranes/Facturas: Permite configurar la visualización en los históricos y reportes solo de las líneas con cantidades enviadas o facturadas.

Olivia Express y Olivia Outils no solo proporcionan soluciones tecnológicas avanzadas, sino que también juegan un papel crucial en la promoción de una cultura de innovación dentro de las PYMES y startups. Al empoderar a los empleados, facilitar la colaboración y reducir costos y tiempos, estas herramientas permiten a las empresas trabajar de manera más inteligente y enfocarse en lo que realmente importa: innovar y escalar su negocio. Con Olivia Express y Olivia Outils, las startups y PYMES están equipadas para enfrentar los desafíos del futuro y prosperar en un entorno empresarial en constante evolución.

Descubre más sobre Olivia Express 

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Cómo Dynamics 365 Business Central Facilita la Expansión Internacional de las Empresas

La expansión internacional es un objetivo ambicioso para muchas empresas, pero también conlleva desafíos significativos en términos de gestión, cumplimiento normativo y adaptación a diferentes mercados. Microsoft Dynamics 365 Business Central se presenta como una solución integral que facilita este proceso, ofreciendo herramientas y funcionalidades diseñadas para gestionar operaciones en múltiples países de manera eficiente y conforme a las normativas locales.

Gestión Multimoneda

Uno de los aspectos más críticos de la expansión internacional es la gestión de transacciones en diferentes monedas. Dynamics 365 Business Central permite a las empresas operar con múltiples monedas, lo que facilita las transacciones con clientes y proveedores internacionales. Esta funcionalidad incluye la capacidad de:

  • Registrar transacciones en diferentes monedas: Permite llevar un control preciso de las operaciones financieras en la moneda local y extranjera.
  • Conversión automática de divisas: Utiliza tasas de cambio actualizadas para convertir automáticamente las transacciones a la moneda base de la empresa.
  • Informes financieros multimoneda: Genera informes financieros que reflejan las transacciones en las monedas originales y en la moneda base, proporcionando una visión clara y precisa de la situación financiera global.

Cumplimiento de Normativas Locales

El cumplimiento normativo es otro desafío importante al operar en múltiples países. Dynamics 365 Business Central incluye funcionalidades específicas para cumplir con las normativas locales de diferentes regiones. Estas funcionalidades abarcan:

  • Localización de software: Microsoft ofrece versiones localizadas de Business Central que cumplen con las normativas fiscales y contables de cada país. Por ejemplo, en España, Business Central facilita el envío de libros contables a la Agencia Tributaria mediante la integración con el SII (Sistema de Información Inmediata).
  • Actualizaciones regulares: Microsoft proporciona actualizaciones periódicas para asegurar que el software cumpla con las últimas regulaciones y normativas locales.
  • Certificaciones y conformidad: Business Central cumple con estándares internacionales de seguridad y privacidad de datos, como GDPR, lo que garantiza que las operaciones internacionales se realicen de manera segura y conforme a la ley.

Integración con Otras Soluciones de Microsoft

La integración con otras herramientas de Microsoft es un factor clave que facilita la expansión internacional. Dynamics 365 Business Central se integra de manera nativa con varias soluciones de Microsoft, lo que permite una gestión más eficiente y centralizada de las operaciones empresariales:

  • Microsoft Power Platform: La integración con Power BI permite crear informes analíticos avanzados, mientras que Power Automate facilita la automatización de procesos empresariales, y Power Apps permite desarrollar aplicaciones personalizadas para necesidades específicas.
  • Dynamics 365 Sales: La integración con Dynamics 365 Sales permite sincronizar datos de ventas y clientes, proporcionando una visión unificada de las operaciones comerciales y mejorando la colaboración entre equipos de ventas y finanzas.
  • Office 365: La integración con herramientas como Outlook, Excel y Teams facilita la colaboración y la comunicación entre equipos distribuidos en diferentes países, mejorando la eficiencia operativa.

Automatización y Mejora de Procesos

Dynamics 365 Business Central también ofrece capacidades avanzadas de automatización que son esenciales para gestionar operaciones internacionales de manera eficiente:

  • Automatización de procesos: Reduce el trabajo manual y los errores mediante la automatización de tareas repetitivas, como la facturación, la gestión de inventarios y la contabilidad.
  • Alertas y notificaciones: Utiliza Power Automate para configurar alertas y notificaciones que informen sobre condiciones comerciales críticas, permitiendo una respuesta rápida a cambios en el mercado.
  • Gestión de la cadena de suministro: Facilita la gestión de la cadena de suministro internacional mediante la integración con proveedores y socios comerciales, optimizando la logística y reduciendo costos.

Dynamics 365 Business Central se posiciona como una herramienta esencial para las empresas que buscan expandirse internacionalmente. Su capacidad para gestionar múltiples monedas, cumplir con normativas locales, integrarse con otras soluciones de Microsoft y automatizar procesos críticos, proporciona a las empresas la flexibilidad y eficiencia necesarias para operar en un entorno global. Con Business Central, las empresas pueden centralizar sus operaciones, mejorar la toma de decisiones y asegurar el cumplimiento normativo, facilitando así su crecimiento y éxito en mercados internacionales.

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Dynamics 365 Business Central: La Solución Ideal para Startups en Crecimiento

Las startups enfrentan numerosos desafíos que pueden determinar su éxito o fracaso. La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) desde el inicio puede ser un factor decisivo para superar estos obstáculos. Microsoft Dynamics 365 Business Central se presenta como una solución ERP ideal para startups, ofreciendo una serie de ventajas que facilitan el crecimiento y la eficiencia operativa.

Ventajas de Utilizar un ERP desde el Inicio

Escalabilidad y Flexibilidad

Dynamics 365 Business Central es altamente flexible y escalable, lo que permite a las startups adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio. La solución puede manejar desde pequeñas empresas hasta organizaciones de gran tamaño, permitiendo aumentar o disminuir el número de usuarios según las necesidades del negocio. Además, su capacidad para integrarse con otras aplicaciones y servicios de Microsoft, así como con aplicaciones de terceros, contribuye aún más a su escalabilidad.

Reducción de Costos Operativos

La automatización de procesos es una de las principales ventajas de Dynamics 365 Business Central. Al automatizar tareas rutinarias y repetitivas, las startups pueden reducir significativamente los costos operativos. Esto no solo libera tiempo para que el personal se concentre en actividades más estratégicas, sino que también minimiza los errores humanos y mejora la eficiencia operativa.

Mejora en la Toma de Decisiones

Dynamics 365 Business Central proporciona una visibilidad completa y en tiempo real de las operaciones comerciales. Esto incluye informes financieros actualizados, métricas de ventas, análisis de inventario y más. Con esta información, las startups pueden tomar decisiones informadas y estratégicas que impulsen el crecimiento del negocio.

Funcionalidades Clave de Dynamics 365 Business Central

Gestión Financiera

Business Central ofrece una sólida funcionalidad de gestión financiera, que incluye contabilidad general, cuentas por pagar y recibir, conciliación bancaria y presupuestos. Estas herramientas permiten a las startups tener un control completo de sus finanzas, generar informes financieros precisos y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.

Gestión de Inventario y Cadena de Suministro

La solución permite administrar y controlar eficientemente el inventario, desde el seguimiento de productos hasta la gestión de pedidos y la planificación de la demanda. Esto garantiza la disponibilidad de productos y mejora la eficiencia de las operaciones de almacén.

Procesos de Ventas y CRM

Dynamics 365 Business Central ayuda a gestionar las oportunidades de ventas, el seguimiento de clientes, el historial de compras y el análisis de ventas. Además, permite brindar un servicio al cliente excepcional al tener acceso rápido a información relevante, lo que aumenta la satisfacción y la lealtad del cliente.

Casos de Éxito

La implementación de Dynamics 365 Business Central ha demostrado ser beneficiosa para diversas startups. Por ejemplo, una empresa de fabricación de tamaño medio experimentó un aumento del 25% en la productividad y una reducción del 15% en los costos operativos después de implementar la solución. Otra pequeña empresa de servicios vio una reducción del 30% en el trabajo manual y un aumento del 20% en la precisión de los informes financieros.

Dynamics 365 Business Central se posiciona como una solución ERP integral y escalable que puede ayudar a las startups a superar los desafíos empresariales y a crecer de manera sostenible. Con su capacidad para automatizar procesos, reducir costos operativos y mejorar la toma de decisiones, Business Central es una herramienta invaluable para cualquier startup que busque optimizar sus operaciones y asegurar su éxito a largo plazo.

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Olivia Outils: Una Solución Integral para Microsoft Dynamics 365 Business Central

Olivia Outils, una solución que proporciona una capa de funcionalidad estándar que responde a las necesidades comunes de las empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central. En este artículo exploramos las características y beneficios de Olivia Outils, destacando cómo puede transformar la gestión empresarial.

¿Qué es Olivia Outils?

Olivia Outils es una herramienta diseñada para evitar la necesidad de personalizaciones costosas y tiempo adicional al ofrecer funcionalidades esenciales que satisfacen las necesidades comunes de las empresas. Esta solución se integra perfectamente con Microsoft Dynamics 365 Business Central, proporcionando una capa adicional de funcionalidad estándar.

Funcionalidades Clave de Olivia Outils

  1. Descuentos Ventas Múltiples: Ampliación de funcionalidad para poder asignar hasta tres descuentos por línea, y elegir los tipos de cálculo lineal o en cascada de estos. Esta funcionalidad puede ser aplicada para cada cliente en concreto, o para todos de forma genérica.
  2. Descuentos Compras Múltiples: Similar a los descuentos de ventas, para poder asignar hasta tres descuentos por línea, y elegir los tipos de cálculo lineal o en cascada de estos. Esta funcionalidad puede ser aplicad
  3. Albarán Valorado: Seleccionar por configuración de la ficha cliente si deseamos que los documentos de albaranes sean valorados o no valorados. La funcionalidad estándar de BC solo ofrece albarán sin valorar. Muchos usuarios necesitan que los albaranes sean valorados, si no es en todos los clientes, al menos en algunos de ellos.
  4. Ampliación Comentarios Ventas: Posibilidad de configurar comentarios para a nivel de cada cliente, pudiendo ser personalizados, estableciendo automatismos sobre cómo y dónde se mostrarán en los circuitos de venta.
  5. DOCS: Ofrece un amplio conjunto de documentos estándar, con formatos adaptados estéticamente a los requerimientos más habituales de la empresa. Los formatos que proporciona BC de manera nativa, requieren casi siempre de adaptaciones mediante programación.
  6. Histórico de Albaranes/Facturas Compras/Ventas: Esta funcionalidad le permitirá decidir de manera sencilla si desea que en los históricos de ventas y compras, así como para albaranes y facturas aparezcan únicamente aquellas líneas que corresponden a las cantidades finalmente enviadas y/o facturadas. En el caso estándar de BC, dichos documentos relacionan siempre, también, las líneas con cantidades entregadas (albaranes) o facturadas (facturas) a cero, hecho que a muchos usuarios les resulta incómodo.
  7. IRPF: Automatizar el cálculo de las retenciones de IRPF en las facturas de proveedores y facilitar la obtención de datos necesarios para cumplimentar los modelos oficiales. La funcionalidad estándar de BC no contempla esta gestión, que en muchos casos puede resultar muy conveniente para la mayoría de empresas.
  8. Ampliar Trazabilidad en Documentos de Cartera: Trazar el nombre de los clientes y proveedores en todos los documentos de cartera. Actualmente, solo se traza el código de cliente/proveedor en los documento a pagar/cobrar, en las remesas o órdenes de pago o en los documento cerrados. Para facilitar la visualización de esta información al usuario de manera directa, se ha añadido el nombre del cliente y el proveedor en toda la cartera de pago y cobros.
  9. Código de Pedido Propio: Posibilidad de indicar a nivel de cliente si es obligatorio introducir el código de su pedido y si este tiene que tener continuidad en más de un pedido, tenerlo almacenado en un mantenimiento para poder seleccionarlo y asegurarnos de no equivocarnos al introducir este código.
  10. Incluir Líneas No Inventariables: Facilita la inclusión de líneas no inventariables (cuentas contables, productos, servicios, recursos, etc.) en los documentos de ventas y compras.
  11. Cálculo de IVA por Inversión de Sujeto Pasivo (ISP): La «Inversión del Sujeto Pasivo» (ISP) implica que el receptor de la factura es quien ingresa el IVA a Hacienda, no el emisor. El vendedor emite una factura sin IVA, pero con todos los demás datos. La base imponible y el total son iguales al no llevar IVA. Cuando se aplica el ISP, se agrega automáticamente un texto informando que la venta está acogida a este régimen. Este texto es configurable y también sirve para el régimen de bienes usados.
  12. Relación Documental: Mejora la relación y vinculación entre diferentes documentos dentro del sistema.
  13. Control del Riesgo de los Clientes: Proporciona herramientas para gestionar y controlar el riesgo asociado a los clientes.

Beneficios de Implementar Olivia Outils

  • Eficiencia Operativa: Al proporcionar funcionalidades estándar que cubren las necesidades comunes, Olivia Outils reduce la necesidad de personalizaciones costosas y ahorra tiempo en la implementación.
  • Mejora en la Gestión de Descuentos: La capacidad de aplicar múltiples descuentos en ventas y compras permite una mayor flexibilidad y precisión en la gestión de precios.
  • Documentación Personalizada: La funcionalidad DOCS asegura que los documentos empresariales cumplan con los estándares estéticos y funcionales sin necesidad de programación adicional.
  • Optimización de la Gestión de Proyectos: Con herramientas como Outils Jobs, las empresas pueden mejorar la planificación y seguimiento de proyectos, facilitando la colaboración y asegurando que todos los miembros del equipo estén al tanto del progreso.

Caso de Uso: Transformando Startups

Las startups, conocidas por su agilidad e innovación, pueden beneficiarse enormemente de Olivia Outils. Esta herramienta les permite escalar rápidamente y gestionar sus operaciones de manera eficiente. Por ejemplo, la funcionalidad de descuentos múltiples puede ayudar a una startup a ofrecer precios competitivos sin comprometer sus márgenes de beneficio. Además, la capacidad de personalizar comentarios y documentos asegura que cada interacción con el cliente sea profesional y alineada con la marca de la empresa.

Olivia Outils es una solución integral que proporciona una capa de funcionalidad estándar para Microsoft Dynamics 365 Business Central, ayudando a las empresas a mejorar su eficiencia operativa y gestión de proyectos. Con sus diversas funcionalidades y beneficios, Olivia Outils se posiciona como una herramienta esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos y mantenerse competitiva en el mercado actual.

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